Edok è organizzata e strutturata per offrire, tramite i propri Data Center, un servizio globale di outsourcing documentale in modalità ASP, SaaS, cloud compunting o full outsourcing.

Edok garantisce l’utilizzo di apparecchiature all’avanguardia ed elevati livelli di sicurezza. I servizi offerti integrano i principi dell’outsourcing e le potenzialità di internet con l’obiettivo di proporre ai clienti un’alternativa allettante all’implementazione di un sistema di gestione documentale “in house”.

Le soluzioni di outsourcing documentale, grazie all’economie di scala Edok, risultano sempre economicamente vantaggiose e non impattano sulla struttura amministrativa e informatica aziendale. I documenti, siano essi in formato elettronico o in formato cartaceo, sono trattati nei centri di produzione Edok e il cliente può facilmente gestirli e ricercarli tramite web o su supporti stand alone come CD/DVD, dischi esterni, chiavette, etc.

I processi sono curati da personale specializzato, appositamente formato ed istruito sulle normative legate alla privacy e al trattamento dei dati. I documenti originali cartacei vengono stoccati presso magazzini esterni oppure distrutti nel caso di conservazione digitale a norma di legge.

outsourcing documentale

 

I Clienti possono scegliere, in base alle esigenze, tra due differenti tipologie di servizio:

S.O.S. - SERVIZI OUTSOURCING STANDARD

S.O.P. - SERVIZI OUTSOURCING PERSONALIZZATI


Tutti i servizi offerti da Edok in modalità ASP, SaaS o Full Outsourcing vengono erogati mediante l’impiego della piattaforma software per la gestione elettronica documentale integrata HyperDok.

Di seguito il dettaglio dei servizi in outsourcing erogati da Edok:

 

ARCHIVIAZIONE FLUSSI DOCUMENTALI

Il servizio Edok è in grado di archiviare e gestire flussi di dati in formato PDF, spool di stampa, xml ed altri formati forniti dal cliente. I dati prodotti dai sistemi informativi aziendali vengono trasformati in documenti elettronici, archiviati e indicizzati. Apposite funzionalità consentono la normalizzazione dei flussi dati in entrata e l'eventuale controllo e validazione dei documenti con rilevazione e segnalazione di anomalie (verifica progressività numerazione documenti, cross-check dei dati, etc.).

I documenti archiviati possono essere collegati in modalità dinamica tra loro, è quindi possibile visualizzare una fattura e accedere con un clic agli ordini e ai ddt collegati o al contratto in essere con quel determinato cliente o fornitore, oppure raggruppare i documenti in base ad un codice commessa, o creare dei fascicoli in cui inserire i documenti, etc.

DIGITALIZZAZIONE ARCHIVI CARTACEI

Edok dispone di un collaudato servizio per la digitalizzazione e dematerializzazione degli archivi cartacei. I nostri consulenti formulano piani di progetto che dettagliano tempi e modi di lavorazione degli archivi cartacei delle organizzazioni clienti. La lavorazione avviene nei centri documentali Edok oppure presso la sede dell'organizzazione committente. I nostri operatori specializzati preparano i documenti per la scansione salvaguardando l’integrità e la qualità degli originali. Ogni documento viene classificato secondo le procedure concordate nel piano di progetto e digitalizzato con scanner professionali in grado di acquisire qualsiasi tipologia di formato, dagli scontrini fiscali fino al formato A0. Le immagini acquisite vengono processate con appositi software per l'ottimizzazione dell'immagine. Il processo prevede delle rigide regole di controllo sulla qualità dei dati imputati / acquisiti e sulla qualità delle immagine scansionate.

L'archivio digitalizzato è accessibile ovunque tramite interfaccia web o su supporti informatici come CD/DVD, dischi esterni, chiavette, etc. I documenti cartacei vengono restituiti con la documentazione classificata e disposta nel medesimo modo in cui era al momento della consegna.

