Gestione documentale open source o gestione documentale proprietaria?

Sempre più, durante le software selection per la scelta della piattaforma di gestione documentale, le organizzazioni valutano anche i software a codice sorgente aperto open source.

Può essere, in ambito business, la scelta di una soluzione di gestione documentale open source la più conveniente? Aziende private e PA valutano queste piattaforme perchè attratte dalle licenze software gratuite e dal fatto di non doversi vincolare con un unico fornitore anche se, dopo un’analisi degli svantaggi e dei rischi, risulta più conveniente la scelta di una soluzione di gestione documentale proprietaria. Questo perchè:

  • Un software di gestione documentale open source richiede l’attività di tecnici specializzati per:
    • l’adeguamento alle specifiche esigenze di gestione documentale dell’organizzazione acquirente;
    • l’integrazione con i sistemi informativi e gli applicativi informatici utilizzati dall’organizzazione;
    • l’integrazione con hardware specifico per la gestione documentale (es. scanner professionali, multifunzione, stampanti barcode, supporti esterni per la firma digitale, etc.).
  • Un software di gestione documentale open source richiede attività di personalizzazione per le procedure di gestione documentale che devono essere aderenti a delle norme di legge nazionali come, per esempio, conservazione sostitutiva, gestione della pec, fatturazione elettronica, protocollo informatico a norma PA, firma digitale, firma grafometrica, etc. In questi casi l’attività risulta molto gravosa e il più delle volte i costi per la personalizzazione e l’adeguamento alla normativa nazionale superano i costi iniziali di licenze software di una soluzione di gestione documentale proprietaria già sviluppata in partenza in base ai dettami normativi.
  • Un software di gestione documentale open source non garantisce aggiornamenti rapidi e puntuali in caso di novità normative: conservazione sostitutiva, fatturazione elettronica, gestione della pec, firma digitale, firma grafometrica, etc.
  • Un software di gestione documentale open source non sempre garantisce la compatibilità con standard commerciali di tipologia business come formati MS Office (es. XLSX) o Grafica vettoriale e CAD-CAM (es. DWG).

Quindi, valutando i pro e i contro, risulta più vantaggioso scegliere una soluzione di gestione documentale proprietaria progettata e sviluppata da professionisti del settore che possa coprire a 360° le esigenze di gestione documentale dell’organizzazione acquirente.

 

gestione documentale open source

 

<Piattaforma software gestione documentale HyperDok>

<Servizio gestione documentale cloud HyperCloud>

<Software gestione documentale Small Business HyperDok SBE>

<Software gestione documentale Pubblica Amministrazione HyperDokPA>

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