Suite HyperDok PA

Gestione documentale per pubbliche Amministrazioni

HyperDokPA è la piattaforma software progettata e sviluppata interamente  da Edok che permettere alle Pubbliche Amministrazioni di ottemperare, con un unico strumento, a tutte le richieste del Codice dell’Amministrazione Digitale e rendere effettiva l’efficienza, l’efficacia, l’economicità e la trasparenza dell’azione amministrativa a favore dei cittadini, delle imprese e dei professionisti attraverso la razionalizzazione dei flussi documentali, l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo, l’introduzione diffusa del meta protocollo e del workflow e la classificazione, l’organizzazione, l’assegnazione, il reperimento e la conservazione dei fascicoli e dei relativi documenti informatici formati o acquisiti dalle amministrazioni.

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HyperDokPA è costituito da un insieme di moduli software e servizi NT tra loro cooperanti. L’estrema flessibilità e configurabilità consentono alla piattaforma di poter essere integrata perfettamente nelle organizzazioni in cui viene installata interagendo nativamente con i sistemi già presenti. HyperDokPA è plurimodulare e quindi “scalabile nel tempo”: è possibile scegliere quali moduli e funzionalità attivare e configurare anche in tempi diversi.

Con il termine “moduli” si intendono varie tipologie di applicativi informatici che compongo la suite HyperDokPA. Essenzialmente i moduli si dividono in quattro tipologie:

  1. Servizi: servizi NT, rappresentano la parte server dell’applicativo.
  2. Manager: applicativo che permette di configurare e gestire un servizio.
  3. Client: applicativo che si connette ad uno o più servizi.
  4. Applicativi stand alone: applicativo non collegato ad alcun server, quindi utilizzato come software stand-alone.

Tutti i moduli della suite HyperDokPA, fatta eccezione per gli applicativi stand-alone, sono web oriented e interagiscono tra di loro indipendentemente dalla famiglia di appartenenza. Tutti i moduli sono stati sviluppati su piattaforma Microsoft .NET.

HyperDokPA mette a disposizione degli utenti una interfaccia – client e web – semplice e intuitiva, sviluppata in base agli standard internazionali per l’ergonomia e l’usabilità del software. L’interfaccia e l’area di lavoro sono personalizzabili dall’utente in base alle esigenze oppure possono essere configurate per determinati utenti o gruppi da un amministratore di sistema tramite il manager di configurazione.

Grazie ad una serie di moduli/connettori per l’integrazione appositamente sviluppati negli anni, HyperDokPA è in grado di interagire ed interfacciarsi con tutte le fonti che all’interno dell’ente generano documenti o informazioni come le caselle di posta elettronica certificata, i portali web, i sistemi informativi, etc. Il software è predisposto per una comunicazione semplice, veloce e documentata con i sistemi di gestione documentale e gestione del protocollo informatico adottati da altri enti in base gli standard definiti dalla normativa vigente.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale, gli obiettivi fissati nell’Agenda Digitale europea  e la recente normativa in tema di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni impongono a tutte le Pubbliche Amministrazioni l’utilizzo di strumenti
che consentano di governare e tracciare i flussi documentali digitali.

A chi serve HyperDok PA

Sono tenute a realizzare la gestione del protocollo con sistemi informativi automatizzati le Pubbliche Amministrazioni indicate nell’art. 1, comma 2 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e cioè:

  • le amministrazioni dello Stato;
  • le aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo;
  • le regioni, le province, i comuni, le comunità montane;
  • i consorzi e le associazioni dei predetti enti;
  • gli istituti autonomi case popolari;
  • le camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, e le loro associazioni;
  • gli enti pubblici non economici;
  • gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative;
  • le istituzioni universitarie;
  • le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale.

HyperDokPA é utilizzato quotidianamente da Pubbliche Amministrazioni, sia centrali che periferiche, in tutto il territorio nazionale.

L’estrema configurabilità e adattabilità consentono alla suite HyperDokPA di:

