L’adozione di un sistema di Protocollo Informatico permette alle Pubbliche Amministrazioni di razionalizzazione i flussi documentali, eliminare i registri cartacei e ridurre gli uffici di protocollo.
Il sistema di protocollo informatico opera congiuntamente al sistema di gestione documentale per gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle Pubbliche Amministrazioni.
Il protocollo informatico consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.
La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi delle Pubbliche Amministrazioni consente nuove modalità di comunicazione e interazione con cittadini e imprese attraverso l’erogazione di servizi e la realizzazione di un unico punto di accesso.
Scopri la piattaforma documentale HyperDok PA
Il software per il Protocollo informatico PA
I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale e sul protocollo informatico garantiscono la corretta gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti dalla produzione alla conservazione. Tali sistemi consentono infatti di:
- Documento informatico – Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia di documenti).
- Flussi documentali e protocollo – Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative.
- Dematerializzazione – Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita.
- Conservazione – Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copie.
La gestione dei flussi documentali è l’insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle Pubbliche Amministrazioni tramite la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.
HyperDokPA è la piattaforma software progettata e sviluppata interamente da Edok che permettere alle Pubbliche Amministrazioni di ottemperare, con un unico strumento, a tutte le richieste del Codice dell’Amministrazione Digitale e delle altre normative di settore. La soluzione di protocollo informatico di Edok è realizzata conformemente a quanto sancito dalla normativa ed è pensata per automatizzare le procedure di gestione del protocollo in tutti i comparti amministrativi e dematerializzare tutti i documenti e gli archivi cartacei.
Il DPCM
Le recenti regole tecniche per il protocollo informatico (DPCM 3 dicembre 2013) hanno introdotto le seguenti innovazioni:
- introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
- revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
- obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
- superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
- conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
- modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
- utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
- disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici tra sistemi di protocollo
- generazione dell’impronta per ogni documento informaticoLe indicazioni di dettaglio sono raccolte in specifici allegati:
A partire dall’11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, in base all’articolo 7, comma 5 delle suddette Regole tecniche, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.
