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Archivio documenti cartacei, è possibile eliminarlo?

Edok propone diverse soluzioni, in base alla vostra esigenza, per eliminare dall’azienda l’archivio documenti cartacei.

L’obiettivo principale dei servizi proposti è liberare lo spazio destinato agli archivi e renderlo nuovamente disponibile alla vostra attività.

I vantaggi di cui le aziende possono giovare eliminando l’archivio documenti cartacei sono:

  • Riduzione dei tempi di gestione dell’archivio e più tempo, da parte delle risorse, da dedicare al core business aziendale.
  • Azzeramento dei costi per l’adeguamento della struttura: scaffalature, sistemi antincendio, sistemi di aerazione per il mantenimento integro della carta, sistemi anti allagamento, ecc.
  • Ottimizzazione logistica degli spazi riservati all’archivio, meno costi legati allo stoccaggio dei documenti (affitti per locali archivio, operazioni di manutenzione, ecc.).
  • Facilità di reperimento delle informazioni.

Archivio documenti cartacei: che alternative offre Edok?

Servizio di digitalizzazione informatica

E’ il servizio di digitalizzazione degli archivi cartacei. Edok si occupa di raccogliere i documenti destinati al processo, digitalizzarli, indicizzarli e metterli a disposizione dell’azienda. Successivamente a queste fasi, i documenti possono: subire il processo di macero certificato, esser riconsegnati al cliente o inviati al servizio di stoccaggio professionale. Il cliente avrà quindi a disposizione tutto il suo archivio documenti cartacei in formato digitale e facilmente ricercabile nella piattaforma HyperDok per la gestione elettronica documentale.

Servizio di digitalizzazione informatica e relativa conservazione digitale

Per eliminare completamente l’archivio documenti cartacei, Edok propone a corredo del servizio di digitalizzazione il servizio di conservazione digitale a norma di legge. Il documento cartaceo viene digitalizzato, indicizzato ed infine inviato al sistema di conservazione Edok a norma di legge. Una volta terminato il processo di digitalizzazione e conservazione si può quindi procedere ad eliminare la copia cartacea poiché il formato digitale viene riconosciuto come documento fiscalmente rilevante. Per dare valore nel tempo ai documenti archiviati in digitale la procedura obbligatoria è la conservazione sostitutiva. Edok è un conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’italia digitale (AgiD), garantendo cosi i più elevati standard di qualità e sicurezza nel processo di conservazione digitale.

Servizio di stoccaggio professionale

Il servizio include: raccolta dei documenti, indicizzazione, riorganizzazione e gestione per vs. conto dell’archivio. Edok completa lo stoccaggio dei documenti con un sistema che codifica i movimenti di ogni singola pratica da quando viene presa in carico, a quando, su vostra indicazione, andrà “al macero”. ll reperimento e l’esibizione dei documenti sono garantiti, su richiesta dell’utente, direttamente presso la ns. sede oppure utilizzando il servizio di consegna rapida.

Contattateci per saperne di più riguardo ai servizi e alle modalità proposte.

Quali sono i costi?

I dati minimi necessari per poter stendere un preventivo sono:

  • tipologie documentali da gestire (es.: fatture di vendita)
  • numero delle ragioni sociali da gestire
  • servizi richiesti (es.: archiviazione e conservazione)
  • numero indicativo di pagine prodotte all’anno per tipologia e società

Per la parte di digitalizzazione e indicizzazione va inoltre fornito:

  • frequenze di ritiro/consegna
  • trasporti a ns. o vs. carico
  • luogo di ritiro/consegna
  • numero di campi indici richiesti (lunghezza massima e tipologia)
  • presenza o meno di un data base di “intersezione/quadratura”

Con queste informazioni è possibile fornire un primo preventivo da validare o aggiornare nella successiva fase di macro analisi.

Quali sono i servizi offerti in outsourcing?

