Outsourcing documentale

Archiviazione sostitutiva, cosa significa?

L’archiviazione sostitutiva, o meglio conosciuta come conservazione digitale, permette ad aziende e pubbliche amministrazioni di eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto delle disposizioni di legge.

La conservazione digitale – o conservazione sostitutiva a norma di legge – è una procedura legale/informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale dei documenti informatici. Soluzioni informatiche a norma permettono di conservare in formato elettronico, per il periodo di tempo richiesto dalla normativa, documenti quali:

  • fatture
  • libri bollatiarchiviazione sostitutiva
  • registri IVA
  • schede contabili
  • contratti
  • libro unico del lavoro
  • CUD
  • dichiarazioni fiscali
  • dichiarazione dei redditi
  • modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C)
  • polizze
  • referti medici
  • etc.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

La conservazione sostitutiva ha  introdotto nel nostro ordinamento l’equiparazione tra il documento informatico ed è l’alternativa per aziende private e PA alla gestione della carta.

Le soluzioni Edok per l’archiviazione sostitutiva

Dal punto di vista tecnologico un’azienda o una pubblica amministrazione che voglia optare per una soluzione di archiviazione sostitutiva può scegliere tra le seguenti modalità:

  • CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE – acquistare una soluzione software per la conservazione sostitutiva da gestire in autonomia su propria infrastruttura hardware/software.
  • CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING – acquistare un servizio di conservazione sostitutiva in modalità SaaS, ASP o Full Outsourcing ovvero accedere ad una soluzione software installata presso un fornitore qualificato.

Edok nel corso degli anni ha sviluppato una serie di soluzioni, in house o in outsourcing, che permettono ad aziende private e PA di gestire facilmente e in totale sicurezza il processo di conservazione digitale a norma di legge.  In virtù degli elevati standard di sicurezza e qualità adottati, Edok è Conservatore Accreditato AgiD.

<Scopri ulteriori dettagli sulla conservazione sostitutiva di Edok>

<Maggiori informazioni>

Quali sono i costi?

I dati minimi necessari per poter stendere un preventivo sono:

  • tipologie documentali da gestire (es.: fatture di vendita)
  • numero delle ragioni sociali da gestire
  • servizi richiesti (es.: archiviazione e conservazione)
  • numero indicativo di pagine prodotte all’anno per tipologia e società

Per la parte di digitalizzazione e indicizzazione va inoltre fornito:

  • frequenze di ritiro/consegna
  • trasporti a ns. o vs. carico
  • luogo di ritiro/consegna
  • numero di campi indici richiesti (lunghezza massima e tipologia)
  • presenza o meno di un data base di “intersezione/quadratura”

Con queste informazioni è possibile fornire un primo preventivo da validare o aggiornare nella successiva fase di macro analisi.

Quali sono i servizi offerti in outsourcing?

I principali servizi offerti sono:

  • Archiviazione e indicizzazione documenti cartacei
  • Elaborazione, archiviazione e indicizzazione flussi dati strutturati e destrutturati
  • Spedizione multicanale (email semplice, email PEC, postalizzazione cartacea)
  • Pubblicazione web con profilature diverse (sola consultazione, cnsultazione e caricamento dati, workflow, ecc)
  • Conservazione sostitutiva a norma di legge

 

Perché l’outsourcing di Edok conviene?

Il vantaggio dell’offerta Edok sono:

  • ZERO costi di hardware e software
  • ZERO costi di formazione e aggiornamento
  • ZERO costi per adeguamento del software
  • ZERO costi per l’adeguamento della struttura hardware e software del Cliente
  • ZERO costi per spese impreviste

Costi certi e budget affidabili!!!

 

Conservazione sostitutiva in house o in outsourcing?

Il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti aziendali può essere affrontato in proprio, c.d. conservazione sostitutiva in house, o affidato a terzi, c.d. conservazione sostitutiva in outsourcing. In entrambi i casi è necessario adottare procedure in grado di dare idonee garanzie organizzative e tecnologiche sulla conservazione dei documenti e la certificazione della conformità del relativo processo. L’art. 5 della delibera CNIPA n. 11/2004 stabilisce espressamente che le aziende possono affidare in tutto o in parte il processo di conservazione digitale in outsourcing.

