Responsabile della conservazione sostitutiva, che obblighi e responsabilità ha?

Il compito principale del Responsabile della Conservazione sostitutiva è quello di definire e realizzare, attraverso un’opportuna organizzazione delle attività e mediante idonee procedure informatiche, il processo per il trattamento della documentazione soggetta a conservazione sostitutiva. Egli attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione e deve garantire l’eventuale esibizione della documentazione che si è deciso di conservare a norma.

Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva è garante della corretta tenuta dell’archivio secondo principi documentati di sicurezza, attraverso l’adozione di procedure di tracciabilità tali da garantire la corretta conservazione, accessibilità ed esibizione dei documenti.

La Deliberazione CNIPA n. 11/2004, normativa tecnica attualmente in vigore, dedica al responsabile della conservazione l’intero art. 5, attribuendogli precisi compiti e specifiche responsabilità. In particolare, il comma 1, elenca i compiti del Responsabile della Conservazione:

    1. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;
    2. archivia e rende disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni:
      1. descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;
      2. estremi identificativi del responsabile della conservazione;
      3. estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;
      4. indicazione delle copie di sicurezza;
    3. mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni;

    4. verifica la corretta funzionalita’ del sistema e dei programmi in gestione;

    5. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;

    6. richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

    7. definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;

    8. verifica periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leggibilita’ dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.

In base a quanto disposto dalla normativa, i compiti del Responsabile della Conservazione Sostitutiva sono:

  • Compiti organizzativi: caratteristiche e requisiti del sistema, documentazione di sistema, sicurezza, etc.

  • Compiti di registrazione: gestione ordinaria, gestione delle anomalie, ruoli, deleghe, etc.

  • Compiti di manutenzione e controllo: software, hardware, certificati di firma, servizio di marcatura temporale, leggibilità archivio, etc.

  • Compiti operativi: supervisione del processo, aggiornamento documentazione, verifiche a campione, etc.

  • Compiti di protezione dati e rispetto privacy: sicurezza fisica, sicurezza logica, sicurezza ambientale, normativa privacy, etc.

  • Compiti di carattere normativo: aggiornamenti normativi, invio dell’impronta, etc.

I commi 2 e 3 dell’articolo 5 della deliberazione CNIPA 11/2004 consentono al responsabile del procedimento di conservazione di delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e/o a soggetti terzi:

Comma 2: Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.

Comma 3: Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.

 <Normativa conservazione sostitutiva>

<La conservazione sostitutiva di Edok>

<Conservazione sostitutiva in house>

<Conservazione sostitutiva in outsourcing>

<Maggiori informazioni>

Comments are closed.