Conservazione sostitutiva

Archivio documenti cartacei, è possibile eliminarlo?

Edok propone diverse soluzioni, in base alla vostra esigenza, per eliminare dall’azienda l’archivio documenti cartacei.

L’obiettivo principale dei servizi proposti è liberare lo spazio destinato agli archivi e renderlo nuovamente disponibile alla vostra attività.

I vantaggi di cui le aziende possono giovare eliminando l’archivio documenti cartacei sono:

  • Riduzione dei tempi di gestione dell’archivio e più tempo, da parte delle risorse, da dedicare al core business aziendale.
  • Azzeramento dei costi per l’adeguamento della struttura: scaffalature, sistemi antincendio, sistemi di aerazione per il mantenimento integro della carta, sistemi anti allagamento, ecc.
  • Ottimizzazione logistica degli spazi riservati all’archivio, meno costi legati allo stoccaggio dei documenti (affitti per locali archivio, operazioni di manutenzione, ecc.).
  • Facilità di reperimento delle informazioni.

Archivio documenti cartacei: che alternative offre Edok?

Servizio di digitalizzazione informatica

E’ il servizio di digitalizzazione degli archivi cartacei. Edok si occupa di raccogliere i documenti destinati al processo, digitalizzarli, indicizzarli e metterli a disposizione dell’azienda. Successivamente a queste fasi, i documenti possono: subire il processo di macero certificato, esser riconsegnati al cliente o inviati al servizio di stoccaggio professionale. Il cliente avrà quindi a disposizione tutto il suo archivio documenti cartacei in formato digitale e facilmente ricercabile nella piattaforma HyperDok per la gestione elettronica documentale.

Servizio di digitalizzazione informatica e relativa conservazione digitale

Per eliminare completamente l’archivio documenti cartacei, Edok propone a corredo del servizio di digitalizzazione il servizio di conservazione digitale a norma di legge. Il documento cartaceo viene digitalizzato, indicizzato ed infine inviato al sistema di conservazione Edok a norma di legge. Una volta terminato il processo di digitalizzazione e conservazione si può quindi procedere ad eliminare la copia cartacea poiché il formato digitale viene riconosciuto come documento fiscalmente rilevante. Per dare valore nel tempo ai documenti archiviati in digitale la procedura obbligatoria è la conservazione sostitutiva. Edok è un conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’italia digitale (AgiD), garantendo cosi i più elevati standard di qualità e sicurezza nel processo di conservazione digitale.

Servizio di stoccaggio professionale

Il servizio include: raccolta dei documenti, indicizzazione, riorganizzazione e gestione per vs. conto dell’archivio. Edok completa lo stoccaggio dei documenti con un sistema che codifica i movimenti di ogni singola pratica da quando viene presa in carico, a quando, su vostra indicazione, andrà “al macero”. ll reperimento e l’esibizione dei documenti sono garantiti, su richiesta dell’utente, direttamente presso la ns. sede oppure utilizzando il servizio di consegna rapida.

Contattateci per saperne di più riguardo ai servizi e alle modalità proposte.

Conservazione sostitutiva fatture elettroniche, come fare?

La conservazione sostitutiva fatture elettroniche (più precisamente conservazione digitale) è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che conferisce valore legale nel tempo ad un documento informatico. E’ quindi il passo successivo alla fatturazione elettronica, poiché una volta inviata la fattura, quest’ultima dovrà esser conservata per anni 10 a norma di legge, come per il documento cartaceo.

Edok propone ai suoi clienti diverse soluzioni per gestire tutte le problematiche relative alla fatturazione elettronica, partendo dall’invio, alla gestione ed infine alla conservazione.

Gestione di tutto il ciclo di fatturazione con Hyperdok, compresa la conservazione sostitutiva fatture elettroniche:

La piattaforma software HyperDok acquisisce automaticamente dal gestionale di contabilità il flusso di fatture in uscita (ciclo attivo), genera le fatture elettroniche a norma e le invia in modo massivo. I documenti vengono archiviati nel sistema documentale pronti per essere conservati in modalità sostitutiva a norma di legge e, se l’invio viene effettuato tramite PEC, HyperDok provvedere all’archiviazione automatica delle ricevute di invio e di ricezione associandole automaticamente alla relativa fattura. Il flusso di fatture elettroniche in entrata (ciclo passivo) può essere acquisito in modalità automatica e portato in conservazione sostitutiva a norma di legge eliminando la gestione cartacea delle fatture ricevute.

Scopri di più su HyperDok.