Figura fondamentale nella conservazione sostitutiva è quella del Responsabile. Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti da conservare digitalmente. Questa figura, obbligatoria per legge, deve quindi poter garantire competenze sia di natura normativa che di natura tecnico/organizzativa.

Sia il processo di conservazione sostitutiva che il ruolo di Responsabile possono essere esternalizzati ad un terzo outsourcer qualificato. O in alternativa gestiti internamente con il supporto di un fornitore qualificato e personale debitamente formato.

Ma è meglio gestire il processo di conservazione sostitutiva o in outsourcing?

Dipende… da caso a caso. Di seguito un elenco schematico delle diverse tipologie di sistemi di conservazione digitale a norma di legge e alcuni esempi delle fasi principali:

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE

START UP

  1. Analisi tipologie documenti da trattare e relative esigenze di gestione, definizione moduli software necessari, verifica infrastruttura hardware/software del cliente.
  2.  Individuazione del Responsabile della Conservazione e degli operatori che prenderanno parte alle attività.
  3. Nomina di una figura interna all’azienda, tramite apposita lettera d’incarico, quale Responsabile della Conservazione.
  4. Installazione e configurazione software su infrastruttura hardware/software del cliente.
  5. Istruzione personale interno: tecnica, di base, Responsabile della Conservazione e operatori.
  6. Rilascio funzionale delle procedure e messa in produzione del software.

A REGIME

  1. Attività periodica, eseguita da personale interno all’azienda, di controllo del processo di creazione dei documenti, di conservazione.
  2. Manutenzione dell’infrastruttura hardware e aggiornamento del software (tecnologico e normativo) effettuata da personale interno all’azienda con supporto del fornitore del sistema di conservazione.
  3. Aggiornamento e formazione utenti (operativa e normativa) effettuata dal fornitore del sistema di conservazione.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING

START UP

  1. Analisi tipologie documenti da trattare e relative esigenze di gestione.
  2. Nomina del service provider, tramite apposita lettera d’incarico, quale Responsabile della Conservazione e Responsabile del Trattamento dei Dati Personali

A REGIME

  1. L’azienda invia i documenti al service provider in modalità “sicura” e protetta via FTPS o VPN in un’area dedicata su infrastruttura hardware/software dell’outsourcer.
  2. I documenti ricevuti vengono elaborati, trasformati in documenti informatici (se necessario), controllati (buchi, doppi, etc.) e successivamente conservati.
  3. Al termine della conservazione il service provider provvede alla produzione delle copie di Back-up (es. DVD) degli archivi prodotti (riversamento diretto).
  4. Il service provider rende disponibili i documenti online e consultabili via WEB o tramite collegamento VPN.

SOLUZIONI “IBRIDE”

Ricordiamo che è è possibile esternalizzare tutto o solo parte del processo. Soprattutto nelle realtà di grande dimensioni che presentano situazione complesse, vengono adottate soluzioni c.d. “ibride” o “su misura”. Di seguito alcuni esempi:

conservazione sostitutiva soluzioni ibride

 

<La conservazione sostitutiva di Edok>

<Conservazione digitale a norma di legge in house>

<Conservazione digitale a norma di legge in outsourcing>

<Maggiori informazioni>

Conviene l’outsourcing della propria gestione documentale?

Esternalizzare alcuni processi improduttivi per l’azienda conviene perché consente di concentrare tutte le risorse sul proprio core business, mentre si delega questa attività a professionisti esperti la cui specializzazione ed esperienza garantisce risparmio e servizio di qualità.

Affidarsi a servizi di outsourcing documentale permette inoltre di avere costi certi evitando spese impreviste.

La conservazione sostitutiva è un tipico processo che può essere esternalizzato al fine di delegare compiti e responsabilità.

FatturaPA Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione

La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio. Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato.

COS’E’ LA FATTURAPA?

La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.

La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

  • Il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’ unico accettato dal Sistema di Interscambio.
  • L’ autenticità dell’ origine e l’ integrità del contenuto sono garantite tramite l’ apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura.
  • La trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

COS’E’ IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO, SDI?

Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico in grado di:

  • ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,
  • effettuare controlli sui file ricevuti,
  • inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.

