La conservazione sostitutiva (più precisamente conservazione digitale dei documenti informatici) è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale. La conservazione digitale equipara, se si rispettano determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione, all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA DI LEGGE

Il sistema di conservazione prevede regole precise, procedure e tecnologie a cui soggetti coinvolti devono sottostare, garantendo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti oggetti di tale procedura. I documenti da conservare in modalità digitale devono essere trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi:

Pacchetto di versamento

Pacchetto di versamento

Pacchetto di archiviazione

Pacchetto di archiviazione

Pacchetto di distribuzione

Pacchetto di distribuzione


Le soluzioni progettate e sviluppate da Edok integrano ed automatizzano tutte le funzionalità necessarie per un corretto e completo processo di gestione della conservazione sostitutiva.

Edok propone due soluzioni per il processo di conservazione digitale a norma di legge:

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING

conservazione sostitutiva outsourcing documentaleEdok è Conservatore Accreditato AGID, sinonimo dell'adozione dei più elevati requisiti di qualità e sicurezza nella conservazione dei documenti informatici. Il processo di Conservazione Sostitutiva  può essere svolto in outsourcing delegando ad Edok gli obblighi e le responsabilità imposti dalla normativa di settore. Un servizio sicuro, collaudato ed economico che è facilmente attivabile in tempi brevi e con costi di start up contenuti.

I documenti, in formato elettronico o in formato cartaceo, vengono trattati nei centri di produzione Edok da personale altamente qualificato rispettando le normative legate alla privacy e al trattamento dei dati. Il servizio proposto garantisce l’eccellenza tecnologica, elevati parametri di sicurezza e il rispetto della normativa italiana ed europea. Al cliente viene garantita la consultazione dell’archivio legale/fiscale tramite la propria area riservata e su richiesta tramite supporto magnetico.

Il servizio comprende:

  • ASSUNZIONE OBBLIGHI E RESPONSABILITA’ del Responsabile del processo di Conservazione Digitale
  • CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA di qualsiasi tipologia di documento
  • AREA WEB RISERVATA PER LA CONSULTAZIONE ARCHIVIO LEGALE/FISCALE
  • GENERAZIONE SUPPORTI AUTOSUFFICIENTI (cd/dvd, HD esterni, etc.)

La possibilità di delegare a soggetti competenti ed altamente qualificati l’intero processo di conservazione dei documenti assume un’importanza tanto più rilevante quanto maggiori sono le dimensioni dell’organizzazione impegnata nella conservazione sostitutiva. In un’epoca in cui per le aziende il presupposto della loro competitività sul mercato è costituito dalla semplificazione dei processi organizzativi, la delega a terzi della gestione di alcuni processi che non hanno un collegamento diretto con il loro core business, si traduce in un risparmio sui costi produttivi, in quanto evita le spese notevoli per l’implementazione di nuovi comparti operativi e permette di riservare l’impiego di risorse interne ai settori strategici.

Affidare il processo di conservazione sostitutiva ad uno specialista esterno significa sollevare aziende private e PA dai rischi e dagli oneri relativi e permettere loro di concentrarsi sulle questioni ad esse proprie.

<Servizio Edok conservazione digitale a norma di legge in outsourcing>

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE

conservazione sostitutiva documentale HyperdokLe suite HyperDok e HyperDokPA consentono ad aziende private ed enti pubblici di implementare soluzioni di conservazione sostitutiva dei propri documenti internamente all'organizzazione.

Il software Edok dispone, lato utente, di apposite procedure guidate che supportano il Responsabile della Conservazione sostitutiva e gli operatori nello svolgere le operazioni di conservazione. HyperDok e HyperDokPA soddisfano tutti i requisiti tecnici e metodologici stabiliti dal vigente quadro normativo e garantiscono un elevato livello di sicurezza.

