Gestione Elettronica Documentale
In un’organizzazione moderna, l’informazione è il bene più prezioso. Eppure, spesso è intrappolata in archivi cartacei, cartelle di rete caotiche, caselle email infinite e sistemi non comunicanti. Questa frammentazione non è solo un problema di ordine: è un costo operativo nascosto, un rischio per la sicurezza e un freno alla produttività. La risposta strategica a questa sfida è l’adozione di un sistema di gestione documentale centralizzato, intelligente e sicuro, progettato per trasformare i documenti da un onere a un asset strategico. eDOK è leader nella gestione documentale software. La nostra è una soluzione che non si limita ad archiviare, ma che orchestra, protegge e valorizza ogni informazione che attraversa la tua azienda, trasformandola in un vantaggio competitivo.
Implementare un software di gestione documentale significa andare oltre la semplice dematerializzazione. Significa reingegnerizzare i flussi di lavoro per renderli più snelli, veloci e controllati. Significa garantire la conformità normativa (GDPR, conservazione a norma) in modo automatico e tracciabile, eliminando il rischio di errori umani, smarrimenti o accessi non autorizzati. Un software per la gestione documentale efficace agisce come il sistema nervoso centrale della tua impresa, assicurando che l’informazione giusta arrivi alla persona giusta, al momento giusto. Questo si traduce in un vantaggio competitivo tangibile: decisioni più rapide, clienti più soddisfatti e un team più produttivo, libero di concentrarsi su attività a valore aggiunto anziché sulla ricerca di file.
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HyperDOK e easyDOK: la risposta su misura per la tua gestione documentale
Ogni azienda ha esigenze uniche. Per questo, l’offerta eDOK non propone una soluzione monolitica, ma un ecosistema di prodotti pensati per adattarsi perfettamente alla tua realtà operativa, sia che tu necessiti del pieno controllo di un’infrastruttura on-premise, sia che tu preferisca l’agilità e la scalabilità del cloud. Mettiamo a tua disposizione due piattaforme complementari per la gestione documentale: HyperDOK e easyDOK.
HyperDOK: il controllo totale con il software di gestione documentale client/server
HyperDOK è la nostra piattaforma documentale client/server, la soluzione d’elezione per aziende strutturate e per la gestione documentale pubblica amministrazione che richiedono il massimo livello di personalizzazione e controllo. Ideale per organizzazioni con infrastrutture IT consolidate e policy di sicurezza specifiche, HyperDOK permette di governare l’intero ciclo di vita del documento all’interno del proprio perimetro aziendale. La sua architettura robusta e la profonda capacità di integrazione con gli ERP e i sistemi preesistenti la rendono lo strumento perfetto per digitalizzare processi complessi e critici, garantendo performance, sicurezza e un governo completo dei dati. Scopri il sistema documentale HyperDOK e prendi il pieno controllo del tuo patrimonio informativo.
easyDOK: agilità e semplicità con la gestione documentale in cloud
Per le aziende che cercano una soluzione “chiavi in mano”, rapida da implementare e accessibile da qualsiasi luogo, easyDOK è la risposta. Questa piattaforma SaaS (software as a service) offre tutta la potenza di un sistema evoluto di gestione documentale in cloud, eliminando la complessità legata alla gestione dell’infrastruttura. Con easyDOK, puoi attivare moduli verticali pronti all’uso per la fatturazione elettronica, la gestione dei contratti, il ciclo passivo e molto altro, beneficiando di aggiornamenti costanti, massima sicurezza e scalabilità. È la soluzione ideale per le PMI dinamiche e per tutte le realtà che vogliono abbracciare la trasformazione digitale con un approccio snello, efficiente e focalizzato sul business. Scegliendo la piattaforma easydok, ottieni una gestione documentale per aziende in cloud che cresce con te.
Le funzionalità chiave del nostro software per la gestione documentale
Indipendentemente dalla piattaforma scelta, il nostro software gestione documentale è costruito su pilastri tecnologici che garantiscono efficienza, controllo e sicurezza. Non vendiamo un semplice archivio digitale, ma uno strumento di lavoro proattivo.
Automazione e acquisizione intelligente: dalla carta al digitale senza sforzo
L’esperienza ventennale del nostro personale nel campo della gestione elettronica dei documentale, l’alta padronanza della normativa di settore da parte dei nostri consulenti e centinaia di casi analizzati, ci hanno permesso di progettare e sviluppare una gamma completa di prodotti e servizi per il document and workflow management che permettono ad Aziende e PA di gestire, valorizzare e sfruttare al meglio il proprio patrimonio informativo.
