Archivio documenti cartacei, è possibile eliminarlo?

Edok propone diverse soluzioni, in base alla vostra esigenza, per eliminare dall’azienda l’archivio documenti cartacei.

L’obiettivo principale dei servizi proposti è liberare lo spazio destinato agli archivi e renderlo nuovamente disponibile alla vostra attività.

I vantaggi di cui le aziende possono giovare eliminando l’archivio documenti cartacei sono:

  • Riduzione dei tempi di gestione dell’archivio e più tempo, da parte delle risorse, da dedicare al core business aziendale.
  • Azzeramento dei costi per l’adeguamento della struttura: scaffalature, sistemi antincendio, sistemi di aerazione per il mantenimento integro della carta, sistemi anti allagamento, ecc.
  • Ottimizzazione logistica degli spazi riservati all’archivio, meno costi legati allo stoccaggio dei documenti (affitti per locali archivio, operazioni di manutenzione, ecc.).
  • Facilità di reperimento delle informazioni.

Archivio documenti cartacei: che alternative offre Edok?

Servizio di digitalizzazione informatica

E’ il servizio di digitalizzazione degli archivi cartacei. Edok si occupa di raccogliere i documenti destinati al processo, digitalizzarli, indicizzarli e metterli a disposizione dell’azienda. Successivamente a queste fasi, i documenti possono: subire il processo di macero certificato, esser riconsegnati al cliente o inviati al servizio di stoccaggio professionale. Il cliente avrà quindi a disposizione tutto il suo archivio documenti cartacei in formato digitale e facilmente ricercabile nella piattaforma HyperDok per la gestione elettronica documentale.

Servizio di digitalizzazione informatica e relativa conservazione digitale

Per eliminare completamente l’archivio documenti cartacei, Edok propone a corredo del servizio di digitalizzazione il servizio di conservazione digitale a norma di legge. Il documento cartaceo viene digitalizzato, indicizzato ed infine inviato al sistema di conservazione Edok a norma di legge. Una volta terminato il processo di digitalizzazione e conservazione si può quindi procedere ad eliminare la copia cartacea poiché il formato digitale viene riconosciuto come documento fiscalmente rilevante. Per dare valore nel tempo ai documenti archiviati in digitale la procedura obbligatoria è la conservazione sostitutiva. Edok è un conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’italia digitale (AgiD), garantendo cosi i più elevati standard di qualità e sicurezza nel processo di conservazione digitale.

Servizio di stoccaggio professionale

Il servizio include: raccolta dei documenti, indicizzazione, riorganizzazione e gestione per vs. conto dell’archivio. Edok completa lo stoccaggio dei documenti con un sistema che codifica i movimenti di ogni singola pratica da quando viene presa in carico, a quando, su vostra indicazione, andrà “al macero”. ll reperimento e l’esibizione dei documenti sono garantiti, su richiesta dell’utente, direttamente presso la ns. sede oppure utilizzando il servizio di consegna rapida.

Contattateci per saperne di più riguardo ai servizi e alle modalità proposte.

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