L'adozione di un sistema di Protocollo Informatico permette alle Pubbliche Amministrazioni di razionalizzazione i flussi documentali, eliminare i protocollo informaticoregistri cartacei e ridurre gli uffici di protocollo.

Il sistema di protocollo informatico opera congiuntamente al sistema di gestione documentale per gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle Pubbliche Amministrazioni.

Il protocollo informatico consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.

La digitalizzazione dei procedimenti amministrativi delle Pubbliche Amministrazioni consente nuove modalità di comunicazione e interazione con cittadini e imprese attraverso l’erogazione di servizi e la realizzazione di un unico punto di accesso.

I procedimenti amministrativi incentrati sulla gestione documentale e sul protocollo informatico garantiscono la corretta gestione dell’intero ciclo di vita dei documenti dalla produzione alla conservazione. I sistemi per la gestione documentale consentono infatti di:

  • Documento informatico - Automatizzare i processi di classificazione, fascicolazione e definizione dei metadati (informazioni base e specifiche per tipologia di documenti).
  • Flussi documentali e protocollo - Automatizzare la fase di registrazione dei documenti in ingresso e uscita e assegnazione alle unità organizzative.
  • Dematerializzazione - Dematerializzare il trattamento dei flussi documentali sia in ingresso che in uscita.
  • Conservazione - Supportare l’archiviazione dei documenti informatici e delle copie.

La gestione dei flussi documentali è l'insieme di funzionalità che consentono di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle Pubbliche Amministrazioni  tramite la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.

HyperDokPA è la piattaforma software progettata e sviluppata interamente da Edok che permettere alle Pubbliche Amministrazioni di ottemperare, con un unico strumento, a tutte le richieste del Codice dell’Amministrazione Digitale e delle altre normative di settore. La soluzione di protocollo informatico di Edok è realizzata conformemente a quanto sancito dalla normativa ed è pensata per automatizzare le procedure di gestione del protocollo in tutti i comparti amministrativi e dematerializzare tutti i documenti e gli archivi cartacei.

 

HyperDokPA è la piattaforma software per la digitalizzazione dei processi amministrativi appositamente ideata e sviluppata da Edok per le Pubbliche Amministrazioni.

protocollo informatico pa

  • Protocollo informatico e gestione flussi documentali a norma
  • Gestione documento informatico
  • Gestione fatture elettroniche emesse dai fornitori delle Pubbliche Amministrazioni
  • Generazione e conservazione registro giornaliero di protocollo
  • Sistema di conservazione digitale con conservatore accreditato presso AgID
  • E molto altro ancora

 

Le recenti regole tecniche per il protocollo informatico (DPCM 3 dicembre 2013) hanno introdotto le seguenti innovazioni:

  • introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
  • revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
  • obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
  • superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
  • conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
  • modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
  • utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria  nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
  • disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici  tra sistemi di protocollo
  • generazione dell’impronta per ogni documento informaticoLe indicazioni di dettaglio sono raccolte in specifici allegati:

A partire dall'11 ottobre 2015 le Pubbliche Amministrazioni sono tenute, in base all'articolo 7, comma 5 delle suddette Regole tecniche, ad inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva. Per maggiori informazioni sulla conservazione del registro giornaliero di protocollo cliccare qui.

<HyperDokPA>

< AgID - Gestione Flussi documentali>

<Maggiori informazioni>