  • Protocollare qualsiasi documento in entrata ed in uscita, sia cartaceo che elettronico, utilizzando un semplicissimo sistema di etichettatura barcode, apposizione di “timbri virtuali” sui documenti in formato pdf e segnatura sia dei documenti informatici che cartacei.
  • Automatizzare la gestione dei flussi documentali.
  • Archiviare in modalità automatica qualsiasi tipologia di documento precedentemente protocollato.
  • Archiviare e gestire qualsiasi tipologia di documento dell’ente anche esterno al flusso del protocollo informatico come carta, flussi di dati formato spool file o pdf, file desktop, pec, e-mail, fax, etc.
  • Gestire l’integrazione con le caselle PEC e e-mail dell’ente.
  • Gestire le interazioni con i sistemi informativi dell’ente.
  • Condividere tutti i documenti dell’ente rispettando la riservatezza e le normative in materia di privacy e trattamento dei dati.
  • Gestire le associazioni tra documenti in modalità dinamica (es. fascicolazioni).
  • Organizzare in modalità strutturata tutti i documenti gestiti.
  • Firmare digitalmente i documenti.
  • Conservare i documenti in modalità sostitutiva a norma di legge.
  • Pubblicare i documenti sul Web.
  • Gestire la creazione collaborativa dei documenti.
  • Gestire gli stati e le versioni dei documenti.
  • Gestire in modalità automatica ed intelligente la spedizione all’esterno dei dati tramite e-mail, pec, fax, posta e e-mail con link al documento pubblicato sul web.
  • Gestire in modo controllato i flussi documentali tenendo traccia dei vari stati e delle versioni dei documenti e delle operazioni svolte dagli utenti.
  • Gestire il backup remoto e il disaster recovery dell’archivio documentale dell’ente.

Di seguito l’elenco delle principali funzionalità di HyperDokPA

Modularità del Prodotto

La piattaforma fornisce, attraverso l’infrastruttura di base, una serie di servizi applicativi per la gestione dei restanti moduli in cui è articolato il prodotto e delle eventuali verticalizzazioni aggiunte al sistema. Ogni modulo, nella sua specificità, presenta caratteristiche comuni di disegno, realizzazione ed utilizzo. E’ possibile arricchire un’installazione di nuovi moduli senza alterare il funzionamento degli esistenti.

Accentramento dell’erogazione del servizio “multi AOO”

HyperDokPA è “multi AOO”, ovvero permette la gestione di più amministrazioni o di differenti aree organizzative omogenee presenti all’interno di un’amministrazione da un unico sito centralizzato (oltre che, ovviamente, da un server dedicato alla singola amministrazione o alla singola AOO). Ne risulta definito un dominio applicativo, nel quale i singoli moduli installati vengono gestiti in modo centralizzato, salvaguardando la specificità e la riservatezza dei dati di ciascuna amministrazione o AOO e che consente la gestione di numerazioni di protocollo multiple e indipendenti.

Accesso alle funzioni in modalità Web-based

Tutte le funzioni di document management nonché la navigazione, ricerca e visualizzazione dell’archivio e dei documenti sono accessibili utilizzando i più diffusi browser come Internet Explorer, FireFox, Chrome e Safari. La gestione di dispositivi hardware come scanner, stampanti barcode e dispositivi di firma digitale è effettuabile tramite i moduli client della suite.

Riservatezza

Il sistema gestisce in modo sicuro l’accesso ai singoli documenti, ai fascicoli e agli eventuali allegati. HyperDokPA assicura:

  • l’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
  • la protezione delle informazioni registrate da modifiche non autorizzate da parte degli utenti;
  • la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;
  • la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantirne la identificazione;
  • il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppo di utenti;
  • il tracciamento degli eventi di modifica rilevanti, delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore;
  • il riversamento su supporto informatico idoneo del “registro informatico del protocollo” e la sua conservazione sostitutiva a norma di legge al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni registrate.

Sicurezza basata sui ruoli

Ad ogni utente o gruppi di utenti definiti nel sistema si può associare un profilo che individua da un lato l’accesso alle funzionalità implementate nei singoli moduli (acquisizione, protocollazione, ricerca, etc.), dall’altro gli accessi ai documenti memorizzati nei singoli archivi e registri di protocollo.

Gestione documentale e workflow

I servizi documentali e di workflow sono basati su specifici moduli della suite HyperDokPA. In particolare i flussi documentali relativi al protocollo informatico sono gestiti da DokInOut, modulo software ideato e sviluppato da Edok in base alla normativa per la gestione del protocollo informatico nella Pubblica Amministrazione.

Integrazione con caselle di posta elettronica certificata e standard

La suite permette la gestione di illimitate caselle di posta elettronica certificata e standard. I messaggi sono archiviati e indicizzati automaticamente in HyperDokPA e visualizzati dagli utenti direttamente nei client della suite. Quando si tratta di messaggi PEC il sistema associa e archivia automaticamente le ricevute di accettazione, consegna e mancata consegna gestendo lo stato del messaggio.

Integrazione con sistemi informatici

La suite consente l’acquisizione, l’archiviazione e l’indicizzazione automatica della documentazione strutturata prodotta dai sistemi informatici dell’organizzazione come spool file e flussi di dati in formato pdf e xml.

