Conservazione sostitutiva in house o in outsourcing?

Il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti aziendali può essere affrontato in proprio, c.d. conservazione sostitutiva in house, o affidato a terzi, c.d. conservazione sostitutiva in outsourcing. In entrambi i casi è necessario adottare procedure in grado di dare idonee garanzie organizzative e tecnologiche sulla conservazione dei documenti e la certificazione della conformità del relativo processo. L’art. 5 della delibera CNIPA n. 11/2004 stabilisce espressamente che le aziende possono affidare in tutto o in parte il processo di conservazione digitale in outsourcing.

Figura fondamentale nella conservazione sostitutiva è quella del Responsabile. Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti da conservare digitalmente. Questa figura, obbligatoria per legge, deve quindi poter garantire competenze sia di natura normativa che di natura tecnico/organizzativa.

Sia il processo di conservazione sostitutiva che il ruolo di Responsabile possono essere esternalizzati ad un terzo outsourcer qualificato. O in alternativa gestiti internamente con il supporto di un fornitore qualificato e personale debitamente formato.

Ma è meglio gestire il processo di conservazione sostitutiva o in outsourcing?

Dipende… da caso a caso. Di seguito un elenco schematico delle diverse tipologie di sistemi di conservazione digitale a norma di legge e alcuni esempi delle fasi principali:

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE

START UP

  1. Analisi tipologie documenti da trattare e relative esigenze di gestione, definizione moduli software necessari, verifica infrastruttura hardware/software del cliente.
  2.  Individuazione del Responsabile della Conservazione e degli operatori che prenderanno parte alle attività.
  3. Nomina di una figura interna all’azienda, tramite apposita lettera d’incarico, quale Responsabile della Conservazione.
  4. Installazione e configurazione software su infrastruttura hardware/software del cliente.
  5. Istruzione personale interno: tecnica, di base, Responsabile della Conservazione e operatori.
  6. Rilascio funzionale delle procedure e messa in produzione del software.

A REGIME

  1. Attività periodica, eseguita da personale interno all’azienda, di controllo del processo di creazione dei documenti, di conservazione.
  2. Manutenzione dell’infrastruttura hardware e aggiornamento del software (tecnologico e normativo) effettuata da personale interno all’azienda con supporto del fornitore del sistema di conservazione.
  3. Aggiornamento e formazione utenti (operativa e normativa) effettuata dal fornitore del sistema di conservazione.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING

START UP

  1. Analisi tipologie documenti da trattare e relative esigenze di gestione.
  2. Nomina del service provider, tramite apposita lettera d’incarico, quale Responsabile della Conservazione e Responsabile del Trattamento dei Dati Personali

A REGIME

  1. L’azienda invia i documenti al service provider in modalità “sicura” e protetta via FTPS o VPN in un’area dedicata su infrastruttura hardware/software dell’outsourcer.
  2. I documenti ricevuti vengono elaborati, trasformati in documenti informatici (se necessario), controllati (buchi, doppi, etc.) e successivamente conservati.
  3. Al termine della conservazione il service provider provvede alla produzione delle copie di Back-up (es. DVD) degli archivi prodotti (riversamento diretto).
  4. Il service provider rende disponibili i documenti online e consultabili via WEB o tramite collegamento VPN.

SOLUZIONI “IBRIDE”

Ricordiamo che è è possibile esternalizzare tutto o solo parte del processo. Soprattutto nelle realtà di grande dimensioni che presentano situazione complesse, vengono adottate soluzioni c.d. “ibride” o “su misura”. Di seguito alcuni esempi:

conservazione sostitutiva soluzioni ibride

 

<La conservazione sostitutiva di Edok>

<Conservazione digitale a norma di legge in house>

<Conservazione digitale a norma di legge in outsourcing>

<Maggiori informazioni>

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