Dimentica l’inserimento manuale. I nostri sistemi di gestione documentale sono progettati per acquisire documenti da qualsiasi fonte in modo automatico:
- Scansione massiva: digitalizza interi archivi cartacei con riconoscimento automatico tramite OCR e codici a barre.
- Acquisizione multicanale: intercetta automaticamente flussi da email, PEC, spool di stampa, fax server e cartelle di rete.
- Classificazione intelligente: il sistema riconosce la tipologia di documento (es. fattura, DDT, contratto) e ne estrae i dati chiave per un’indicizzazione automatica e senza errori.
Automazione e acquisizione intelligente: dalla carta al digitale senza sforzo
Archiviazione, classificazione e ricerca: trova tutto in pochi secondi
In ambito di gestione documentale la classificazione è tutto. Una volta acquisiti, i documenti vengono fascicolati, protocollati e archiviati in un repository centrale e sicuro. Grazie a un potente motore di indicizzazione e alla ricerca full-text (stile Google), puoi trovare qualsiasi documento, allegato o annotazione in pochi istanti. Filtra per metadati, data, utente o contenuto e accedi all’informazione che ti serve, quando ti serve, nel pieno rispetto dei permessi di accesso.
Gestione documentale e workflow: automatizzare i processi, non solo i documenti
La vera efficienza si ottiene ottimizzando i processi. Il nostro potente motore di gestione documentale e workflow (BPM) ti permette di disegnare e automatizzare qualsiasi flusso di lavoro aziendale.
- Flussi approvativi: definisci passaggi e attori per l’approvazione di fatture passive, richieste di acquisto, ferie e permessi.
- Revisione e firma: gestisci la stesura collaborativa di contratti e offerte, con tracciatura delle versioni e processi di firma elettronica.
- Distribuzione controllata: automatizza l’invio e la presa in carico di documenti tecnici, procedure di qualità o comunicazioni interne.
Questa funzionalità di gestione documentale workflow trasforma il tuo sistema documentale in un motore proattivo di efficienza operativa.
Sicurezza e conformità: una gestione documentale sicura e a norma
Sicurezza e conformità: una gestione documentale sicura e a normaLa protezione dei dati è la nostra priorità. Offriamo una gestione documentale sicura attraverso un sistema granulare di gestione dei permessi: ogni utente vede e compie solo le azioni per cui è autorizzato. Ogni operazione (visualizzazione, modifica, download) è tracciata in log di audit inalterabili, garantendo piena accountability e conformità al GDPR. Inoltre, l’integrazione nativa con servizi di firma elettronica (Avanzata, Grafometrica, Digitale) e la gestione documentale e conservazione dei documenti digitali a norma di legge assicurano il pieno valore legale e probatorio dei tuoi documenti nel tempo.
Sistemi di gestione documentale verticali per ogni area aziendale
Comprendiamo che ogni dipartimento ha esigenze specifiche. Per questo, la nostra gestione elettronica documentale si articola in moduli verticali, pronti all’uso e ottimizzati per i processi delle diverse aree aziendali. Questo approccio garantisce un’implementazione rapida e risultati immediati.
Ciclo attivo e passivo:
ottimizzare fatture e ordini
Gestisci l’intero flusso di fatturazione elettronica (B2B, B2C, PA) e NSO. Automatizza la registrazione delle fatture passive, abbinale a ordini e DDT e inviale al workflow approvativo, integrando i dati direttamente nel tuo gestionale. Riduci i tempi di pagamento e i costi di gestione fino al 90%.
Area HR:
centralizzare i documenti del personale
Crea un fascicolo digitale per ogni dipendente, archiviando in modo sicuro e centralizzato contratti, buste paga, cedolini, comunicazioni e attestati. Gestisci le richieste di ferie e permessi tramite workflow digitali e garantisci la massima privacy e conformità GDPR.
Ufficio tecnico e produzione:
controllo su disegni e
schede tecniche
Assicura che il tuo team lavori sempre sull’ultima revisione di disegni tecnici, schede prodotto e manuali. Il nostro sistema gestione documentale gestisce il versioning, i flussi di approvazione e la distribuzione controllata, evitando errori costosi e garantendo la coerenza informativa.