Volumi più contenuti? Eccoti il Servizio web FATTURAPA Light:

In caso di volumi di più contenuti e senza particolari necessità di integrazione con software terzi si può optare per il nostro servizio Web FATTURAPA Light.

Il flusso di fatture elettroniche in uscita può essere gestito con il nostro servizio FATTURAPA Light, che consente:

  • l’invio della fattura tramite la compilazione manuale in apposite maschere web o tramite l’importazione dal gestionale della fattura formato xml,
  • la relativa gestione delle notifiche dello SdI associandole alla relativa fattura
  • la conservazione digitale a norma di legge per anni 10.

Scopri di più sul servizio FATTURAPA Light.

Qualsiasi sia la tua organizzazione, Edok ha la soluzione adatta per le tue esigenze di conservazione sostitutiva.

 

 

Archiviazione sostitutiva, cosa significa?

L’archiviazione sostitutiva, o meglio conosciuta come conservazione digitale, permette ad aziende e pubbliche amministrazioni di eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto delle disposizioni di legge.

La conservazione digitale – o conservazione sostitutiva a norma di legge – è una procedura legale/informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale dei documenti informatici. Soluzioni informatiche a norma permettono di conservare in formato elettronico, per il periodo di tempo richiesto dalla normativa, documenti quali:

  • fatture
  • libri bollatiarchiviazione sostitutiva
  • registri IVA
  • schede contabili
  • contratti
  • libro unico del lavoro
  • CUD
  • dichiarazioni fiscali
  • dichiarazione dei redditi
  • modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C)
  • polizze
  • referti medici
  • etc.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

La conservazione sostitutiva ha  introdotto nel nostro ordinamento l’equiparazione tra il documento informatico ed è l’alternativa per aziende private e PA alla gestione della carta.

Le soluzioni Edok per l’archiviazione sostitutiva

Dal punto di vista tecnologico un’azienda o una pubblica amministrazione che voglia optare per una soluzione di archiviazione sostitutiva può scegliere tra le seguenti modalità:

  • CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE – acquistare una soluzione software per la conservazione sostitutiva da gestire in autonomia su propria infrastruttura hardware/software.
  • CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING – acquistare un servizio di conservazione sostitutiva in modalità SaaS, ASP o Full Outsourcing ovvero accedere ad una soluzione software installata presso un fornitore qualificato.

Edok nel corso degli anni ha sviluppato una serie di soluzioni, in house o in outsourcing, che permettono ad aziende private e PA di gestire facilmente e in totale sicurezza il processo di conservazione digitale a norma di legge.  In virtù degli elevati standard di sicurezza e qualità adottati, Edok è Conservatore Accreditato AgiD.

<Scopri ulteriori dettagli sulla conservazione sostitutiva di Edok>

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Conservazione sostitutiva in house o in outsourcing?

Il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti aziendali può essere affrontato in proprio, c.d. conservazione sostitutiva in house, o affidato a terzi, c.d. conservazione sostitutiva in outsourcing. In entrambi i casi è necessario adottare procedure in grado di dare idonee garanzie organizzative e tecnologiche sulla conservazione dei documenti e la certificazione della conformità del relativo processo. L’art. 5 della delibera CNIPA n. 11/2004 stabilisce espressamente che le aziende possono affidare in tutto o in parte il processo di conservazione digitale in outsourcing.

Figura fondamentale nella conservazione sostitutiva è quella del Responsabile. Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti da conservare digitalmente. Questa figura, obbligatoria per legge, deve quindi poter garantire competenze sia di natura normativa che di natura tecnico/organizzativa.

Sia il processo di conservazione sostitutiva che il ruolo di Responsabile possono essere esternalizzati ad un terzo outsourcer qualificato. O in alternativa gestiti internamente con il supporto di un fornitore qualificato e personale debitamente formato.

Ma è meglio gestire il processo di conservazione sostitutiva o in outsourcing?

Dipende… da caso a caso. Di seguito un elenco schematico delle diverse tipologie di sistemi di conservazione digitale a norma di legge e alcuni esempi delle fasi principali:

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE

START UP

  1. Analisi tipologie documenti da trattare e relative esigenze di gestione, definizione moduli software necessari, verifica infrastruttura hardware/software del cliente.
  2.  Individuazione del Responsabile della Conservazione e degli operatori che prenderanno parte alle attività.
  3. Nomina di una figura interna all’azienda, tramite apposita lettera d’incarico, quale Responsabile della Conservazione.
  4. Installazione e configurazione software su infrastruttura hardware/software del cliente.
  5. Istruzione personale interno: tecnica, di base, Responsabile della Conservazione e operatori.
  6. Rilascio funzionale delle procedure e messa in produzione del software.

