conservazione digitale

La normativa italiana ed europea consente alle aziende di effettuare la conservazione digitale dei documenti: un processo legale/informatico che, utilizzando la tecnologia di firma digitale e di marcatura temporale, garantisce nel tempo la validità legale di un documento digitale. La Conservazione permette di risparmiare eliminando i costi dati dalla carta e dalla gestione degli archivi cartacei.

Il modulo DokLaw della suite HyperDok permette di attribuire ai documenti informatici validità giuridica. La soluzione sviluppata da Edok, di utilizzo semplice e intuitivo, è tecnologicamente sofisticata e garantisce una gestione efficiente e sicura dell’archivio.

Il modulo DokLaw:

  • È multiaziendale.
  • Si integra con le fonti di produzione dei documenti da conservare.
  • Garantisce la corretta applicazione della normativa vigente ed elevati livelli di sicurezza.
  • Preserva l’integrità e la leggibilità dei documenti informatici nel tempo rispettando la privacy.
  • Permette l’esibizione della documentazione conservata.
  • Supporta dispositivi di firma digitale client, server o remota.

DokLaw è uno strumento studiato per facilitare il lavoro del Responsabile della Conservazione digitale: segnala le scadenze e i documenti che devono essere conservati in base alle tempistiche che la legge impone. Un’apposita interfaccia offre all’utente dei report dettagliati inerenti le sessioni di conservazione, i singoli documenti, le tipologie documentali, le singole aziende del gruppo, etc. L’affidabilità della soluzione è garantita dalle oltre 400 aziende che la utilizzano quotidianamente per conservare i propri documenti.

Il modulo DokLaw è ideato, sviluppato e mantenuto da Edok – azienda che sviluppa le proprie soluzioni software interamente in Italia – in piena osservanza delle disposizioni italiane ed europee in materia di firme elettroniche e conservazione digitale.

La suite HyperDok consente di effettuare la conservazione digitale in house, su infrastruttura del cliente, oppure in outsourcing con trasferimento periodico dei flussi da conservare presso data center Edok.


 

I PACCHETTI INFORMATIVI

Gli oggetti che compongono il sistema di conservazione sono i pacchetti informativi ossia “i contenitori che racchiudono uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare”.

HyperDok è in grado di generare e gestire correttamente le tipologie di pacchetti informativi previsti dalla vigente normativa:

  • Pacchetti informativi di versamento: invio dei documenti al sistema di conservazione.
  • Pacchetti informativi di archiviazione: conservazione dei documenti.
  • Pacchetti informativi di distribuzione: distribuzione e visualizzazione dei documenti conservati.

 

QUALI DOCUMENTI E’ POSSIBILE CONSERVARE IN DIGITALE?

Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti che è possibile conservare in modalità digitale tramite la piattaforma HyperDok:

DOCUMENTI CHE E’ POSSIBILE CONSERVARE IN DIGITALE
  •  Fatture
  • Ddt
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilancio d’esercizio
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
  • Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.)
  • Libro unico del lavoro
  • Cud
  • Offerte
  • Contratti
  • Corrispondenza
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
  • Mandati di pagamento e reversali
DOCUMENTI CHE E’ OBBLIGATORIO CONSERVARE IN DIGITALE
  • Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata
  • FatturaPA
  • Contratti firmati digitalmente
  • Documenti informatici in genere

 

CONSERVAZIONE DIGITALE IN HOUSE O IN OUTSOURCING

HyperDok consente di implementare soluzioni di conservazione digitale dei propri documenti interne all’organizzazione oppure in outsourcing:

IN HOUSE

Il software Edok mette a disposizione apposite procedure guidate che supportano il Responsabile della Conservazione digitale e gli operatori nello svolgere le operazioni di conservazione. HyperDok soddisfa tutti i requisiti tecnici e metodologici stabiliti dal vigente quadro normativo e garantisce un elevato livello di sicurezza.

IN OUTSOURCING

HyperDok permette di generare ed inviare al servizio Edok di conservazione digitale in outsourcing i flussi di documenti da portare in conservazione (Pacchetti di Versamento). Il servizio proposto garantisce l’eccellenza tecnologica, elevati parametri di sicurezza e il rispetto della normativa italiana ed europea.


 

I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE

Con la conservazione digitale si aggiungono ai vantaggi già conseguiti grazie alla gestione documentale, quelli legati all’eliminazione della carta:

  • Rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute.
  • Risposte rapide ai clienti, partner e fornitori.
  • Recupero di spazio in precedenza utilizzato per la tenuta dei documenti su carta.
  • Recupero di personale a attività produttive.
  • Riduzione dei costi di produzione, di duplicazione e di invio ripetuto dei documenti.
  • Migliore organizzazione.
  • Miglioramento dell’immagine aziendale: efficienza, modernità, rapidità.
  • Rispetto dell’ambiente.