L’interazione con le fonti di dati e documenti presenti nelle organizzazioni è tra le caratteristiche principali di HyperDok. La piattaforma di document management sviluppata da Edok è in grado, da un lato, di acquisire le informazioni da tutte le fonti che le generano e, dall’altro, consente la visualizzazione dei documenti archiviati agli altri applicativi software presenti.

INTERAZIONI DI BASE CON SISTEMI INFORMATICI IN GENERE

HyperDok prevede delle funzionalità di base per l’interazione del sistema documentale con applicativi di terze parti.

ANAGRAFICHE

HyperDok acquisisce automaticamente le anagrafiche di altri sistemi prodotte in formati strutturati come csv, excel, xml, tabelle di DB, etc. E’ quindi possibile mantenere sempre sincronizzata l’anagrafica del sistema documentale schedulando, per esempio, l’esportazione quotidiana dell’anagrafica del gestionale in un file excel che il documentale acquisisce automaticamente. In alternativa è possibile configurare delle viste di sola lettura sulle tabelle del DB del gestionale relative alle anagrafiche per mantenere il documentale sincronizzato in tempo reale con gli altri applicativi.

FONTI DATI ESTERNE

integrazioneLe sorgenti di dati esterne possono essere collegate ad HyperDok per mantenere sincronizzate le informazioni e i metadati oppure per far eseguire al documentale delle operazioni automatiche quali controlli, cambi di stato, spedizione, pubblicazione, etc. Apposite funzionalità permettono inoltre di configurare la creazione automatica di documenti in formato pdf partendo da dei flussi di dati strutturati, per esempio il software può creare e archiviare con i relativi indici una fattura comprensiva di layout grafico partendo da un file excel.

ESPORTAZIONI

In HyperDok è possibile schedulare delle esportazioni dati per mantenere allineate le informazioni di sistemi informatici di terze parti con il documentale.

FLUSSI DI DATI IN FORMATO SPOOL FILE

La suite di Edok è in grado di convertire i dati dello spool in documenti in formato pdf comprensivi di layout grafico grazie ad un potente editor. Negli anni sono stati sviluppati appositi connettori per la normalizzazione dei dati acquisiti dai più diffusi sistemi gestionali.

FLUSSI DI DATI IN FORMATO PDF

HyperDok è in grado di acquisire automaticamente ed archiviare qualsiasi flusso di fati in formato pdf di tipologia searchable andando a “leggere” i dati necessari per l’indicizzazione del documento direttamente in una posizione fissa nel suo layout; se si tratta di un pdf singolo contenente più documenti il software “spezza” il flusso in base a dei campi predefiniti andando ad archiviare documenti singoli. Questa funzionalità permette al software di documentale di acquisire automaticamente e in modalità trasparente all’utente i documenti prodotti da qualsiasi sistema gestionale. Grazie a questa modalità negli anni sono state create le interconnessioni di HyperDok con i software di Zucchetti, Microarea (es. Mago.net), Teamsystem (es. Metodo), Sistemi, Passepartout etc.

WINDOWS ACTIVE DIRECTORY E LDAP

HyperDok può acquisire automaticamente dai sistemi operativi di Microsoft o da altri sistemi tramite protocollo LDAP informazioni relative a gruppi, utenti e relativi dati accessori come, per esempio, l’indirizzo e-mail dell’utente.

VISUALIZZAZIONE

La suite HyperDok dispone di un modulo standard, denomina External Call, che permette di pubblicare i documenti archiviati e renderli disponibili ad un url per consentire ad applicazioni esterne come gestionali, erp, applicazione web, etc. di richiamarli. Qualsiasi software, attraverso apposite chiamate http o https con passaggio di parametri, può richiamare il documento o l’insieme di documenti oggetto della chiamata. Questa funzionalità è molto utile in quei casi in cui gli utenti necessitano di ricercare e consultare i documenti da un interfaccia client esterna ad HyperDok come, per esempio, gli operatori che utilizzano l’interfaccia dell’ERP per visualizzare le fatture d’acquisto, i contratti firmati, le offerte, etc.

