PEC

Posta elettronica certificata, cosa è la PEC?

PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata. E’ la versione digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Al pari della raccomandata ha pieno valore legale di prova, anzi è più forte della raccomandata perché non è ripudiabile a patto che il destinatario abbia ricevuto il messaggio su un’altra casella PEC.

Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale.

Consideriamo due domini di PEC gestiti da 2 gestori di PEC differenti (le stesse considerazioni valgono anche se i domini di PEC afferiscono allo stesso gestore):

  1. Il mittente compone il messaggio collegandosi al proprio gestore e lo predispone per l’invio
  2. Il gestore del mittente controlla le credenziali d’accesso del mittente e le caratteristiche formali del messaggio
  3. Il gestore invia al mittente una ricevuta di accettazione con le seguenti informazioni: data e ora dell’invio, mittente, destinatario, oggetto del messaggio
  4. Il messaggio viene “imbustato” in un altro messaggio, chiamato “busta di trasporto” che il gestore provvede a firmare digitalmente. Questa operazione consente di certificare ufficialmente l’invio e la consegna del messaggio
  5. Il gestore PEC del destinatario riceve la “busta” e controlla la validità della firma del gestore del mittente e la validità del messaggio
  6. Se tutti i controlli hanno avuto esito positivo, il gestore del destinatario invia rispettivamente una ricevuta di presa in carico al gestore del mittente
  7. Il destinatario riceve dal proprio gestore il messaggio nella propria casella di posta
  8. Il gestore del destinatario invia una ricevuta di avvenuta consegna alla casella del mittente
  9. Il processo si conclude anche se il destinatario non ha ancora letto il messaggio di posta
GESTIONE DELLA PEC: LE SOLUZIONI EDOK

HyperDok e HyperDokPA dispongono di appositi connettori che permettono di gestire in modo semplice e veloce le caselle di posta elettronica certificata. Un unico strumento permette di gestire i flussi PEC in ingresso ed uscita garantendone il corretto processo di conservazione a norma di legge. Edok offre inoltre una gamma di servizi per la gestione integrata della PEC in outsourcing.

<Posta Elettronica Certificata: l’offerta Edok>

<Ambiti applicativi gestione PEC>

<HyperDok>

<HyperDokPA>

<Gestione PEC in outsourcing>

Archiviazione e conservazione sostitutiva della PEC, perchè?

PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata. E’ la versione digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Al pari della raccomandata ha pieno valore legale di prova, anzi è più forte della raccomandata perché non è ripudiabile a patto che il destinatario abbia ricevuto il messaggio su un’altra casella PEC. Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale.

PERCHE’ UTILIZZARE SOFTWARE PER L’ARCHIVIAZIONE, LA GESTIONE E LA CONSERVAZIONE DELLA PEC?
  1. I provider PEC non memorizzano il contenuto del messaggio, cioè l’e-mail PEC stessa, ma per legge sono tenuti a memorizzare solo la traccia dell’avvenuta transazione e conservarla per 30 mesi.
  2. La PEC è un documento aziendale e come tale per il codice civile (art. 2214 e 2220), le imprese la devono conservare per dieci anni al pari di fatture, corrispondenza, etc.
  3. La PEC è lo strumento scelto dal legislatore per le comunicazioni tra le imprese e la Pubblica Amministrazione.
LA SOLUZIONE: I SOFTWARE E I SERVIZI DI GESTIONE DOCUMENTALE

GESTIONE PEC IN HOUSE

HyperDok e HyperDokPA dispongono di appositi connettori che permettono agli utenti di gestire in modo semplice e veloce le caselle di posta elettronica certificata. Un unico strumento permette di gestire i flussi PEC in ingresso ed uscita garantendone il corretto processo di conservazione a norma di legge. Le piattaforme software di gestione documentale di Edok permettono di:

  • Collegarsi ai servizi PEC dei certificatori più diffusi.
  • Smistare e archiviare automaticamente i messaggi in base a delle regole predefinite.
  • Visualizzare, ricercare e condividere i messaggi ricevuti e inviati direttamente dai client della suite HyperDok.
  • Visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato e richiamare le relative ricevute collegate che vengono rilasciate dai server dei provider.
  • Inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC (es. fatture di vendita, solleciti, contratti, etc.).
  • Verificare automaticamente l’integrità e l’autenticità di tutti i messaggi in entrata e in uscita.
  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Firmare digitalmente i documenti in uscita.
  • Conservare in modalità sostitutiva i messaggi PEC e le relative ricevute rilasciate dai server dei provider.

GESTIONE PEC IN OUTSOURCING

Edok offre una gamma di servizi per la gestione integrata della PEC in outsourcing che permettono alle organizzazioni di:

  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Smistare e archiviare automaticamente i messaggi in base a delle regole predefinite.
  • Inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC. es. fatture di vendita, solleciti, contratti, etc..
  • Visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato e richiamare le relative ricevute collegate che vengono rilasciate dai server dei provider.
  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Conservare in modalità sostitutiva i messaggi PEC e le relative ricevute rilasciate dai server dei provider.

 

<Posta Elettronica Certificata: l’offerta Edok>

<Ambiti applicativi gestione PEC>

<HyperDok>

<HyperDokPA>

<Gestione PEC in outsourcing>

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