Interoperabilità

HyperDokPA è conforme alle specifiche della circolare AIPA n. 28 del 7 maggio 2001 per l’interoperabilità con gli altri sistemi di protocollo basata sullo standard xml. Ad ogni protocollo è assegnata una segnatura in formato xml che permette di strutturare le informazioni associate e renderle automaticamente leggibili e processabili da altri software.

Scalabilità della soluzione

HyperDokPA è scalabile sia orizzontalmente che verticalmente. E’ quindi possibile implementare un sistema nel quale è possibile suddividere il carico di lavoro tra più server applicativi, conseguendo in questo modo una soluzione affidabile e capace di crescere nel tempo.

Protocollo informatico

I moduli Protocoller DokInOut, cooperando tra loro, forniscono le funzionalità necessarie alla gestione del protocollo informatico associato ad un’Area Organizzativa Omogenea.

Protocoller DokInOut richiedono come prerequisito l’installazione dei moduli dell’infrastruttura di base della suite con i quali cooperano. Tutte le funzionalità specifiche per la gestione informatica del protocollo sono accessibili agli operatori e agli utenti direttamente dall’interfaccia client di DokInOut.

Le principali funzionalità dei due moduli sono:

Nucleo minimo protocollo

  • registrazione dei protocolli in ingresso, in uscita e interni;
  • protocollazione automatica: assegnazione automatica ed immodificabile del numero univoco e progressivo di protocollo con segnatura (file segnatura .xml), come previsto dalla Circolare AIPA n° 28 del 7/5/01;
  • gestione autenticazione: previa riconoscimento che avviene attraverso l’utilizzo di user e password o di smart card con certificato di autenticazione, l’operatore vedrà abilitarsi le funzioni ad esso associate preventivamente dall’amministratore del sistema;
  • ricerca: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti protocollati
  • classificazione: al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all’atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il documento ad una delle categorie riportate nel Titolario
  • correzione dati: mediante un’apposita funzione, è possibile garantire la sicurezza e l’integrità dei dati. Tale funzione consente la memorizzazione delle modifiche apportate, delle relative autorizzazioni e dell’identificativo dell’operatore che esegue le modifiche stesse
  • registro di protocollo: consente di effettuare stampe e salvataggi secondo quanto previsto dalla normativa
  • segnatura di protocollo con la possibilità di stampa diretta sul documento o apposizione di etichetta adesiva con codice a barre.

Gestione elettronica documentale

  • acquisizione digitale dei documenti cartacei ricevuti e loro archiviazione;
  • acquisizione dei documenti informatici tramite la casella di posta elettronica ufficiale dell’ente;
  • acquisizione massiva dei documenti cartacei tramite l’utilizzo delle segnature di protocollo e procedure ocr;
  • spedizione multicanale: spedizione automatica di flussi di documenti tramite pec, e-mail, e-mail con link al documento pubblicato sul web, fax e sistemi di spedizione posta cartacea;
  • fascicolazione: realizzazione di un collegamento, con disponibilità di tutte le necessarie funzionalità di consultazione, tra i documenti ricevuti e i documenti prodotti internamente per l’adozione dei provvedimenti finali, secondo l’iter dei procedimenti amministrativi in vigore nell’ente;
  • ricerca documenti: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti registrati;
  • pubblicazione web: pubblicazione web protetta e profilata con possibilità di integrazione con portali.

Workflow documentale

  • smistamento: invio documenti agli uffici di competenza dell’ente; scrivania di lavoro: utilizzo di una scrivania virtuale per la gestione dei documenti o fascicoli di propria competenza, (con possibilità di delega per i periodi di assenza);
  • gestione flussi: esecuzione di un procedimento su un fascicolo (la responsabilità di “avanzamento” e alimentazione documenti è a totale carico degli istruttori coinvolti); invio dei documenti informatici, firmati digitalmente, tramite la casella di posta elettronica istituzionale dell’ente.

Firma digitale e Conservazione sostitutiva

  • firma digitalmente i documenti che vengono prodotti, spediti e ricevuti;
  • archivia e conserva digitalmente i documenti gestiti.

Funzionalità di Amministrazione

  • gestione utenti: accesso solo alle persone autorizzate secondo i livelli di abilitazione e visibilità definiti nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali;
  • gestione organigramma dell’ente;
  • gestione titolario di classificazione: il titolario di classificazione è lo strumento attraverso cui è organizzato il sistema documentale dell’ente, ed è strutturato su livelli differenti di classificazione.
  • log sistema: registrazione di tutte le attività eseguite dagli operatori sul sistema.