I principali servizi offerti sono:

  • Archiviazione e indicizzazione documenti cartacei
  • Elaborazione, archiviazione e indicizzazione flussi dati strutturati e destrutturati
  • Spedizione multicanale (email semplice, email PEC, postalizzazione cartacea)
  • Pubblicazione web con profilature diverse (sola consultazione, cnsultazione e caricamento dati, workflow, ecc)
  • Conservazione sostitutiva a norma di legge

 

Perché l’outsourcing di Edok conviene?

Il vantaggio dell’offerta Edok sono:

  • ZERO costi di hardware e software
  • ZERO costi di formazione e aggiornamento
  • ZERO costi per adeguamento del software
  • ZERO costi per l’adeguamento della struttura hardware e software del Cliente
  • ZERO costi per spese impreviste

Costi certi e budget affidabili!!!

 

Conservazione sostitutiva in house o in outsourcing?

Il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti aziendali può essere affrontato in proprio, c.d. conservazione sostitutiva in house, o affidato a terzi, c.d. conservazione sostitutiva in outsourcing. In entrambi i casi è necessario adottare procedure in grado di dare idonee garanzie organizzative e tecnologiche sulla conservazione dei documenti e la certificazione della conformità del relativo processo. L’art. 5 della delibera CNIPA n. 11/2004 stabilisce espressamente che le aziende possono affidare in tutto o in parte il processo di conservazione digitale in outsourcing.

Figura fondamentale nella conservazione sostitutiva è quella del Responsabile. Il Responsabile della Conservazione Sostitutiva definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di documenti da conservare digitalmente. Questa figura, obbligatoria per legge, deve quindi poter garantire competenze sia di natura normativa che di natura tecnico/organizzativa.

Sia il processo di conservazione sostitutiva che il ruolo di Responsabile possono essere esternalizzati ad un terzo outsourcer qualificato. O in alternativa gestiti internamente con il supporto di un fornitore qualificato e personale debitamente formato.

Ma è meglio gestire il processo di conservazione sostitutiva o in outsourcing?

Dipende… da caso a caso. Di seguito un elenco schematico delle diverse tipologie di sistemi di conservazione digitale a norma di legge e alcuni esempi delle fasi principali:

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE

START UP

  1. Analisi tipologie documenti da trattare e relative esigenze di gestione, definizione moduli software necessari, verifica infrastruttura hardware/software del cliente.
  2.  Individuazione del Responsabile della Conservazione e degli operatori che prenderanno parte alle attività.
  3. Nomina di una figura interna all’azienda, tramite apposita lettera d’incarico, quale Responsabile della Conservazione.
  4. Installazione e configurazione software su infrastruttura hardware/software del cliente.
  5. Istruzione personale interno: tecnica, di base, Responsabile della Conservazione e operatori.
  6. Rilascio funzionale delle procedure e messa in produzione del software.

A REGIME

  1. Attività periodica, eseguita da personale interno all’azienda, di controllo del processo di creazione dei documenti, di conservazione.
  2. Manutenzione dell’infrastruttura hardware e aggiornamento del software (tecnologico e normativo) effettuata da personale interno all’azienda con supporto del fornitore del sistema di conservazione.
  3. Aggiornamento e formazione utenti (operativa e normativa) effettuata dal fornitore del sistema di conservazione.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING

START UP

  1. Analisi tipologie documenti da trattare e relative esigenze di gestione.
  2. Nomina del service provider, tramite apposita lettera d’incarico, quale Responsabile della Conservazione e Responsabile del Trattamento dei Dati Personali

A REGIME

  1. L’azienda invia i documenti al service provider in modalità “sicura” e protetta via FTPS o VPN in un’area dedicata su infrastruttura hardware/software dell’outsourcer.
  2. I documenti ricevuti vengono elaborati, trasformati in documenti informatici (se necessario), controllati (buchi, doppi, etc.) e successivamente conservati.
  3. Al termine della conservazione il service provider provvede alla produzione delle copie di Back-up (es. DVD) degli archivi prodotti (riversamento diretto).
  4. Il service provider rende disponibili i documenti online e consultabili via WEB o tramite collegamento VPN.

