All’interno della piattaforma HyperDokPA, il modulo DokInOut si occupa dei flussi documentali consentendo di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle Pubbliche Amministrazioni. HyperDokPA non è solo software protocollo informatico

DokInOut gestisce la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.

DokInOut è configurabile sulle esigenze specifiche dell’aoo che la utilizza. E’ possibile definire con estrema facilità il tipo e la quantità di operazioni che possono essere compiute, nonché gli utenti che sono autorizzati a realizzarle e quali attività possono essere svolte o meno.

L’adozione della piattaforma software DokInOut consente di:

  • diminuire gli uffici di protocollo e razionalizzare i flussi documentali;
  • rendere più efficace ed economica l’azione amministrativa;
  • favorire la trasparenza dell’azione amministrativa dei procedimenti.

Le funzionalità di base di DokInOut consentono la gestione di un Registro di Protocollo Informatico in conformità con la vigente normative e al Testo Unico sul Documento Informatico.

Nucleo minimo protocollo

  • registrazione dei protocolli in ingresso, in uscita e interni;
  • protocollazione automatica: assegnazione automatica ed immodificabile del numero univoco e progressivo di protocollo con segnatura (file segnatura .xml), come previsto dalla Circolare AIPA n° 28 del 7/5/01;
  • gestione autenticazione: previa riconoscimento che avviene attraverso l’utilizzo di user e password o di smart card con certificato di autenticazione, l’operatore vedrà abilitarsi le funzioni ad esso associate preventivamente dall’amministratore del sistema;
  • ricerca: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti protocollati;
  • classificazione: al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all’atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il documento ad una delle categorie riportate nel Titolario;
  • correzione dati: mediante un’apposita funzione, è possibile garantire la sicurezza e l’integrità dei dati. Tale funzione, sempre nel rispetto del DPR 428/98, consente la memorizzazione delle modifiche apportate, delle relative autorizzazioni e dell’identificativo dell’operatore che esegue le modifiche stesse;
  • registro di protocollo: consente di effettuare stampe e salvataggi secondo quanto previsto dalla normativa;
  • segnatura di protocollo con la possibilità di stampa diretta sul documento o apposizione di etichetta adesiva con codice a barre.

Gestione documentale

  • acquisizione digitale dei documenti cartacei ricevuti e loro archiviazione;
  • acquisizione dei documenti informatici, firmati digitalmente o meno, tramite la casella di posta elettronica ufficiale dell’ente;
  • interfacciamento e gestione di caselle di posta elettronica certificata PEC;
  • acquisizione massiva dei documenti cartacei tramite l’utilizzo delle segnature di protocollo in formato codice a barre;
  • fascicolazione: realizzazione di un collegamento, con disponibilità di tutte le necessarie funzionalità di consultazione, tra i documenti ricevuti e i documenti prodotti internamente per l’adozione dei provvedimenti finali, secondo l’iter dei procedimenti amministrativi in vigore nell’ente;
  • ricerca documenti: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti registrati.

Workflow documentale

  • smistamento: invio documenti agli uffici di competenza dell’ente; scrivania di lavoro: utilizzo di una scrivania virtuale per la gestione dei documenti o fascicoli di propria competenza, con possibilità di delega per i periodi di assenza;
  • gestione flussi: esecuzione di un procedimento su un fascicolo (la responsabilità di “avanzamento” e alimentazione documenti è a totale carico degli istruttori coinvolti); invio dei documenti informatici, firmati digitalmente, tramite la casella di posta elettronica istituzionale dell’ente;
  • gestione dello stato: per ogni documento viene tenuta traccia delle attività svolte e dei tempi impegnati.

Funzionalità di Amministrazione

  • gestione utenti: accesso solo alle persone autorizzate secondo i livelli di abilitazione e visibilità definiti nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali;
  • gestione organigramma dell’ente;
  • gestione titolario di classificazione: il titolario di classificazione è lo strumento attraverso cui è organizzato il sistema documentale dell’ente, ed è strutturato su livelli differenti di classificazione;
  • gestione fascicolazione: il piano di fascicolazione è un ulteriore classificazione e affinamento della documentazione gestita dall’Ente;
  • log sistema: registrazione di tutte le attività eseguite dagli operatori sul sistema.

La gestione del protocollo informatico, per sua natura, è strettamente legata alla gestione elettronica documentale ed al workflow: Edok ha sviluppato una soluzione che integra in un’unica struttura tutte queste competenze.