ELENCO GENERALE MODULI SUITE HYPERDOKPA

Conseguenza naturale delle scelte architetturali è la suddivisione di HyperDokPA in moduli distinti, tra loro interdipendenti ma specializzati, ogn’uno dei quali raggruppa una serie omogenea di attività specifiche della gestione documentale. Ogni modulo si integra nell’architettura, utilizzando spesso servizi offerti da altri moduli, e fornendo un accesso standardizzato sia alla infrastruttura che alle funzionalità utente.

E’ possibile in questo modo configurare il sistema di un’amministrazione secondo le sue reali necessità, fornendogli non solo i servizi di cui ha bisogno e con la gradualità implementativa che ritiene più opportuna, ma anche dotando le singole utenze dei soli moduli necessari in base ai compiti assegnati.

Di seguito la rappresentazione della struttura di HyperDokPA:

Infrastruttura di base

DokServerE’ il cuore della suite HyperDokPA e la componente server che si occupa di gestire e amministrare i DB , gli utenti e i dati.
WorkSheetFramework di elaborazione che gestisce tutti i processi automatici e i flussi operativi. Le procedure di gestione dei documenti e dei processi vengono “disegnate” in modalità grafica.
DokChannelGestisce lo scambio dei dati e dei documenti fisici.

Configuratori

DokManagerConfiguratori generali e moduli di amministrazione dei servizi DokServer e WorkSheet.
DokRulerConfiguratore che consente di definire e impostare le regole di funzionamento dei moduli per l’acquisizione dei dati strutturati.

Protocollo informatico

Protocoller Gestione a norma di legge dei protocolli in entrata ed uscita con funzionalità di archiviazione digitale file/carta con barcode e gestione dei flussi documentali.
DokInOutClient per la gestione del protocollo informatico a norma di legge e la navigazione e consultazione dell'archivio che consente l'accesso a tutte le funzionalità utente della suite HyperDokPA.

Acquisizione documenti strutturati

DokSpoolAcquisizione e gestione spool di stampa formato testo e generazione di documenti in formato pdf e pdf/a comprensivi di layout grafico.
DokPDF Acquisizione e gestione flussi di dati formato pdf e pdf/a.
DokXML Acquisizione e gestione flussi di dati formato xml e generazione di documenti in formato pdf e pdf/a comprensivi di layout grafico.

Documenti destrutturati

DokFileAcquisizione, indicizzazione e archiviazione in formato pdf e pdf/a documenti tipologia “desktop” generati da applicazioni informatiche: word, excel, cad, pdf, e-mail, etc.
DokFilePROAcquisizione, indicizzazione e archiviazione in formato nativo, pdf e pdf/a documenti tipologia “desktop” generati da applicazioni informatiche: word, excel, cad, pdf, e-mail, etc. Si integra con gli applicativi della suite MS Office grazie al plug in MsOfficeConnector.
DokScanAcquisizione, indicizzazione e archiviazione in formato pdf e pdf/a documenti cartacei da scanner o multifunzione.
DokScanProAcquisizione, indicizzazione e archiviazione in formato pdf e pdf/a documenti cartacei da scanner o multifunzione con funzionalità evolute di gestione delle immagini.
DokScanBCAcquisizione massiva e indicizzazione automatica di documenti cartacei tramite il riconoscimento di codici a barre.
DokLabelGenerazione di etichette barcode interpretabili direttamente dagli applicativi Edok.
DokScanCaptureAcquisizione di documenti con funzioni avanzate di riconoscimento ottico dei caratteri.

Integrazione

IBMConnectorInterfacciamento con sistemi basati su piattaforma Ibm As/400 iSeries.
SAPConnectorInterfacciamento con sistemi basati su piattaforma SAP.
MSConnectorInterfacciamento con le piattaforme della famiglia Microsoft Dynamics.
ADConnectorInterfacciamento con l'Active Directory di Microsoft Windows
WebServicesInterfacciamento con HyperDokPA di applicativi di terze parti (standard xml e protocollo http/https).

Visualizzazione

HyperViewClient di lavoro per la navigazione e consultazione dell'archivio che consente l'accesso a tutte le funzionalità utente della suite HyperDok.
HyperWebWeb client per navigazione e consultazione dell’archivio mediante browser.
HyperStoreClient stand alone per la navigazione e consultazione dell'archivio off-line.
External CallConsultazione da applicativi di terze parti dei documenti archiviati in HyperDok.

