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Ottimizzazione dei flussi documentali

  • Analisi flussi documentali: comprensione e schematizzazione dei flussi di documentazione intra ed extra-aziendali e degli stati di evoluzione di ogni tipologia documentale gestita nell'organizzazione.
  • Analisi e formazione organizzativa: comprensione e schematizzazione degli attori (personale) coinvolti nella gestione dei processi documentali e giuridico/fiscali, gestione dei nuovi incarichi (es. Responsabile della Conservazione), presentazione e implementazione delle azioni di miglioramento. Identificazione ed attuazione di interventi mirati al miglioramento organizzativo, personalizzazioni in relazione allo specifico contesto lavorativo di riferimento e supporto nella gestione del cambiamento (change management).
  • Analisi riduzione dei costi di gestione documentale (tipologie documentali conservabili): consulenza specializzata sulla conservazione elettronica sostitutiva e suoi possibili vantaggi della dematerializzazione (calcolo del ROI, del pay back time dell’investimento, etc.).
  • Consulenza normativa giuridico/fiscale:
    • Conservazione ottica sostitutiva: la normativa civile e gli adempimenti previsti a livello fiscale, le responsabilità dell'organizzazione e degli incaricati, le sanzioni, etc.
    • Relazioni e corretta applicazione della normativa tecnica in relazione alla normativa giuridico/fiscale: la natura analogica ed informatica dei documenti, la firma digitale, la marcatura temporale, la tecnica per l'associazione del riferimento temporale, la generazione dell'evidenza informatica, la memorizzazione, l'archiviazione, la conservazione, il riversamento diretto e sostitutivo, etc.
  • Formazione specifica per responsabili della conservazione: i compiti del responsabile della conservazione, gli strumenti per fare fronte agli obblighi di esibizione dei documenti conservati, i controlli e le verifiche nelle varie fasi del processo di conservazione, l'organizzazione del personale delegato, la protrazione del valore dei documenti conservati nel tempo, etc.
  • Formazione per altri operatori dei processi di conservazione elettronica sostitutiva: la generazione dei documenti informatici, le policy di sicurezza dell'archivio elettronico, i controlli successivi per la disponibilità dei dati conservati, etc.

Redazione manualistica e documentazione specifica e/o richiesta dalla normativa

  • Manuale della conservazione: il documento che descrive le procedure operative utilizzate nell'organizzazione per gestire la conservazione elettronica sostitutiva dei documenti e delle scritture contabili anche aventi rilevanza fiscale.
  • Manuale del Responsabile della conservazione: il documento che integra tutte le nozioni di cui deve essere a conoscenza il RDC per svolgere il suo incarico.
  • Scritture accessorie: incarichi al personale delegato, gestione delle emergenze, tracciatura delle procedure di conservazione, etc.
  • Manuali di procedura personalizzati: sulla base di esigenze specifiche non riconducibili a stardard già analizzati.