COME FARE

  • OPERATORI ECONOMICI

    L’ Operatore economico è colui che effettua fatturazione elettronica verso un’ Amministrazione pubblica tramite il Sistema di Interscambio. L’ Operatore economico può predisporre, emettere e trasmettere autonomamente la fattura elettronica tramite software come HyperDok oppure avvalersi del servizio di un Intermediario come Edok.

  • AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE

    L’Amministrazione pubblica è il soggetto che riceve il file FatturaPA dall’Operatore economico attraverso il Sistema di Interscambio. L’Amministrazione pubblica può ricevere direttamente il file tramite software come HyperDokPA oppure può avvalersi del servizio di un Intermediario come Edok. L’Amministrazione pubblica può aderire volontariamente all’ Utilizzo anticipato del Sistema d’Interscambio.

  •  INTERMEDIARIO

    Nell’interazione con il Sistema di Interscambio, l’ Intermediario è colui che invia o riceve i file FatturaPA per conto dell’ Operatore economico e/o dell’ Amministrazione pubblica.  

 

L’Agenzia delle Entrate è stata individuata, con Decreto Attuativo del Ministero dell’ Economia e delle Finanze del 7 marzo 2008, quale “Gestore del Sistema di Interscambio”. L’Agenzia delle Entrate, che si avvale della Sogei per la conduzione tecnica e lo svolgimento dei servizi strumentali, si occupa:

  • di coordinare il Sistema di Interscambio con il sistema informatico della fiscalità;
  • del controllo della gestione tecnica del Sistema di Interscambio;
  • della gestione dei dati che transitano nel Sistema di Interscambio e dell’elaborazione dei flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica;
  • di vigilare sulla privacy dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di Interscambio;
  • di predisporre le relazioni semestrali al Ministero dell’Economia e delle Finanze sull’andamento e sull’evoluzione del Sistema di Interscambio.

Sogei spa è stata individuata, dal Decreto Attuativo del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 7 marzo 2008, per garantire la conduzione tecnica del Sistema di Interscambio, gestito dall’Agenzia delle Entrate. In questo contesto, Sogei si occupa:

  • dello sviluppo, della conduzione e della manutenzione tecnica ed operativa del Sistema di Interscambio;
  • di dare supporto ed assistenza alle pubbliche amministrazioni;
  • dello studio, delle ricerche e delle elaborazioni statistiche relative ai dati che transitano nel Sistema di Interscambio;
  • delle azioni necessarie ad adottare l’infrastruttura tecnologica utile a ricevere e gestire le fatture elettroniche.

 

<Fatturazione elettronica Edok>

<HyperDok>

<HyperDokPA>

<FatturaPA – sito ufficiale>

<Principali norme di riferimento in tema di fatturazione elettronica>

Responsabile della conservazione sostitutiva, che obblighi e responsabilità ha?

Il compito principale del Responsabile della Conservazione sostitutiva è quello di definire e realizzare, attraverso un’opportuna organizzazione delle attività e mediante idonee procedure informatiche, il processo per il trattamento della documentazione soggetta a conservazione sostitutiva. Egli attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione e deve garantire l’eventuale esibizione della documentazione che si è deciso di conservare a norma.

Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è garante della corretta tenuta dell’archivio secondo principi documentati di sicurezza, attraverso l’adozione di procedure di tracciabilità tali da garantire la corretta conservazione, accessibilità ed esibizione dei documenti.

La Deliberazione CNIPA n. 11/2004, normativa tecnica attualmente in vigore, dedica al responsabile della conservazione l’intero art. 5, attribuendogli precisi compiti e specifiche responsabilità. In particolare, il comma 1, elenca i compiti del Responsabile della Conservazione:

    1. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
    2. archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
      1. descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;
      2. estremi identificativi del responsabile della conservazione;
      3. estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
      4. indicazione delle copie di sicurezza;
    3. mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;

    4. verifica la corretta funzionalita’ del sistema e dei programmi in gestione;

    5. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;

    6. richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

    7. definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;

    8. verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilita’ dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

In base a quanto disposto dalla normativa, i compiti del Responsabile della Conservazione Sostitutiva sono:

  • Compiti organizzativi: caratteristiche e requisiti del sistema, documentazione di sistema, sicurezza, etc.