Firma e Conservazione

EdSignerApposizione e verifica di firme digitali, riferimenti e marche temporali sui documenti.
DokLawConservazione digitale a norma di legge dei documenti informatici o analogici contenuti in HyperDok.
MSConDokSignernectorApposizione massiva lato server di firme digitali, riferimenti e marche temporali sui documenti.

Gestione Processi (workflow)

DokFlowGestione e controllo dei documenti e dei flussi di lavoro dell'organizzazione con funzioni evolute di business process management.

Spedizione

DokSenderMail Spedizione massiva dei documenti archiviati tramite e-mailcome allegati.
DokSenderPecSpedizione massiva dei documenti archiviati tramite Posta Elettronica Certificatacome allegati.
DokSenderMailWebSpedizione massiva tramite e-mail o Posta Elettronica Certificata di link ai documenti archiviati in HyperDok e pubblicati sul web.
DokSenderFaxSpedizione massiva dei documenti archiviati tramite fax.
DokSenderPostSpedizione massiva dei documenti archiviati tramite servizi di postalizzazione cartacea (Graphiscalve, Scriba e Postel).
DokSenderFEGenerazione, gestione e spedizione massiva di fatture elettroniche a norma di legge.
DokWriterGestione, archiviazione ed invio newsletter, mailing list e campagne marketing.
DokSenderManagerClient per la gestione e amministrazione della spedizioni.

Disaster Recovery

HyperRecoveryGestione del disaster recovery e del backup remoto dell’archivio documentale e legale

L’installazione di HyperDokPA può essere configurata in svariati modi, utilizzando una o più macchine, a seconda delle necessità e della disponibilità hardware e software dell’Ente.

Tutti i moduli della suite HyperDokPA supportano sistemi operativi sia a 32 che a 64 bit. La piattaforma può essere installata e configurata correttamente anche su macchine virtuali (VM) sia base che in HA. I componenti base che compongono il sistema HyperDokPA sono:

  • uno o più application server Ms Windows Server sui quali installare la piattaforma HyperDokPA e relativi moduli opzionali.
  • un database server per la gestione del repository di dati: attualmente sono supportati Ms SQL Serversu piattaforma Ms Windows Server 2003, 2008 o 2012 , tuttavia è possibile configurare HyperDokPA con altri data base ad esempio SQL Express, MSDE, Oracle, Oracle Express, PostgreSQL, MySQL, SQLite.
  • uno storage dati con funzione di repository dei file immagine.
  • un server web sul quale sono implementati i servizi di pubblicazione web intranet e internet.

Un’installazione “tipo” richiede una struttura hardware e software minima simile a quella sotto descritta:

Web Intranet/Application Server

FUNZIONALITA':Distribuzione applicazioni e pubblicazione dati intranet
COMPONENTI:Microsoft IIS 5.0 o superiore e HyperDokPA application 3.0 o superiore
SISTEMA OPERATIVO:Microsoft Windows Server 2003 o superiore
RAM:4 GB o superiore
SPAZIO DISCO:min 40 GB per installazione suite HyperDok
ELABORAZIONE PDFAdobre Acrobat Standard 8 o superiore (solo in caso di elaborazione flussi dati in formato pdf)

Database/Repository Server

FUNZIONALITA':Database e repository documentale
COMPONENTI:Microsoft SQL server 2005 SP3 o superiore / Microsoft SQL Express (Free)
SISTEMA OPERATIVO:Microsoft Windows Server 2003 o superiore
RAM:4 GB o superiore
SPAZIO DISCO:min 4 GB per installazione Ms SQL Server + n GB per i documenti

Il repository può risiedere sullo stesso server su un disco ridondante o su un’area storage dedicata come SAN, NAS, Centera, Optical jukebox, etc.

Sul database relazionale saranno memorizzati gli indici dei documenti associati, oltre alle strutture ed i dati persistenti di HyperDokPA (configurazioni del sistema e utenti). Il DB dovrà essere accessibile a livello amministrativo dall’applicazione.

Per le postazioni client di acquisizione e consultazione le caratteristiche minime richieste sono:

Postazioni Client

FUNZIONALITA':Microsoft Windows XP SP3 o superiore
BROWSER WEB:Microsoft Internet Explorer 8, Mozzila Firefox 4, Google Chrome 15, Apple Safari 5, Opera 11 o versioni superiori.
VISUALIZZAZIONE:Adobe Reader 7 o superiore
MS FRAMEWORK:3.5 SP1
RETE:100 Mbit
RAM:2 GB o superiore
INGRESSO USB:Solo in caso di collegamento scanner, stampanti barcode o supporti di firma digitale