La firma grafometrica è una particolare forma di firma elettronica avanzata avente valore legale. Per firmare un documento si utilizza una penna con cui si traccia la propria firma autografa su una tavoletta grafica o su uno schermo sensibile.

Il sistema acquisisce i dati biometrici della firma e li codifica in modo protetto nel documento firmato, creando una associazione forte tra documento e firma. L’identificazione biometrica normalmente avviene riconoscendo 5 parametri:

firma biometrica

Edok ha integrato nelle piattaforme software HyperDok HyperDokPA un processo di firma grafometrica per la completa dematerializzazione di qualsiasi pratica che richieda una firma autografa.

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LA SOLUZIONE

La soluzione è stata studiata, in conformità con le normative vigenti, per gestire in digitale quei documenti che oggi prevedono un passaggio cartaceo per l’apposizione di firme autografe.

Il documento digitale viene firmato con una penna su di una tavoletta hardware, come avviene per i documenti cartacei. L’immagine della firma viene inserita dal software nel documento digitale con la garanzia del pieno valore legale del documento  sottoscritto. L’utente appone tante firme quante sono quelle richieste dal documento. Il processo è applicabile a qualsiasi documento digitale indipendentemente dal software di gestione che lo ha creato.

Il documento sottoscritto viene archiviato automaticamente in HyperDok e un’operatore può apporre data certa e firma digitale. Il processo può prevedere anche l’inoltro automatico del documento al firmatario (es. tramite PEC). Il sistema si compone di elementi hardware e software e di un processo di acquisizione di firma che è svolto dall’operatore di front-end. La soluzione di firma grafometrica:

  • è un processo di firma elettronica avanzata a norma di legge
  • è stata studiata per avere impatto minimo sugli utenti;
  • richiede un investimento ridotto;
  • ha come prerogativa la presenza di un operatore di front-end (operatore di sportello, addetto ufficio, etc.) che presiede all’atto della firma dell’utente e lo convalidi apponendo la propria firma digitale sul documento sottoscritto.

firma grafometrica

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VERSIONI

Il processo di firma grafometrica può essere adattato al tipo di documento che si sta sottoscrivendo e al livello di rischio che si vuole assumere. Tramite HyperDok è possibile implementare 3 diverse versioni del processo di firma grafometrica:

  • FORTE: certificato di protezione dei dati biometrici + certificato di firma qualificato su dispositivo per ogni operatore.
  • MEDIAcertificato di protezione dei dati biometrici + certificato di firma privato su file (personale o uguale per tutti gli operatori).
  • LEGGERA: acquisizione del solo tratto grafico.

firma grafometrica forte

A CHI SERVE

Ambiti nei quali è possibile sfruttare i vantaggi della firma grafometrica:

  • Banche e finanziarie
  • Società di telefonia
  • Aziende commerciali
  • Alberghi
  • Autonoleggi
  • CAF e studi professionali
  • Reti di agenzie
  • Studi professionali
  • Etc.

Esempi di tipologie documentali che possono essere sottoscritte con firma grafometrica e gestite in digitale tramite HyperDok:

  • Documenti dei dipendenti in azienda: contratti, assunzioni, licenziamenti, registro presenze dipendenti, formazione dei dipendenti, etc.
  • Documenti legali: contratti, accordi, ordini, deleghe, mandati, etc.
  • Documenti contabili: fatture accompagnatorie, Ddt, richieste rimborsi spese, etc.
  • Documenti vendite: proposte di vendita, contratti con i clienti, report, etc.
  • Documenti qualità: certificazioni, documenti per la formazione, procedure di prova, visite ispettive sul campo, manutenzione, rapporti di taratura, etc.
  • Documenti privacy: informative, consenso trattamento dati, etc.
  • Documenti bancari ed assicurativi: mutui, fidejussioni, contabili di filiale, etc.
  • E molti altri ancora..

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LA FIRMA ELETTRONICA AVANZATA

La firma elettronica avanzata consente la dematerializzazione in numerosi ambiti, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del codice civile e integra il requisito della forma scritta (con alcune eccezioni per gli atti di cui all’art. 1350, punti 1-12 codice civile, è necessaria la firma digitale) ed è fruibile da chiunque.

La firma elettronica avanzata non consente il libero scambio di documenti informatici: il suo uso è limitato al contesto.

LA NORMATIVA

  • Dlgs n. 235 del 30 dicembre 2010: aggiorna e modernizza il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Il CAD non disciplina l’uso del digitale solamente nella Pubblica Amministrazione, ma definisce anche il documento elettronico, stabilisce le regole dell’archiviazione sostitutiva, regolamenta l’uso della firma digitale e della Posta Elettronica certificata (PEC).
  • DPCM 22 febbraio 2013  (pubblicato in GU il 21 maggio 2013): “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle Firme Elettroniche Avanzate – FEA, qualificate e digitali’’; nell’ambito della FEA, vengono stabilite anche le regole tecniche per la firma grafometrica.

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