  • Compiti di registrazione: gestione ordinaria, gestione delle anomalie, ruoli, deleghe, etc.

  • Compiti di manutenzione e controllo: software, hardware, certificati di firma, servizio di marcatura temporale, leggibilità archivio, etc.

  • Compiti operativi: supervisione del processo, aggiornamento documentazione, verifiche a campione, etc.

  • Compiti di protezione dati e rispetto privacy: sicurezza fisica, sicurezza logica, sicurezza ambientale, normativa privacy, etc.

  • Compiti di carattere normativo: aggiornamenti normativi, invio dell’impronta, etc.

I commi 2 e 3 dell’articolo 5 della deliberazione CNIPA 11/2004 consentono al responsabile del procedimento di conservazione di delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e/o a soggetti terzi:

Comma 2: Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.

Comma 3: Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.

 <Normativa conservazione sostitutiva>

<La conservazione sostitutiva di Edok>

<Conservazione sostitutiva in house>

<Conservazione sostitutiva in outsourcing>

<Maggiori informazioni>

Archiviazione e conservazione sostitutiva della PEC, perchè?

PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata. E’ la versione digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Al pari della raccomandata ha pieno valore legale di prova, anzi è più forte della raccomandata perché non è ripudiabile a patto che il destinatario abbia ricevuto il messaggio su un’altra casella PEC. Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale.

PERCHE’ UTILIZZARE SOFTWARE PER L’ARCHIVIAZIONE, LA GESTIONE E LA CONSERVAZIONE DELLA PEC?
  1. I provider PEC non memorizzano il contenuto del messaggio, cioè l’e-mail PEC stessa, ma per legge sono tenuti a memorizzare solo la traccia dell’avvenuta transazione e conservarla per 30 mesi.
  2. La PEC è un documento aziendale e come tale per il codice civile (art. 2214 e 2220), le imprese la devono conservare per dieci anni al pari di fatture, corrispondenza, etc.
  3. La PEC è lo strumento scelto dal legislatore per le comunicazioni tra le imprese e la Pubblica Amministrazione.
LA SOLUZIONE: I SOFTWARE E I SERVIZI DI GESTIONE DOCUMENTALE

GESTIONE PEC IN HOUSE

HyperDok e HyperDokPA dispongono di appositi connettori che permettono agli utenti di gestire in modo semplice e veloce le caselle di posta elettronica certificata. Un unico strumento permette di gestire i flussi PEC in ingresso ed uscita garantendone il corretto processo di conservazione a norma di legge. Le piattaforme software di gestione documentale di Edok permettono di:

  • Collegarsi ai servizi PEC dei certificatori più diffusi.
  • Smistare e archiviare automaticamente i messaggi in base a delle regole predefinite.
  • Visualizzare, ricercare e condividere i messaggi ricevuti e inviati direttamente dai client della suite HyperDok.
  • Visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato e richiamare le relative ricevute collegate che vengono rilasciate dai server dei provider.
  • Inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC (es. fatture di vendita, solleciti, contratti, etc.).
  • Verificare automaticamente l’integrità e l’autenticità di tutti i messaggi in entrata e in uscita.
  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Firmare digitalmente i documenti in uscita.
  • Conservare in modalità sostitutiva i messaggi PEC e le relative ricevute rilasciate dai server dei provider.

GESTIONE PEC IN OUTSOURCING

Edok offre una gamma di servizi per la gestione integrata della PEC in outsourcing che permettono alle organizzazioni di:

  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Smistare e archiviare automaticamente i messaggi in base a delle regole predefinite.
  • Inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC. es. fatture di vendita, solleciti, contratti, etc..
  • Visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato e richiamare le relative ricevute collegate che vengono rilasciate dai server dei provider.
  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Conservare in modalità sostitutiva i messaggi PEC e le relative ricevute rilasciate dai server dei provider.

 

<Posta Elettronica Certificata: l’offerta Edok>

<Ambiti applicativi gestione PEC>

<HyperDok>

<HyperDokPA>

<Gestione PEC in outsourcing>

© EDOK SRL | Web Design Horizon
P.I. 02663950984 | REA: BS-0468163 | CAP. SOC. € 205.000,00 i.v.
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