L' archiviazione documentale è la chiave per una corretta gestione aziendale, le informazioni rappresentano il vero patrimonio delle organizzazioni ed è fondamentale che siano archiviabili semplicemente e in modalità sicura per la successiva ricerca.

archiviazione documentale 2

Nelle realtà in cui non è presente un sistema di gestione elettronica documentale le informazioni e i documenti sono spesso “sparsi” in vari archivi più o meno organizzati: questo perché generati da software diversi che non comunicano tra loro come sistemi gestionali, word, excel, sistemi di posta elettronica, sistemi fax, sistemi cad, etc. o ricevuti dall’esterno in formati diversi come carta e file.

Tutto ciò porta le organizzazioni, dalla più grande multinazionale, all’ente pubblico, alla più piccola azienda privata, a dotarsi di più archivi spesso incompleti e poco accessibili. Il risultato finale comporta un basso livello di disponibilità delle informazioni, ritardi nell’elaborazione, una minore soddisfazione dei clienti, opportunità mancate e spesso la perdita di informazioni e quindi di parte del valore del lavoro svolto.

L’archiviazione documentale di tipo tradizionale ha degli indiscutibili limiti, i più immediati sicuramente sono: occupazione di spazio, ordinamento statico, duplicazione di informazioni, mancanza di sicurezza nell’accesso ai dati, perdita fisiologica di dati, deperibilità dei documenti.

Un’efficace archiviazione documentale digitale incrementa il valore dell’azienda, riduce notevolmente il tempo dedicato alle ricerche all'interno degli archivi e quindi, il risultato finale, è una maggiore produttività, efficienza e sicurezza.

I vantaggi di una corretta archiviazione documentale sono:

Ricerca

Ricerca

Ricerca tutta la documentazione di cui hai bisogno in tempi rapidissimi

Gestione

Gestione

Gestisci i tuoi documenti in digitale e dimenticati del cartaceo

Condivisione

Condivisione

Condividi i documenti con tutta l'azienda o solo con determinati utenti

Sicurezza

Sicurezza

Controlla gli accessi e mostra solo la documentazione di competenza

Archiviazione documentale: La soluzione Edok

L’utilizzo di piattaforme software per la gestione documentale integrata, come HyperDok e HyperDokPA, che offrono funzionalità evolute di

archiviazione documentale

archiviazione digitale dei flussi di dati strutturati e della documentazione destrutturata da carta e file permette di ridurre i tempi e i costi associati alla memorizzazione ed al recupero delle informazioni, alla creazione di copie e all'invio dei documenti cartacei. L’archiviazione digitale garantisce inoltre maggior completezza delle informazioni, interazioni tra i documenti e collegamenti dinamici tra gli stessi.

Edok, grazie all'esperienza acquisita in centinaia di casi analizzati, ha studiato e realizzato delle soluzioni in grado di risolvere questi problemi e offre alle aziende la possibilità di creare, tramite la piattaforma software HyperDok, un unico ambiente contenente tutte le informazioni e i documenti necessari al proprio business: l’ARCHIVIO UNICO AZIENDALE.

 

Quali sono i benefici?

Archiviazione documentale: I benefici

Grazie al sistema HyperDok si possono ottenere notevoli vantaggi.

  • È possibile archiviare qualsiasi tipo di file, ogni file può esser archiviato e gestito all'interno della piattaforma;
  • Si ottiene un risparmio di tempi e costi. Grazie ad Hyperdok puoi trovare facilmente ogni tuo documento;
  • I documenti vengono condivisi in tempo reale con tutta l'azienda senza creare numerosi duplicati;
  • Non è più necessario avere un archivio cartaceo dei documenti;
  • Avere un unico archivio per tutta la documentazione aziendale, l'archivio unico aziendale;

Scopri con Edok numerosi altri vantaggi dell'archiviazione documentale! Contattaci.

HyperDok non è solo un software per l'archiviazione documentale ma è una piattaforma per la gestione documentale che sostituisce interamente l’archivio cartaceo e l’archiviazione di file in cartelle condivise.

Grazie all'infrastruttura basata sul potente data base relazionale, è possibile archiviare in modalità strutturata infinite tipologie documentali con illimitati campi di ricerca.

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