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Edok presenta una soluzione, basata sulla piattaforma software HyperDok e sviluppata in seguito all’esperienza maturata in centinaia di progetti di gestione documentale affrontati, per la gestione dei documenti del sistema di qualità e dei processi ad essi associati.

La soluzione è stata ideata per supportare l’Ufficio Qualità e il Responsabile del sistema di Qualità nella gestione e nella manutenzione della relativa documentazione e nello svolgimento dei processi aziendali. Oltre alle funzioni standard di gestione della documentazione come archiviazione, ricerca e controllo degli accessi, la soluzione di Edok permette di gestire le revisioni, le versioni, il ciclo di approvazione e la delivery dei documenti relativi al sistema di qualità.

HyperDok permette alle aziende certificate di semplificare l’adozione e l’implementazione delle procedure di qualità nelle proprie strutture.

FUNZIONALITA’ PRINCIPALI

Di seguito le funzionalità principali della soluzione Edok per la gestione dei documenti del sistema di qualità:

  • Gestione documentale: ISO9001, IFS, HACCP e documenti relativi alla qualità in genere
  • Catalogazione centralizzata
  • Archiviazione controllatagestione_qualità_02
  • Flussi approvativi/integrativi
  • Gestione versioning
  • Distribuzione controllata
  • Tracciatura del ciclo di vita dei documenti (Monitoraggio/Reporting)

LA SOLUZIONE

La soluzione sfrutta le potenzialità della suite HyperDok e permette di:

  • Gestire sia il documento originale in formato doc/docx che la stampa formato pdf.
  • Possibilità di precaricare in HyperDok dei modelli da utilizzare per la creazione dei documenti.
  • Modificare il documento originale tenendo traccia delle varie versioni.
  • Gestire la pubblicazione e la delivery del documento agli altri utenti.
  • Gestire gli alert automatici (HyperDok avvisa automaticamente gli utenti quando viene pubblicato un nuovo documento o una nuova versione di loro pertinenza).
  • Gestire i diritti di accesso e il grado di riservatezza dei documenti pubblicati (chi vede cosa).
  • Gestire in autonomia le classi documentali.
  • Accedere all’archivio da web e  tablet.

HyperDok è in grado di gestire tutti i documenti che costituiscono il sistema qualità, come per esempio i manuali, le procedure operative,  le istruzioni di lavoro, etc. Il sistema di qualità prevede che vi sia una traccia cronologicamente documentata di tutte le revisioni e/o modifiche effettuate ad ognuno di questi documenti. HyperDok supporta nativamente l’archiviazione automatica delle versioni, il log delle modifiche ed i permessi sui documenti, garantendo in tal modo la tracciabilità completa delle modifiche effettuate in ordine cronologico e l’archiviazione della “storia” di ogni documento.

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