A REGIME

  1. Attività periodica, eseguita da personale interno all’azienda, di controllo del processo di creazione dei documenti, di conservazione.
  2. Manutenzione dell’infrastruttura hardware e aggiornamento del software (tecnologico e normativo) effettuata da personale interno all’azienda con supporto del fornitore del sistema di conservazione.
  3. Aggiornamento e formazione utenti (operativa e normativa) effettuata dal fornitore del sistema di conservazione.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING

START UP

  1. Analisi tipologie documenti da trattare e relative esigenze di gestione.
  2. Nomina del service provider, tramite apposita lettera d’incarico, quale Responsabile della Conservazione e Responsabile del Trattamento dei Dati Personali

A REGIME

  1. L’azienda invia i documenti al service provider in modalità “sicura” e protetta via FTPS o VPN in un’area dedicata su infrastruttura hardware/software dell’outsourcer.
  2. I documenti ricevuti vengono elaborati, trasformati in documenti informatici (se necessario), controllati (buchi, doppi, etc.) e successivamente conservati.
  3. Al termine della conservazione il service provider provvede alla produzione delle copie di Back-up (es. DVD) degli archivi prodotti (riversamento diretto).
  4. Il service provider rende disponibili i documenti online e consultabili via WEB o tramite collegamento VPN.

SOLUZIONI “IBRIDE”

Ricordiamo che è è possibile esternalizzare tutto o solo parte del processo. Soprattutto nelle realtà di grande dimensioni che presentano situazione complesse, vengono adottate soluzioni c.d. “ibride” o “su misura”. Di seguito alcuni esempi:

conservazione sostitutiva soluzioni ibride

 

<La conservazione sostitutiva di Edok>

<Conservazione digitale a norma di legge in house>

<Conservazione digitale a norma di legge in outsourcing>

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Responsabile della conservazione sostitutiva, che obblighi e responsabilità ha?

Il compito principale del Responsabile della Conservazione sostitutiva è quello di definire e realizzare, attraverso un’opportuna organizzazione delle attività e mediante idonee procedure informatiche, il processo per il trattamento della documentazione soggetta a conservazione sostitutiva. Egli attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione e deve garantire l’eventuale esibizione della documentazione che si è deciso di conservare a norma.

Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è garante della corretta tenuta dell’archivio secondo principi documentati di sicurezza, attraverso l’adozione di procedure di tracciabilità tali da garantire la corretta conservazione, accessibilità ed esibizione dei documenti.

La Deliberazione CNIPA n. 11/2004, normativa tecnica attualmente in vigore, dedica al responsabile della conservazione l’intero art. 5, attribuendogli precisi compiti e specifiche responsabilità. In particolare, il comma 1, elenca i compiti del Responsabile della Conservazione:

    1. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
    2. archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
      1. descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;
      2. estremi identificativi del responsabile della conservazione;
      3. estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
      4. indicazione delle copie di sicurezza;
    3. mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;

    4. verifica la corretta funzionalita’ del sistema e dei programmi in gestione;

    5. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;

    6. richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

    7. definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;

    8. verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilita’ dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

In base a quanto disposto dalla normativa, i compiti del Responsabile della Conservazione Sostitutiva sono:

  • Compiti organizzativi: caratteristiche e requisiti del sistema, documentazione di sistema, sicurezza, etc.

  • Compiti di registrazione: gestione ordinaria, gestione delle anomalie, ruoli, deleghe, etc.

  • Compiti di manutenzione e controllo: software, hardware, certificati di firma, servizio di marcatura temporale, leggibilità archivio, etc.

  • Compiti operativi: supervisione del processo, aggiornamento documentazione, verifiche a campione, etc.

  • Compiti di protezione dati e rispetto privacy: sicurezza fisica, sicurezza logica, sicurezza ambientale, normativa privacy, etc.

  • Compiti di carattere normativo: aggiornamenti normativi, invio dell’impronta, etc.

I commi 2 e 3 dell’articolo 5 della deliberazione CNIPA 11/2004 consentono al responsabile del procedimento di conservazione di delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e/o a soggetti terzi:

Comma 2: Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.

Comma 3: Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.

 <Normativa conservazione sostitutiva>

<La conservazione sostitutiva di Edok>

<Conservazione sostitutiva in house>

<Conservazione sostitutiva in outsourcing>

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