Una delle problematiche più sentite, specialmente dalle medio/grandi aziende ma anche dalle piccole, è la gestione dell’invio dei documenti (es. fatture, ordini, estratti conto, etc.). Molto spesso i sistemi gestionali presenti in azienda gestiscono, direttamente o tramite dei tool appositi, l’invio tramite e-mail e/o fax ma non sono in grado di gestire tutta la restante parte di documenti che devono essere ancora oggi inviati tramite posta cartacea.
I sistemi gestionali raramente riescono a gestire tutta la reportistica generata dalla fase di spedizione: documento inviato, ora e data invio documento, canale utilizzato per l’invio documento − e-mail, fax e posta cartacea -, indirizzo di invio e-mail, etc.; informazioni sicuramente molto utili per chi lavora quotidianamente a stretto contatto con clienti e fornitori.
Un aspetto spesso trascurato, ma che è prossimo a divenire uno standard, è la pubblicazione web dei documenti. Tale sistema permette, ad esempio, di inviare una semplice e-mail, priva di qualsiasi allegato, contenente un link ad un portale dal quale il cliente o il fornitore può comodamente vedere il documento in oggetto e tutti quelli di sua pertinenza (es.: fatture, ordini, ecc).
La normativa in materia di Fatturazione Elettronica, che in base alle ultime scelte del legislatore è in procinto di divenire uno standard di comunicazione (almeno tra aziende pubbliche e private), prevede il suo invio tramite il canale digitale: la direzione presa è evidente ed i dettami normativi non sono altro che una conferma della presa di coscienza del legislatore dei vantaggi dati dalla dematerializzazione e dalla gestione elettronica dei documenti
Edok ha da tempo affrontato e risolto le problematiche relative alla document delivery: casi complessi e progetti ad hoc di inoltro documenti in grandi realtà multinazionali e pacchetti preconfezionati per la spedizione multicanale in aziende di dimensioni più ridotte.
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