The mechanism

E-MAIL E FAX

HyperDok mette a disposizione un proprio sistema di posta interno che permette di “agganciare” al software di gestione documentale uno o più account di posta elettronica (protocolli pop3, smtp e imap) gestendo in modalità nativa gli oggetti .eml. I messaggi e i relativi allegati vengono automaticamente scaricati, archiviati ed indicizzati in HyperDok e la posta viene gestita dagli utenti tramite i client della suite di Edok che fungono da veri e propri e-mail client. L’estrazione automatica dei metadati presenti all’interno del messaggio di posta elettronica (sia in entrata che in uscita) consente di effettuare ricerche per mittente, destinatario, oggetto, allegato, testo, etc. L’utente può anche comporre, tramite un apposito editor, messaggi in uscita che vengono archiviati automaticamente in HyperDok nel momento dell’invio e resi disponibili per la conservazione sostitutiva.

HyperDok consente di interfacciarsi anche a fax server che gestiscono il protocollo fax to mail. E’ possibile archiviare automaticamente i fax in entrata e uscita, identificare il mittente/destinatario, alimentare automaticamente campi indice come oggetto, data, utente
ed estrarre dall’oggetto mail, generato dal server fax, direttamente il documento fax spedito o inviato. Per i fax è possibile gestire l’archiviazione e il collegamento dinamico dei messaggi di avvenuta trasmissione.

PEC - POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

HyperDok mette a disposizione un proprio sistema di posta interno che permette di “agganciare” al software di gestione documentale uno o più account di posta elettronica certificata (protocolli pop3, smtp e imap) gestendo le “buste PEC” e tutte le relative ricevute rilasciate dai certificatori. I messaggi e i relativi allegati vengono automaticamente scaricati, archiviati ed indicizzati in HyperDok e la posta viene gestita dagli utenti tramite i client della suite di Edok che fungono da veri e propri e-mail client. L’estrazione automatica dei metadati presenti all’interno del messaggio di posta elettronica (sia in entrata che in uscita) consente di effettuare ricerche per mittente, destinatario, oggetto, allegato, testo, etc. L’utente può anche comporre, tramite un apposito editor, messaggi PEC in uscita che vengono archiviati automaticamente in HyperDok nel momento dell’invio e resi disponibili per la conservazione sostitutiva.

<PEC>

<AMBITI APPLICATIVI PEC>

MICROSOFT OFFICE

L’integrazione con i prodotti della suite Office di Microsoft è elevata, grazie anche alle funzionalità messe a disposizione dalla piattaforma .net utilizzata per lo sviluppo di HyperDok. Attraverso la barra multifunzione degli applicativi Ms Office l’utente può salvare e archiviare direttamente nel documentale il documento creato e gestirne le revisioni e le versioni in base ai diritti associati al proprio profilo. Oltre ad archiviare il file nel suo formato nativo è possibile convertirlo in formato pdf o pdf/A durante l’archiviazione.

OPEN OFFICE E ALTRE SUITE DI PRODUTTIVITA' PER L'UFFICIO

E' possibile archiviare in HyperDok in modo semplice e veloce qualsiasi tipologia di file, indipendentemente dal formato o dal programma che lo genera. Oltre ad archiviare il file nel suo formato nativo è possibile convertirlo in formato pdf o pdf/A durante l’archiviazione. L’operazione di archiviazione può essere lanciata direttamente dall’interfaccia del software che produce il documento tramite una stampante virtuale visualizzabile tra le stampanti di MS Windows, oppure dai client della suite HyperDok tramite apposito comando che permette di selezionare il file.

SPEDIZIONE MULTICANALE

HyperDok, per la delivery automatica della documentazione in uscita, si interfaccia con canali di output quali e-mail server, servizi PEC, fax server, EDI, stampanti e servizi per la postalizzazione cartacea come Postel.

CARTA CON BARCODE

HyperDok permette di acquisire e archiviare in modalità massiva documentazione cartacea riportante codici a barre. Il codice a barre può essere già presente nel documento o aggiunto tramite un’etichetta barcode, questa funzionalità è utile sia per l’acquisizione di documenti emessi che si vuole successivamente riacquisire senza necessità di indicizzarli come per esempio i contratti o i ddt clienti firmati, sia per l’acquisizione di documenti che provengono dall’esterno come per esempio la documentazione del ciclo passivo di fatturazione o i documenti facenti parte di una gestione informatizzata del protocollo in entrata e uscita.

CARTA CON OCR

HyperDok consente di effettuare operazioni di riconoscimento ottico dei caratteri grazie alle integrazioni sviluppate con i principali motori OCR. Dal 2010 Edok è partner Recogniform e propone Recogniform Reader come motore OCR standard di HyperDok, tuttavia la piattaforma permette integrazioni anche con altri motori come, per esempio, Abbyy e Kofax.

