Archiviazione sostitutiva, cosa significa?

L’archiviazione sostitutiva, o meglio conosciuta come conservazione digitale, permette ad aziende e pubbliche amministrazioni di eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto delle disposizioni di legge.

La conservazione digitale – o conservazione sostitutiva a norma di legge – è una procedura legale/informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale dei documenti informatici. Soluzioni informatiche a norma permettono di conservare in formato elettronico, per il periodo di tempo richiesto dalla normativa, documenti quali:

  • fatture
  • libri bollatiarchiviazione sostitutiva
  • registri IVA
  • schede contabili
  • contratti
  • libro unico del lavoro
  • CUD
  • dichiarazioni fiscali
  • dichiarazione dei redditi
  • modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C)
  • polizze
  • referti medici
  • etc.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

La conservazione sostitutiva ha  introdotto nel nostro ordinamento l’equiparazione tra il documento informatico ed è l’alternativa per aziende private e PA alla gestione della carta.

Le soluzioni Edok per l’archiviazione sostitutiva

Dal punto di vista tecnologico un’azienda o una pubblica amministrazione che voglia optare per una soluzione di archiviazione sostitutiva può scegliere tra le seguenti modalità:

  • CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE – acquistare una soluzione software per la conservazione sostitutiva da gestire in autonomia su propria infrastruttura hardware/software.
  • CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING – acquistare un servizio di conservazione sostitutiva in modalità SaaS, ASP o Full Outsourcing ovvero accedere ad una soluzione software installata presso un fornitore qualificato.

Edok nel corso degli anni ha sviluppato una serie di soluzioni, in house o in outsourcing, che permettono ad aziende private e PA di gestire facilmente e in totale sicurezza il processo di conservazione digitale a norma di legge.  In virtù degli elevati standard di sicurezza e qualità adottati, Edok è Conservatore Accreditato AgiD.

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