INDICIZZAZIONE DOCUMENTI

Il servizio prevede l'indicizzazione di documenti cartacei o elettronici. Gli operatori effettuano le operazioni di indicizzazione tramite la piattaforma software per la gestione elettronica documentale integrata HyperDok utilizzando tecnologia barcode e motori per la lettura ottica dei caratteri (OCR, ICR, OMR, etc.).

PUBBLICAZIONE WEB

L’archivio documentale è accessibile ovunque tramite internet. L’interfaccia web è ottimizzata anche per dispositivi di tipologia mobile come tablet e smartphone. Gli utenti possono fruire delle informazioni aziendali da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi luogo e hanno la possibilità di comunicare, cambiare stati, approvare attività, inviare richieste, ricevere notifiche, etc.

FATTURAZIONE ELETTRONICA TRA AZIENDE PRIVATE

Il flusso di fatture in uscita (ciclo attivo) viene inviato al servizio Edok che si occupa di generare le fatture elettroniche a norma e di inviarle in modo massivo tramite PEC, e-mail con allegato o e-mail con link al documento pubblicato sul web. I documenti sono conservati in modalità digitale da operatori Edok e sono facilmente consultabili tramite accesso web. Il servizio può gestire anche la fatturazione elettronica in entrata (ciclo passivo) permettendo alle aziende che ne usufruiscono di eliminare la carta anche lato fatture ricevute..

FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

Il servizio Edok di Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione consente il dialogo con il Sistema di Interscambio (SdI) e integra nativamente i servizi di firma digitale, di posta elettronica certificata e di conservazione a norma di legge richiesti per lo svolgimento della procedura.

Il servizio è in grado di:

  • Generare flussi di FatturePA partendo da informazioni che risiedono in tabelle del database del sistema gestionale aziendale.
  • Gestire flussi XML standard FatturaPA correttamente creati da altre procedure software provvedendo a firmarli digitalmente.
  • Gestire file XML correttamente creati e firmati digitalmente da altre procedure software.
  • Gestire l’invio della FatturaPA al SdI tramite PEC o altri canali.
  • Gestire le ricevute rilasciate dallo SdI tracciando l’esito dell’invio della FatturaPA tramite un apposito “cruscotto”.
  • Conservare a norma di legge la FatturaPA e la documentazione ad essa legata (es. ricevute PEC relative all’invio o ricevute rilasciate dal SdI).

E' possibile scegliere tra n. 2 tipi di soluzioni:

  • SERVIZIO FATTURAPA LIGHT: il servizio online di fatturazione elettronica verso la PA semplice, sicuro e attivabile via web in pochi passi.
  • SERVIZIO FATTURAPA PERSONALIZZATO: servizio di fatturazione elettronica verso la PA integrato con i sistemi informativi aziendali e personalizzabile in base alle esigenze del cliente.

CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA

Il processo di conservazione a norma dei documenti archiviati può essere svolto in outsourcing delegando ad Edok gli obblighi e le responsabilità imposti dalla normativa. Un servizio sicuro, collaudato e conforme alle normative italiane ed europee che è facilmente attivabile in tempi brevi e con costi di start up contenuti. Il servizio include:

  • Assunzione obblighi e responsabilità del Responsabile della Conservazione e del Responsabile del trattamento dei dati.
  • Redazione, tenuta e aggiornamento Manuale della Conservazione e documentazione di sistema.
  • Gestione processo di conservazione a norma di legge:
  • Acquisizione, presa in carico e validazione PACCHETTI DI VERSAMENTO
  • Generazione PACCHETTI DI ARCHIVIAZIONE
  • Produzione PACCHETTI DI DISTRIBUZIONE (web, vpn, CD/DVD, etc.)
  • Polizze assicurative di responsabilità professionale.
  • Certificati di firma digitale, servizio di marcatura temporale, sistemi di protezione dati, etc.
  • Tenuta copia di backup dei documenti conservati in base alle tempistiche imposte dalla normativa (es. 10 anni per i documenti fiscalmente rilevanti).
  • Hosting hardware, software e relativi servizi (backup, etc.);