HARDWARE PER LA GESTIONE DOCUMENTALE

HyperDok supporta qualsiasi periferica di acquisizione di documentazione cartacea che abbia driver TWAIN o ISIS, possono quindi alimentare l’archivio documentale le multifunzione oppure gli scanner documentali professionali prodotti da Panasonic, Fujitsu, Kodak, etc. Per la parte di generazione delle etichette barcode sono supportati, tramite USB o collegamento di rete, i marchi più diffusi come Dymo, Datamax, Zebra, Intermec, etc.

TOSHIBA CONTROL PANEL

HyperDok dispone di un’apposita interfaccia client, installabile sui pannelli touchscreen delle multifunzioni Toshiba, che consente di accedere alle funzionalità di ricerca, visualizzazione e archiviazione direttamente dalla multifunzione. 

 

integrazione2

Grazie alle centinaia di implementazioni della piattaforma HyperDok affrontate negli anni, Edok ha maturato una significativa esperienza di integrazione con le principali soluzioni ERP presenti sul mercato e sviluppato appositi connettori / plug in di interfacciamento con SAP, applicazioni Oracle, JD Edwards, applicazioni AS/400, Microsoft Dynamics, etc.

INTEGRAZIONE CON  SAP

SAP è l’ERP più utilizzato dalle medio e grandi aziende e si è affermato come infrastruttura gestionale portante, legata ai dati transazionali. Questo sistema molto potente, non però in grado di gestire direttamente tutte quelle informazioni immagazzinate nei cosiddetti "documenti non strutturati" che da sono pari a circa il 75% delle informazioni aziendali.

SAP dispone di diverse soluzioni che consentono l’archiviazione e la ricerca dei documenti da parte di applicativi esterni di document management (es. l’interfaccia SAP ArchiveLink). Le soluzioni Edok sfruttano i vari protocolli di comunicazione messi a disposizione dalla diverse versioni di SAP facendo colloquiare in tempo reale il sistema SAP con il sistema di gestione elettronica documentale. L’interfacciamento avviene tramite il modulo Web Service della suite HyperDok, mediante un motore sviluppato ad hoc da Edok per il pieno interfacciamento con il mondo SAP.

E’ così possibile, ad esempio, archiviare le fatture e i documenti di trasporto dei fornitori tramite l’impiego di sistemi barcode o di lettura ottica dei caratteri (ocr) che indicizzano automaticamente i documenti. L’alta integrazione permette di archiviare nativamente nello stesso repository gli ordini, le fatture e i documenti di trasporto dei clienti e più in generale tutti quei documenti utili al nostro business che SAP non gestisce direttamente come e-mail, fax, pec, word, excel, carta, etc. Tutto questo per gli impiegati e i manager si traduce in semplicità di utilizzo: direttamente dalle schermate SAP è possibile visualizzare i documenti archiviati in HyperDok ottenendo quelle informazioni che i dati SAP non sono in grado di fornire. Non è più necessario alzarsi per ricercare i documenti in armadi ed archivi o riempire le scrivanie di copie di documenti.

L’integrazione di SAP con HyperDok permette inoltre alle aziende di operare la dematerializzazione a norma di legge dell’archivio fiscale aziendale: i documenti aventi rilevanza civilistica o fiscale possono essere conservati in modalità sostitutiva.

Grazie alle collaborazioni instaurate con aziende partner SAP e alle numerose installazioni attive, il nostro reparto di ricerca e sviluppo è continuamente a contatto con il modo SAP ed opera costantemente per mantenere aggiornati i protocolli di collegamento e interfacciamento diretto.

INTEGRAZIONE CON IBM AS/400 E ISERIES

Edok ha da tempo integrato le proprie soluzioni documentali con i sistemi As/400 e iSeries, largamente diffusi fra le imprese italiane.

Grazie alla collaborazione con alcune delle società società italiane del settore IT, Edok è riuscita ad integrare le proprie soluzioni per la gestione documentale con il mondo IBM offrendo agli utenti di sistema un’interfaccia unica: gli utilizzatori di sistemi As/400 ed iSeries con prodotti Edok integrati possono comodamente archiviare un documento direttamente dalle schermate del mainframe, stamparlo su carta, inviarlo via e-mail, fax, posta cartacea, richiamare a video uno o più documenti di diversa natura – attivi o passivi - precedentemente archiviati.