SOLUZIONI “IBRIDE”

Ricordiamo che è è possibile esternalizzare tutto o solo parte del processo. Soprattutto nelle realtà di grande dimensioni che presentano situazione complesse, vengono adottate soluzioni c.d. “ibride” o “su misura”. Di seguito alcuni esempi:

conservazione sostitutiva soluzioni ibride

 

<La conservazione sostitutiva di Edok>

<Conservazione sostitutiva in house>

<Conservazione sostitutiva in outsourcing>

<Maggiori informazioni>

Conviene l’outsourcing della propria gestione documentale?

Esternalizzare alcuni processi improduttivi per l’azienda conviene perché consente di concentrare tutte le risorse sul proprio core business, mentre si delega questa attività a professionisti esperti la cui specializzazione ed esperienza garantisce risparmio e servizio di qualità.

Affidarsi a servizi di outsourcing documentale permette inoltre di avere costi certi evitando spese impreviste.

La conservazione sostitutiva è un tipico processo che può essere esternalizzato al fine di delegare compiti e responsabilità.

Posta elettronica certificata, cosa è la PEC?

PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata. E’ la versione digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Al pari della raccomandata ha pieno valore legale di prova, anzi è più forte della raccomandata perché non è ripudiabile a patto che il destinatario abbia ricevuto il messaggio su un’altra casella PEC.

Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale.

Consideriamo due domini di PEC gestiti da 2 gestori di PEC differenti (le stesse considerazioni valgono anche se i domini di PEC afferiscono allo stesso gestore):

  1. Il mittente compone il messaggio collegandosi al proprio gestore e lo predispone per l’invio
  2. Il gestore del mittente controlla le credenziali d’accesso del mittente e le caratteristiche formali del messaggio
  3. Il gestore invia al mittente una ricevuta di accettazione con le seguenti informazioni: data e ora dell’invio, mittente, destinatario, oggetto del messaggio
  4. Il messaggio viene “imbustato” in un altro messaggio, chiamato “busta di trasporto” che il gestore provvede a firmare digitalmente. Questa operazione consente di certificare ufficialmente l’invio e la consegna del messaggio
  5. Il gestore PEC del destinatario riceve la “busta” e controlla la validità della firma del gestore del mittente e la validità del messaggio
  6. Se tutti i controlli hanno avuto esito positivo, il gestore del destinatario invia rispettivamente una ricevuta di presa in carico al gestore del mittente
  7. Il destinatario riceve dal proprio gestore il messaggio nella propria casella di posta
  8. Il gestore del destinatario invia una ricevuta di avvenuta consegna alla casella del mittente
  9. Il processo si conclude anche se il destinatario non ha ancora letto il messaggio di posta
GESTIONE DELLA PEC: LE SOLUZIONI EDOK

HyperDok e HyperDokPA dispongono di appositi connettori che permettono di gestire in modo semplice e veloce le caselle di posta elettronica certificata. Un unico strumento permette di gestire i flussi PEC in ingresso ed uscita garantendone il corretto processo di conservazione a norma di legge. Edok offre inoltre una gamma di servizi per la gestione integrata della PEC in outsourcing.

<Posta Elettronica Certificata: l’offerta Edok>

<Ambiti applicativi gestione PEC>

<HyperDok>

<HyperDokPA>

<Gestione PEC in outsourcing>

Quali sono le modifiche all’art. 2215 bis del CC?

La nuova disciplina – secondo l’art.2215 del Codice Civile – prevede che l’imprenditore, o un suo delegato, devono assolvere l’obbligo di apposizione della firma digitale e della marca temporale sui documenti informatici non più ogni tre mesi ma una sola volta l’anno.

Qual è la normativa su cui si basa la conservazione sostitutiva di documenti?

Il D.M. 23 gennaio 2004 contiene la maggioranza delle definizioni dell’informatica fiscale e illustra le procedure per la memorizzazione digitale e conservazione dei documenti. Altrettanto importante poi è sicuramente il CAD nei suoi vari aggiornamenti, che contiene indicazioni generiche non solo legate alla sfera fiscale.

Cosa è il riversamento sostitutivo?

Il riversamento sostitutivo è il processo che trasferisce i documenti da un supporto di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica.

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