Le principali tipologie documentali gestite dal servizio di conservazione in outsourcing di Edok sono:

  • Fatture di Vendita;
  • Fatture elettroniche in genere e fatturePA
  • Documenti amministrativi in genere: Documenti di Trasporto, Ordini di Acquisto/Vendita, Fatture di Acquisto, Contratti, Raccomandate, etc.;
  • Scritture contabili: Libro Giornale, Registri IVA, Giornale di Magazzino, Mastrini, etc;
  • PEC;
  • Contratti;
  • Documenti sanitari;
  • Libri Unici del Lavoro;
  • Documenti del lavoro in genere: CUD, 770, DM10, etc;
  • Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a protocollazione informatica;
  • Mandati di pagamento e reversali.

La possibilità di delegare a soggetti competenti ed altamente qualificati l’intero processo di conservazione dei documenti assume un’importanza tanto più rilevante quanto maggiori sono le dimensioni dell’azienda impegnata nella conservazione sostitutiva. Affidare il processo di conservazione sostitutiva ad uno specialista esterno significa sollevare le aziende dai rischi e dagli oneri relativi e permettere loro di concentrarsi sul core business.

Edok è conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) in ragione dell’adozione dei più elevati requisiti di qualità e sicurezza nella conservazione dei documenti informatici. I prerequisiti richiesti dall’ AgID per poter essere accreditati sono garanzia di affidabilità e competenza dell’azienda certificata.

SPEDIZIONE MULTICANALE

Il servizio prevede che i documenti elaborati vengano spediti secondo il canale definito dal Cliente: e-mail, PEC, e-mail o pec con link al documento pubblicato sul web, EDI e posta cartacea.

Tramite accesso web è possibile visualizzare il canale e lo stato di spedizione di ogni singolo documento. Gli utenti abilitati possono configurare e personalizzare l’inoltro dei documenti: definire i canali di spedizione, eventuali reindirizzamenti, impostare testi, oggetti, firme predefinite, etc.

Unica Piattaforma: un unico strumento permette di inviare tramite e-mail, PEC, fax, e-mail link, EDI e posta cartacea. Possibilità di aggiungere i servizi di archiviazione, conservazione e pubblicazione web.

Servizio completo: possibilità di invii massivi automatici o spot a testo fisso e destinazione variabile (circolari, campagne marketing, etc.) o di documenti a testo, paginazione e destinazione variabile (fatture, solleciti, estratti conto, etc.).

Reportistica dettagliata: tracciabilità completa di invii, recapiti, notifiche di lettura, indirizzi errati, etc.

Dettaglio canali di spedizione del servizio di spedizione multicanale in outsourcing di Edok:

E-MAIL

Il servizio permette di inviare e-mail o PEC massive, contenenti informazioni statiche, dinamiche, con link a pagine web e con uno o più documenti allegati.

PEC TO PEC (valore legale)

La spedizione PEC to PEC è un sistema di trasmissione telematica a valore legale che rende i messaggi opponibili a terzi. Il servizio permette di inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC alla casella PEC del destinatario e visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato richiamando le relative ricevute collegate al documento inviato. I documenti inoltrati con esito negativo vengono segnalati in un’apposita area nella quale è possibile gestirli selezionando il reinvio sempre tramite PEC o altro canale.

FAX

Il servizio permette di inviare in modalità massiva tramite fax i documenti archiviati monitorando da web lo stato delle spedizioni. I documenti inoltrati con esito negativo vengono segnalati in un’apposita area nella quale è possibile gestirli selezionando il reinvio sempre tramite fax o altro canale.

POSTALIZZAZIONE CARTACEA

Il servizio di postalizzazione cartacea Edok permette di stampare, imbustare e spedire automaticamente la corrispondenza tracciando tutte le fasi di lavorazione e consegna. Il servizio viene utilizzato per spedire tramite posta cartacea documenti come fatture, ddt, conferme ordine, estratti conto e molto altro ancora e può essere personalizzato in base alle esigenze del Cliente.

I nostri centri specializzati sono dotati di attrezzature industriali di stampa e imbustamento che offrono maggiore qualità e minore costo di stampa rispetto ai dispositivi che tradizionalmente si usano presso le organizzazioni.

Il Cliente può scegliere tra diverse tipologie di recapito (Poste Italiane, Nexive o altri vettori): Posta Massiva, Posta Prioritaria, Raccomandata A.R. (valore legale), Formula Certa (tracciatura consegna tramite tecnologia satellitare), etc. e tra diverse tipologie di stampa e imbustamento: bianco e nero, full color, solo fronte, fronte/retro, stampa, imbustamento e postalizzazione, stampa e “inscatolamento” con spedizione colli, etc.

Con un solo click è possibile inviare la corrispondenza direttamente dal sistema informativo aziendale, eliminando le operazioni di stampa, imbustamento, affrancatura e attesa agli uffici postali.

SPEDIZIONE LETTERE CIRCOLARI

E’ il servizio che consente a tutti, Clienti e non, di abbattere i tempi e i costi per la realizzazione e l’invio di lettere circolari a mezzo posta cartacea. E’ sufficiente effettuare l’upload del testo della lettera in formato “doc” o “docx”, comprensivo di carta intestata e il file contenete l’elenco degli indirizzi, più eventuali variabili di testo, in formato “xls” o “xlsx”, specificando il tipo di postalizzazione e il servizio richiesti (es. postalizzazione cartacea, pec, e-mail). Entro pochi minuti verrà inviata una prova di stampa in formato pdf e il relativo preventivo di spesa. Se confermati parte immediatamente la lavorazione. Non sono previsti numeri minimi di buste.

PEPPOL

I servizi in outsourcing proposti da Edok (modalità cloud computing) consentono di:

  • Acquisire automaticamente dagli Access Point i flussi di documenti in formato Peppol convertendoli in formati pdf e generando dei flussi per il caricamento dei dati nel sistema gestionale.
  • Inviare al servizio flussi di documenti dal sistema gestionale (webservice o ftps) generando ed inviando i flussi in formato Peppol agli Access Point.
  • Tracciare tutte le fasi del processo e acquisire, archiviare ed associare al documento le ricevute e le conferme rilasciate dagli Access Point.
  • Conservare in modalità digitale a norma di legge i documenti ricevuti e/o inviati.

 

STOCCAGGIO ARCHIVI E MACERO INDUSTRIALE

Edok offre una gamma di servizi per la gestione integrata della PEC in outsourcing che permettono alle organizzazioni di:

  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Smistare e archiviare automaticamente i messaggi in base a delle regole predefinite.
  • Inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC (es. fatture di vendita, solleciti, contratti, etc.).
  • Visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato e richiamare le relative ricevute collegate che vengono rilasciate dai server dei provider.
  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Conservare a norma di legge i messaggi PEC e le relative ricevute rilasciate dai server dei provider.

STOCCAGGIO ARCHIVI E MACERO INDUSTRIALE

E' possibile esternalizzare ad Edok tutta la gestione dell'archivio cartaceo dell'organizzazione. Il servizio include: raccolta dei documenti, indicizzazione, riorganizzazione e gestione per vostro conto dell'archivio.

Edok completa lo stoccaggio dei documenti con un sistema che codifica i movimenti di ogni singola pratica da quando viene presa in carico, a quando eventualmente, previa indicazione del cliente, andrà "al macero". ll reperimento e l’esibizione dei documenti sono garantiti, su richiesta dell’utente, direttamente presso la nostra sede oppure utilizzando il servizio di consegna rapida.

I principali vantaggi di cui le aziende possono giovare sono:

  • Riduzione drastica dei tempi di gestione dell'archivio e più tempo, da parte delle risorse, da dedicare al core business aziendale.
  • Azzeramento dei costi per l'adeguamento della struttura: scaffalature, sistemi antincendio, sistemi di aerazione per il mantenimento integro della carta, sistemi anti allagamento, etc.
  • Ottimizzazione logistica degli spazi riservati all’archivio, meno costi legati allo stoccaggio dei documenti (affitti per locali archivio, operazioni di manutenzione, etc.).
  • Supporto logistico indispensabile in caso di cambio di sede aziendale o di migrazione di parti dell’archivio.

STAMPA MASSIVA E MICROFILMATURA

Il servizio di stampa massiva proposto da Edok garantisce tempi e qualità di realizzazione di assoluta eccellenza. E' possibile stampare documenti in bianco e nero o a colori, su carta bianca o carta personalizzata offset.

La microfilmatura è il procedimento attraverso il quale è possibile trasformare qualunque documento cartaceo in documento digitale: la microfilmatura è, sostanzialmente, la “fotografia” del documento che desideriamo conservare per un lungo periodo. Il servizio di microfilmatura proposto da Edok è un servizio di archiviazione utile a qualsiasi tipologia di azienda.

I centri Edok sono conformi ai più severi standard di sicurezza e rispettano i requisiti normativi che regolano i mercati in cui operano le aziende clienti.

Per le aziende, soggette a regole sempre più stringenti, significa disporre di infrastrutture affidabili e di processi certificati in grado di superare anche i controlli più rigorosi.

  • N. 4 data center dislocati sul territorio italiano.
  • Infrastrutture tecnologiche progettate per garantire performance, sicurezza e continuità operativa.
  • Uptime del 99,9% su base annuale.
  • Alta connetività.
  • Reparto interno con personale specializzato.
  • Numerose collaborazioni su tutto il territorio nazionale per ritiri/consegne, digitalizzazioni, indicizzazioni e stoccaggio materiale cartaceo.

 

CERTIFICAZIONI

Edok ha conseguito le seguenti certificazioni indispensabili per il nostro settore:

UNI EN ISO 9001 e ISO/IEC 27001

ISO9001-27001-it_colLa società RINA ha certificato che il sistema di gestione per la qualità di Edok Srl è conforme alle norme UNI EN ISO 9001 per quanto concerne la progettazione, sviluppo e distribuzione di software e servizi informatici e che il sistema per la gestione della sicurezza delle informazioni di Edok Srl è conforme alle norme ISO/IEC 27001.

 

CONSERVATORE ACCREDITATO AGID

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Edok ha superato con successo il processo di accreditamento presso l’Agenzia per l’Italia Digitale - AgID - in ragione dell’adozione dei più elevati requisiti di qualità
e sicurezza nella conservazione dei documenti informatici. I prerequisiti richiesti dall’ AgID per poter essere accreditati sono garanzia di affidabilità e competenza dell’azienda certificata.

DELEGATO TERRITORIALE ANORC

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Edok è sede territoriale di ANORC (Associazione Nazionale Operatori Responsabili della Conservazione sostitutiva) per la Provincia di Brescia. L'associazione ANORC è nata dall'esigenza di riunire sotto un unico "volano" tutti coloro che operano, in modo professionale e altamente competente, in un settore innovativo e in costante evoluzione quale quello della Dematerializzazione e della Conservazione Digitale dei documenti..

 

ANORC PROFESSIONI

anorc_professioniANORC Professioni è la prima associazione professionale italiana dedicata ai DPO, il Data Protection Officer e il Digital Preservation Officer (come vengono definiti a livello internazionale), la cui reciproca collaborazione è tra l'altro esplicitamente incoraggiata dall'art. 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). La professionalità del Responsabile della conservazione ha ora la possibilità di essere ufficialmente riconosciuta e organizzata grazie all'Elenco istituito da ANORC Professioni. I servizi in outsourcing di Edok sono coordinati e gestiti da consulenti iscritti all’elenco di Anorc Professioni in qualità di Responsabile della Conservazione livello Expert (livello più alto).

 

 

ESPERIENZA

L’esperienza ventennale del nostro personale nel campo della gestione documentale, l’alta padronanza della normativa di settore da parte dei nostri consulenti e centinaia di casi analizzati hanno garantito il successo dei nostri servizi e una crescita costante della nostra azienda.

Edok è organizzata per offrire in modalità Cloud Computing un servizio globale di Gestione Documentale. Il cliente non si deve preoccupare di nulla in quanto la piattaforma HyperDok è installata presso data center Edok e la manutenzione dell’infrastruttura è gestita dal nostro personale.

La caratteristica principale di questo modello di erogazione dei servizi di gestione documentale è la possibilità di acquisire il software e pagare solo quello che si utilizza.

La piattaforma software per la gestione elettronica documentale HyperDok è stata progettata e sviluppata con tecnologie ottimizzare per l’utilizzo in modalità cloud computing e per l’accesso all’archivio in modalità web o mobile.

Il cloud consente di risparmiare sulle infrastrutture IT e avere la garanzia di sicurezza e affidabilità offerta dal software e dai data center di Edok.

Cloud

La gestione documentale in modalità cloud computing offre un modo sicuro per creare collaborazione e condivisione di conoscenza tra le persone in locazioni distinte in quanto è possibile accedere ovunque ai documenti condivisi in tutta sicurezza. I vantaggi per le aziende sono numerosi, di seguito elenchiamo i principali:

  • Accesso ovunque ai documenti e alle informazioni aziendale con qualunque strumento abbia una connessione internet attiva come computer, tablet, smartphone, etc..
  • Conservazione dei dati nel tempo in massima sicurezza.
  • Protezione sicura degli accessi.
  • Scalabilità e modularità del servizio.
  • Riduzione dei costi fissi e del capitale immobilizzato.
  • Nessun onere gestionale.
  • Aggiornamento tecnologico continuo

Grazie all’utilizzo della suite HyperDok in modalità cloud computing ARCHIVIARE, RICERCARE, GESTIRE e CONDIVIDERE le informazioni e i documenti non è mai stato così facile ed economico!

Il servizio Edok di Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione consente il dialogo con il Sistema di Interscambio (SdI) e integra nativamente i servizi di firma digitale, di posta elettronica certificata e di conservazione a norma di legge richiesti per lo svolgimento della procedura.

Il servizio è in grado di:

  • Generare flussi di FatturePA partendo da informazioni che risiedono in tabelle del database del sistema gestionale aziendale.
  • Gestire flussi XML standard FatturaPA correttamente creati da altre procedure software provvedendo a firmarli digitalmente.
  • Gestire file XML correttamente creati e firmati digitalmente da altre procedure software.
  • Gestire l’invio della FatturaPA al SdI tramite PEC o altri canali.
  • Gestire le ricevute rilasciate dallo SdI tracciando l’esito dell’invio della FatturaPA tramite un apposito “cruscotto”.
  • Conservare a norma di legge la FatturaPA e la documentazione ad essa legata (es. ricevute PEC relative all’invio o ricevute rilasciate dal SdI).

E' possibile scegliere tra n. 2 tipi di soluzioni:

Edok, tramite i propri servizi di outsourcing documentale, consente ai fornitori della Pubblica Amministrazione di gestire il formato Peppol. Il servizio dialoga con gli Access Point ed acquisisce ed emette automaticamente i flussi di documenti in formato Peppol e le relative notifiche/ricevute.

Nello specifico il servizio è in grado di:

  • acquisire automaticamente dagli Access Point i flussi di documenti in formato Peppol convertendoli in formati pdf e generando dei flussi per il caricamento dei dati nel sistema gestionale.
  • inviare al servizio flussi di documenti dal sistema gestionale (webservice o ftps) generando ed inviando i flussi in formato Peppol agli Access Point.
  • tracciare tutte le fasi del processo e acquisire, archiviare ed associare al documento le ricevute e le conferme rilasciate dagli Access Point.
  • conservare in modalità digitale a norma di legge i documenti ricevuti e/o inviati.

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