Gestione documentale pubblica amministrazione:
protocollo e trasparenza
Per la gestione documentale PA, offriamo soluzioni conformi alle normative vigenti, inclusa la gestione del protocollo informatico, la pubblicazione sull’Albo Pretorio e la trasparenza amministrativa, il tutto integrato con i processi di conservazione digitale a norma.
Elementi di gestione documentale e archivistica avanzata
La nostra offerta va oltre il software. Ti forniamo un ecosistema completo di servizi per garantire che il sistema di gestione documentale deve essere un successo a 360 gradi.
Gestione documentale e conservazione dei documenti digitali a norma
Non limitarti ad archiviare: conserva. Il nostro servizio di conservazione digitale a norma di legge, accreditato AgID, garantisce il valore legale e probatorio dei tuoi documenti fiscali, amministrativi e legali nel tempo, sollevandoti da ogni onere normativo e tecnologico.
Integrazione semplice: dalla posta elettronica agli ERP
Un sistema documentale non può vivere in un silo. Le nostre soluzioni sono progettate per un’integrazione nativa e profonda con i principali ERP sul mercato (SAP, Microsoft Dynamics, etc.), sistemi CRM e, ovviamente, con la posta elettronica. La nostra gestione documentale integrata con Outlook permette di archiviare email e allegati direttamente dall’interfaccia di posta, trasformando uno strumento di comunicazione in un punto di accesso all’archivio aziendale.
Scegliere eDOK significa affidarsi a un partner specializzato che, da decenni, aiuta le aziende a trasformare i propri processi documentali. Che tu scelga la potenza di HyperDOK o l’agilità della gestione documentale cloud di easyDOK, stai investendo in un futuro più efficiente, sicuro e competitivo. Trasforma i tuoi documenti da un costo a una risorsa strategica.
Perchè adottare un sistema di gestione documentale
Al giorno d’oggi il patrimonio delle organizzazioni è costituito sempre più da documenti e informazioni. I documenti sono il mezzo principale per memorizzare, distribuire e condividere la conoscenza e contengono le informazioni in base alle quali quotidianamente vengono prese decisioni, pianificate strategie e sono definiti i processi.
Tutti i processi che fanno muovere aziende private e Pubbliche Amministrazioni sono quindi strettamente legati a documenti che per loro natura possono essere di due tipologie:
- Analogici – carta
- Digitali – file
Spesso le informazioni riguardanti un “affare” sono in parte contenute in documenti cartacei e in parte in documenti digitali.
Il gestionale documenti è il sistema grazie al quale è possibile creare un processo documentale aziendale condiviso, in grado di archiviare e rintracciare in tempo reale file, informazioni e documenti in formato digitale. La gestione corrispondenza aziendale tradizionale sta subendo un’evoluzione sempre più rapida verso la sostituzione del documento cartaceo con quello digitale, sulla spinta di una serie di fattori di tipo:
- Tecnologico (aumento del volume dei documenti digitali resi disponibili all’interno delle imprese e delle organizzazioni);
- Business (spinta verso la riduzione dei costi e l’ottimizzazione dei processi);
- Legislativo (disciplina giuridica delle modalità e degli ambiti di sviluppo del documento digitale).
A quest’ultimo riguardo, protocollo informatico, archiviazione e conservazione digitale, fatturazione elettronica e Posta Elettronica Certificata rappresentano ormai forme di utilizzo del documento digitale pienamente regolamentate da un punto di vista normativo ed il cui utilizzo, all’interno della Pubblica Amministrazione, è riconosciuto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
Nonostante questo contesto favorevole, buona parte degli Enti e delle imprese italiane deve ancora fare i conti con una serie di costi ed inefficienze relative alla gestione documentale cartacea, che arrivano a pesare tra il 3 e il 5% del PIL, con un impatto complessivo sul Sistema-Italia stimabile tra 42 e 70 miliardi di Euro.
L’adozione di sistemi di gestione documentale digitale, al contrario, rende possibile identificare una serie di risparmi, derivanti dalla scomparsa dei costi di produzione, distribuzione, ricerca ed archiviazione del documento, che vanno dal 50-60% (per la fatturazione elettronica) al 90% (per il cedolino elettronico e la Posta Elettronica Certificata).
Alcuni numeri statistici che possono far riflettere:
- Il 6% di tutti i documenti vengono persi
- Il 3% dei documenti rimanenti sono mal archiviati
- Un documento, in media, viene fotocopiato dalle 8 alle 12 volte
- Professionisti ed impiegati perdono il loro tempo.