<Aziende private - Conservazione digitale con la suite HyperDok>

<Pubbliche amministrazioni - Conservazione digitale con la suite HyperDokPA>

CONTATTACI SENZA IMPEGNO PER MAGGIORI INFORMAZIONI

Conservazione sostitutiva, quali documenti è possibile conservare in digitale?

Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo) dei documenti che è possibile conservare in modalità digitale (conservazione digitale):

  • Fatture attive e passive
  • Documenti di Trasporto
  • Ricevute fiscaliconservazione sostitutiva 3
  • Scontrini fiscali
  • Bilancio d’esercizio (stato patr., conto econ., nota integrativa, relaz gest., relaz. sindaci e rev.)
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
  • Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.)
  • Libro unico del lavoro
  • Cud
  • Offerte
  • Contratti
  • Corrispondenza
  • Libro dei soci
  • Libro delle obbligazioni
  • Libro delle adunanze e delle deliberazioni
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
  • Mandati di pagamento e reversali
  • Etc.

Per alcune tipologie di documenti la conservazione sostitutiva è l'unico metodo di conservazione legalmente valido in quanto, per loro stessa natura, queste tipologie di documenti non possono essere materializzati su carta. Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo):

  • PEC - Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata
  • Fatture elettroniche (PA, B2B e B2C)
  • Contratti firmati digitalmente
  • Etc.

Responsabile della Conservazione sostitutiva, chi è?

Il responsabile della conservazione, figura obbligatoria per legge, è colui che organizza, presiede e controlla l’intero sistema di conservazione.

Il ruolo di Responsabile del procedimento di conservazione può essere rivestito da figure interne all'organizzazione - azienda privata o PA - che effettua il processo di conservazione sostitutiva oppure delegato ad un terzo outsourcer qualificato.

Conservazione sostitutiva, l'esperienza di Edok

L’esperienza dei nostri consulenti nel campo della conservazione sostitutiva, che richiede conoscenze normative sommate a padronanza dell’informatica, inizia alla fine degli anni novanta. Questo ci ha permesso di progettare e sviluppare un sistema di conservazione sostitutiva dei documenti collaudato, affidabile e semplice da utilizzare da parte degli utenti. Il sistema viene costantemente rivisto e aggiornato in base alle nuove disposizioni di legge che di anno in anno si sommano alla normativa consolidata.

La conoscenza e la padronanza del contesto normativo che ha dato origine alle tecniche di gestione del documento informatico e della conservazione elettronica è fondamentale per una società che offre servizi di consulenza. Edok mette a disposizione delle aziende clienti l'esperienza acquisita e la professionalità tipica di chi quotidianamente si trova ad affrontare problematiche giuridico/fiscali legate al mondo informatico.

Le nostre piattaforme di document and workflow management permettono ad aziende e pubbliche amministrazioni di dare ai documenti archiviati la valenza giuridica e fiscale richiesta dalla normativa. Ciò consente alle organizzazioni di dotarsi di un unico sistema di archiviazione e conservazione sostitutiva per tutte le tipologie documentali, semplificando così i processi di aggiornamento, manutenzione, istruzione, nonché i costi di gestione.

Le soluzioni progettate e sviluppate da Edok integrano ed automatizzano tutte le funzionalità necessarie per un corretto e completo processo di gestione della conservazione sostitutiva:

  • firma digitale mediante dispositivi lato client o massiva con sistemi automatici
  • marcatura temporale, generazione dell'evidenza informatica
  • apposizione del riferimento temporale
  • tracciatura dei lotti di documenti conservati
  • generazione impronta archivio fiscale da inviare all’Agenzia delle Entrate
  • schedulazione dei processi di conservazione
  • profilazione degli utenti incaricati e degli accessi
  • conservazione sostitutiva multiazienda (gruppi societari o centri servizi)
  • pubblicazione web archivio conservato
  • etc.

Il sistema di conservazione sostitutiva deve sempre tener conto del panorama legislativo e delle esigenze organizzative di ogni singola organizzazione.