L’integrazione con i sistemi gestionali presenti in azienda è uno dei punti di forza di Edok che da sempre si propone alle aziende con l’obiettivo di semplificare al massimo i processi ed evitare le duplicazioni di informazioni. Per far ciò, nel corso degli anni, abbiamo investito molto nella ricerca e nello sviluppo di soluzioni software che, ove necessario, possano essere integrate velocemente con il mondo IBM fornendo all’utilizzatore finale moduli e interfacce sicuri ed ampiamente collaudati.

INTEGRAZIONE CON MICROSOFT DYNAMICS

Il legame e l’integrazione di HyperDok con gli ERP e i CRM della famiglia Microsoft Dynamics è molto stretto. HyperDok si basa sull’architettura Ms .net e utilizza database relazionali di tipologia Ms Sql, questo rende l’integrazione tra i prodotti di Microsoft e la piattaforma sviluppata da Edok semplice ed immediata.

Negli ultimi anni, contemporaneamente all’affermazione sul mercato dei prodotti Ms Dynamics, Edok ha sviluppato una stretta collaborazione con aziende leader nell’installazione e sviluppo delle piattaforme di Microsoft e gli innumerevoli progetti affrontati insieme hanno portato alla realizzazione di connettori che garantiscono un’integrazione “spinta” tra HyperDok e gli ERP e i CRM Ms Dynamics.

E’ quindi possibile, per esempio, archiviare in modalità automatica i documenti del ciclo passivo sfruttando la tecnologia barcode, associare a dati contenuti nei prodotti Ms Dynamics i documenti destrutturati come e-mail, pec, documenti cartacei, disegni tecnici, etc., visualizzare i documenti archiviati in HyperDok direttamente dall’interfaccia dei prodotti Microsoft, condividere i dati tra le due piattaforme facendo ereditare al documentale gli stati o gli attributi del documento prodotto dal gestionale e viceversa (approvato, respinto, in lavorazione, etc.) e molto altro ancora.

E’ inoltre possibile configurare in HyperDok dei workflow coinvolgendo nel processo anche i dati e i documenti gestiti dai prodotti Microsoft Dynamics. Condividendo determinate tabelle di database tra le due piattaforme il gestionale può acquisire le informazioni relative al workflow dal documentale e viceversa.

integrazione4Nella realizzazione dei vari progetti sono inoltre state realizzate insieme ai partner certificati Microsoft delle apposite plug in che permettono di fruire delle funzionalità di HyperDok direttamente dall’interfaccia utente dei prodotti della famiglia Ms Dynamics. L’archiviazione, la spedizione multicanale, la pubblicazione web e l’accesso alle funzionalità di conservazione sostitutiva possono avvenire dall’interfaccia del gestionale con l’utilizzo di appositi "bottoni".

I connettori sviluppati per i sistemi gestionali di Microsoft permettono a prodotti come Microsoft Dynamics Nav di arricchirsi di tutte le funzionalità di gestione elettronica documentale della suite HyperDok: un elevato valore aggiunto ed un aumento di efficienza per quelle aziende che scelgono di integrare funzionalità evolute di document management nel loro sistema gestionale.

INTEGRAZIONE CON SISTEMI GESTIONALI IN GENERALE

Nel corso degli anni Edok ha integrato le proprie soluzioni documentali con le più svariate tipologie di sistemi documenti presenti sul mercato, dal gestionale per la PMI sino ad arrivare ai complessi ERP utilizzati dai grandi gruppi multinazionali o dai centri servizi.

 

integrazione_ad_hoc

Edok ha maturato negli anni una profonda esperienza nello sviluppo di integrazioni ad hoc di HyperDok con complessi sistemi di terze parti.

Per realtà di grandi dimensioni, sia italiane - private e pubbliche - che multinazionali, abbiamo affrontato e realizzato con successo progetti di integrazione ad hoc di HyperDok con applicativi software come SAP, sistemi su piattaforma IBM As/400 e piattaforme per la gestione della documentazione nei grandi centri servizi.

I nostri progetti di integrazione permettono ad  HyperDok di interagire con le piattaforme applicative di qualunque produttore di software e possono integrare data base eterogenei attraverso i più moderni protocolli di connessione.

Su richiesta, viene svolta una prima analisi per approfondire gli aspetti connessi alla esigenza, verificarne la fattibilità e concordarne le soluzioni tecnico/operative. A seguito dell’analisi tecnica, il cliente riceve un dettagliato progetto esecutivo correlato di preventivo.

La soddisfazione generata con le integrazioni è sempre stata frutto di una progettazione condivisa con i nostri committenti e spesso contrassegnate dall’introduzione di tecnologie innovative.