Organizzare e semplificare i processi

HyperDok permette di organizzare e gestire in digitale il processo di lavoro. Le attività che devono essere effettuate durante il processo possono essere svolte dagli utenti, da HyperDok o da applicazioni informatiche terze.

I costi, i tempi, l’inefficienza e gli errori derivanti da procedure ancora basate sui documenti cartacei sono ormai sempre più difficili da sopportare. Il workflow management permette di organizzare e gestire in digitale il processo di lavoro e i flussi documentali mediante l’utilizzo di software specifici.

HyperDok  permette di gestire e organizzare mediante delle procedure informatiche preconfigurabili i processi delle organizzazioni che si basano su attività, persone, documenti e informazioni. Le attività che devono essere effettuate durante il processo possono essere svolte dagli utenti, da HyperDok o da applicazioni informatiche terze.

I sistemi di workflow basati su dei documenti coordinano tutte le operazioni che riguardano l’elaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le attività ed i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro. Un document workflow segue un documento durante tutto il suo ciclo di vita, fornendo un’azione di controllo costante sulla sua creazione, condivisione, revisione, stato, etc.

La gestione dei processi di business (BPM) è la chiave per progettare, organizzare ed ottimizzare nel tempo i processi, riducendo sensibilmente i costi workflow 1
ed accrescendo le performance aziendali. Il fattore che determina il successo di un’azienda rispetto alle sue concorrenti sta nella capacità di arrivare per primi sul mercato con un prodotto nuovo o un servizio innovativo, di soddisfare rapidamente le richieste dei clienti, di impiegare minor tempo nell’esecuzione delle attività di routine ed in generale di gestire in modo efficace i processi di business.

I vantaggi

Oggi le organizzazioni devono possedere spiccate doti di agilità e flessibilità per adattarsi rapidamente ai cambiamenti imposti dal mercato. La diffusione della cultura di processo e l’aumento dei documenti in formato digitale aiutano le persone a svolgere il loro lavoro in modo collaborativo e strutturato, concorrendo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

I vantaggi che derivano dall’introduzione di un sistema di Workflow sono immediatamente dimostrabili:

  • Rispetto delle regole e migliore controllo del processo: i processi manuali, spesso non conformi e senza controlli, portano i dipendenti ad applicare regole diverse rispetto a quanto definito dall’azienda, con spreco di tempo. Il mancato rispetto delle regole comporta inoltre l’impossibilità di individuare una metodologia ottimale e rilevare eventuali errori. Un sistema di workflow, oltre che essere uno strumento di verifica del lavoro svolto, permette la standardizzazione dei metodi di lavoro.
  • Riduzione dei tempi di esecuzione e incremento dell’efficienza, l’automazione di molti processi fornisce l’eliminazione dei passi non necessari.
  • Accesso immediato a tutti i documenti coinvolti nel processo.
  • Utilizzo di modelli prestabiliti per la creazione dei documenti.
  • Invii automatici di alert (e-mail, messaggistica istantanea, notifiche desktop, etc.).
  • Notifica automatica delle attività da eseguire.
  • Ottimizzazione delle performance aziendali: grazie alle informazioni raccolte automaticamente all’avanzamento delle attività dei singoli processi è possibile individuare i colli di bottiglia e i punti critici del processo.
  • Trasferimento della conoscenza aziendale dalle persone al sistema.
  • Tracciabilità di ogni operazione con conseguente responsabilizzazione degli esecutori e protezione delle informazioni.
  • Flessibilità data dal fatto che il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze.