I sistemi di gestione documentale, o document management system (DMS), sono delle piattaforme software che permettono di organizzare l'archiviazione e la gestione dei documenti o di altri contenuti aziendali.

La gestione documentale (effettuata con sistemi informatici) e la digitalizzazione potrebbero portare guadagni stimati tra il 3% e il 5% del PIL,con un impatto complessivo sul Sistema-Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di Euro. Si calcola che in Italia sono circa 600 miliardi i fogli e 45 miliardi i “documenti di business” che potrebbero essere dematerializzati grazie all'utilizzo di software per la gestione documentale.

Fonte: Osservatorio sul documento digitale - Infocamere

Un software di gestione documentale può realmente aumentare l’efficienza ed abbassare i costi delle organizzazioni purché offra una GESTIONE DOCUMENTALE A 360° includendo funzionalità di archiviazione digitale, document management, workflow & business process management e conservazione sostitutiva a norma di legge.

La piattaforma di gestione documentale sviluppata da Edok è HyperDok, il software client/server che permette di gestire tutta la documentazione e le informazioni aziendali, nonchè i processi ad essi associati.

LA PIATTAFORMA EDOK PER LA GESTIONE DOCUMENTALE: HYPERDOK

HyperDok permette di gestire tutti i documenti e le informazioni indipendentemente dal formato e dall'origine. Un’unica suite su misura, integrata con i sistemi informativi, contiene tutti gli strumenti necessari per una organizzazione ottimale delle informazioni ed una corretta gestione dei processi documentali.

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I VANTAGGI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE CON HYPERDOK

L'introduzione in un'organizzazione della piattaforma per la gestione documentale HyperDok permette agli utenti di avere i documenti e le informazioni sempre disponibili per la ricerca, consultazione e trasmissione in tempi brevissimi. Tutti i documenti e le informazioni in essi contenute vengono gestite in modo semplice e preciso. I documenti sono reperibili in tempo immediato per lo smistamento agli uffici, ai clienti, ai fornitori, etc.

I processi di workflow definiti nel software di gestione documentale sono intuitivi e user friendly con la conseguenza che anche all'utente meno esperto risulta naturale inserire un documento all'interno di un percorso predefinito con delle regole preimpostate. I gruppi e gli utenti dell'organizzazione utilizzando il software di gestione documentale per svolgere in modo collaborativo le loro funzioni.

Le soluzioni di gestione documentale sviluppate da Edok consentono di gestire qualsiasi tipologia di documento, indipendentemente dalla fonte che lo genera, mettendo a disposizione su misura delle organizzazioni molteplici funzionalità:

HyperDok sostituisce l'archiviazione in cartelle condivise di windows e gli archivi cartacei delle organizzazioni. Grazie alle soluzioni Edok le Aziende e le PA possono passare da una gestione documentale di tipo tradizione ad una vera e propria gestione elettronica documentale su misura migliorando l'organizzazione, ottimizzando le risorse e ottenendo comprovati vantaggi in termini di risparmio di tempo, riduzione dei costi ed aumento dell'efficienza.

La gestione documentale su misura: gli ambiti applicativi

Edok, grazie all'esperienza maturata in centinaia di casi analizzati, ha sviluppato dei pacchetti applicativi basati sulla piattaforma HyperDok in grado di soddisfare le più diffuse esigenze di gestione documentale:

  • CICLO ATTIVO (CLIENTI)
  • CICLO PASSIVO (FORNITORI)
  • AREA COMMERCIALE
  • CORRISPONDENZA IN ENTRATA E IN USCITA (con protocollazione se necessario)
  • AREA HR
  • DOCUMENTI QUALITA'
  • UFFICIO TECNICO
  • DOCUMENTI PRODUZIONE
  • CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA
  • ETC.

I pacchetti applicativi permettono di realizzare e mettere in funzione, in pochissimi giorni, un sistema completo di gestione documentale senza dover modificare gli altri applicativi software presenti in azienda o effettuare attività lato sistema informativo. I pacchetti applicativi HyperDok permettono, di base senza nessuna attività di personalizzazione della soluzione proposta, di:

  • intercettare i flussi strutturati prodotti dai sistemi informatici aziendali e li elabora in modalità completamente automatica.
  • intercettare le e-mail, le pec, e i fax "agganciandosi" ai relativi account o interfacciandosi ai fax server.
  • archiviare la documentazione cartacea acquisendo automaticamente i documenti scansionati con le multifunzione (polling su cartelle condivise) oppure interfacciandosi a dispositivi per la scansione professionale con driver twain o isis.
  • interfacciarsi con gli applicativi come MS Office o OpenOffice per l'acquisizione dei documenti prodotti.

Una Gestione documentale a 360 gradi

La gestione documentale per ottimizzare le informazioni aziendali

Con le soluzioni di gestione documentale di Edok le organizzazioni possono:

  • Archiviare qualsiasi tipologia di documento presente nelle aziende (carta, spool, desktop, e-mail, pec, fax, etc.).
  • Gestire la creazione collaborativa dei documenti.
  • Gestire gli stati e le versioni dei documenti.
  • Protocollare qualsiasi documento in entrata ed in uscita utilizzando un semplicissimo sistema di etichettatura (cartacea o su file) di codici a barre.
  • Digitalizzare, indicizzare e archiviare in modalità automatica, tramite lettura e interpretazione codici a barre o lettura ottica dei caratteri, qualsiasi tipologia di documento precedentemente protocollato (carta e file).
  • Automatizzare la gestione dei flussi di lavorazione dei documenti.
  • Collegare al documentale illimitati account e-mail o pec.
  • Gestire in modo intelligente la spedizione all’esterno dei dati tramite configurazione con sistemi di posta elettronica, pubblicazione web, server fax e spedizione cartacea.
  • Firmare i documenti tramite firma digitale o firma elettronica avanzata (es. firma grafometrica).
  • Conservare i documenti in modalità digitale a norma di legge (conservazione sostitutiva).gestione documentale 2
  • Condividere tutti i documenti aziendali.
  • Fascicolare e gestire le associazioni tra documenti in modalità dinamica (commesse, progetti, pratiche, etc.).
  • Organizzare in modalità strutturata tutti i dati archiviati
  • Pubblicare i documenti sul Web.
  • Gestire le interazioni con i sistemi informativi.
  • Gestire in digitale e i processi aziendali tenendo traccia di tutte le operazioni effettuate (workflow and business process management).
  • Gestire il backup remoto e il disaster recovery dell’archivio documentale.

GESTIONE DOCUMENTALE: LE SOLUZIONI EDOK

Le soluzioni e i servizi di gestione documentale Edok possono essere implementati e utilizzati in vari modi:

Gestione documentale in house

Gestione documentale ON PREMISES

Piattaforma HyperDok installata su infrastruttura hardware/software del cliente

gestione documentale in outsourcing

Gestione documentale IN CLOUD

Piattaforma HyperDok installata presso server farm Edok

servizi gestione documentale outsourcing

Servizi gestione documentale IN OUTSOURCING

Conservazione a norma di legge, Fatturazione elettronicaIndicizzazione e digitalizzazione archivi cartacei, Spedizione multicanale, Gestione formato Peppol, Stoccaggio archivi e macero industriale, etc.

 


GESTIONE DOCUMENTALE: PERCHE'?

Al giorno d’oggi il patrimonio delle organizzazioni è costituito sempre più da documenti e informazioni. I documenti sono il mezzo principale per memorizzare, distribuire e condividere la conoscenza e contengono le informazioni in base alle quali quotidianamente vengono prese decisioni, pianificate strategie e sono definiti i processi.

Tutti i processi che fanno muovere aziende private e Pubbliche Amministrazioni sono quindi strettamente legati a documenti che per loro natura possono essere di due tipologie:

  • analogici - cartagestione documentale 3
  • digitali - file

Spesso le informazioni riguardanti un “affare” sono in parte contenute in documenti cartacei e in parte in documenti digitali.

La gestione documentale è il sistema grazie al quale è possibile creare un processo documentale aziendale condiviso, in grado di archiviare e rintracciare in tempo reale file, informazioni e documenti in formato digitale. La gestione documentale tradizionale sta subendo un’evoluzione sempre più rapida verso la sostituzione del documento cartaceo con quello digitale, sulla spinta di una serie di fattori di tipo:

  • Tecnologico (aumento del volume dei documenti digitali resi disponibili all’interno delle imprese e delle organizzazioni);
  • Business (spinta verso la riduzione dei costi e l’ottimizzazione dei processi);
  • Legislativo (disciplina giuridica delle modalità e degli ambiti di sviluppo del documento digitale).
In che direzione ci stiamo muovendo?

A quest’ultimo riguardo, protocollo informatico, archiviazione e conservazione digitale, fatturazione elettronica e Posta Elettronica Certificata rappresentano ormai forme di utilizzo del documento digitale pienamente regolamentate da un punto di vista normativo ed il cui utilizzo, all’interno della Pubblica Amministrazione, è riconosciuto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

Nonostante questo contesto favorevole, buona parte degli Enti e delle imprese italiane deve ancora fare i conti con una serie di costi ed inefficienze relative alla gestione documentale cartacea, che arrivano a pesare tra il 3 e il 5% del PIL, con un impatto complessivo sul Sistema-Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di Euro.

L’adozione della gestione documentale digitale, al contrario, rende possibile identificare una serie di risparmi, derivanti dalla scomparsa dei costi di produzione, distribuzione, ricerca ed archiviazione del documento, che vanno dal 50-60% (per la fatturazione elettronica) al 90% (per il cedolino elettronico e la Posta Elettronica Certificata).

Alcuni numeri statistici che possono far riflettere:

  • Il 6% di tutti i documenti vengono persi
  • Il 3% dei documenti rimanenti sono mal archiviati
  • Un documento, in media, viene fotocopiato dalle 8 alle 12 volte
  • Professionisti ed impiegati perdono il loro tempo.
    • dal 5% al 15% nella lettura dei documenti
    • fino al 40% per ricercarli
  • Il 42% dei manager utilizza informazioni errate almeno una volta la settimana;
  • Il 90% dei documenti destrutturati presenti in azienda non sono classificati

Se a questi dati ci aggiungiamo che circa il 70% dei documenti presenti in azienda è di natura destrutturata, comprendiamo ancora più a fondo le ragioni che portano le organizzazioni pubbliche e private ad avvicinarsi alla gestione documentale.

fonte: Infocamere – rapporto dell’osservatorio nazionale sul documento digitale