- dal 5% al 15% nella lettura dei documenti
- fino al 40% per ricercarli
- Il 42% dei manager utilizza informazioni errate almeno una volta la settimana;
- Il 90% dei documenti destrutturati presenti in azienda non sono classificati
Se a questi dati ci aggiungiamo che circa il 70% dei documenti presenti in azienda è di natura destrutturata, comprendiamo ancora più a fondo le ragioni che portano le organizzazioni pubbliche e private ad avvicinarsi alla gestione documentale.
fonte: Infocamere – rapporto dell’osservatorio nazionale sul documento digitale
Gestionale documenti a 360°
Con le soluzioni di gestione documentale di Edok le organizzazioni possono:
- Archiviare qualsiasi tipologia di documento presente nelle aziende (carta, spool, desktop, e-mail, pec, fax, etc.).
- Gestire la creazione collaborativa dei documenti.
- Gestire gli stati e le versioni dei documenti.
- Protocollare qualsiasi documento in entrata ed in uscita utilizzando un semplicissimo sistema di etichettatura (cartacea o su file) di codici a barre.
- Digitalizzare, indicizzare e archiviare in modalità automatica, tramite lettura e interpretazione codici a barre o lettura ottica dei caratteri, qualsiasi tipologia di documento precedentemente protocollato (carta e file).
- Automatizzare la gestione dei flussi di lavorazione dei documenti.
- Collegare ai servizi di gestione documentali illimitati account e-mail o pec.
- Gestire in modo intelligente la spedizione all’esterno dei dati tramite configurazione con sistemi di posta elettronica, pubblicazione web, server fax e spedizione cartacea.
- Firmare i documenti tramite firma digitale o firma elettronica avanzata (es. firma grafometrica).
- Conservare i documenti in modalità digitale a norma di legge (conservazione sostitutiva).
- Condividere tutti i documenti aziendali.
- Gestire le interazioni con i sistemi informativi.
- Fascicolare e gestire le associazioni tra documenti in modalità dinamica (commesse, progetti, pratiche, etc.).
- Organizzare in modalità strutturata tutti i dati archiviati
- Pubblicare i documenti sul Web.
- Gestire in digitale e i processi aziendali tenendo traccia di tutte le operazioni effettuate (workflow and business process management).
- Gestire il backup remoto e il disaster recovery dell’archivio documentale.
Gli ambiti applicativi
Edok, grazie all’esperienza maturata in centinaia di casi analizzati, ha sviluppato dei pacchetti applicativi basati sulla piattaforma HyperDok in grado di soddisfare le più diffuse esigenze di gestione documentale:
- CICLO ATTIVO (CLIENTI)
- CICLO PASSIVO (FORNITORI)
- AREA COMMERCIALE
- CORRISPONDENZA IN ENTRATA E IN USCITA (con protocollazione se necessario)
- AREA HR
- DOCUMENTI QUALITA’
- UFFICIO TECNICO
- DOCUMENTI PRODUZIONE
- CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA
- ETC.
I pacchetti applicativi permettono di realizzare e mettere in funzione, in pochissimi giorni, un sistema completo di gestione documentale senza dover modificare gli altri applicativi software presenti in azienda o effettuare attività lato sistema informativo. I pacchetti applicativi HyperDok permettono, di base senza nessuna attività di personalizzazione della soluzione proposta, di:
- intercettare i flussi strutturati prodotti dai sistemi informatici aziendali e li elabora in modalità completamente automatica.
- intercettare le e-mail, le pec, e i fax “agganciandosi” ai relativi account o interfacciandosi ai fax server.
- archiviare la documentazione cartacea acquisendo automaticamente i documenti scansionati con le multifunzione (polling su cartelle condivise) oppure interfacciandosi a dispositivi per la scansione professionale con driver twain o isis.
- interfacciarsi con gli applicativi come MS Office o OpenOffice per l’acquisizione dei documenti prodotti.
Vantaggi
L’introduzione in un’organizzazione della piattaforma per la gestione documentale HyperDok permette agli utenti di avere i documenti e le informazioni sempre disponibili per la ricerca, consultazione e trasmissione in tempi brevissimi. Tutti i documenti e le informazioni in essi contenute vengono gestite in modo semplice e preciso. I documenti sono reperibili in tempo immediato per lo smistamento agli uffici, ai clienti, ai fornitori, etc.
I processi di workflow definiti nel software di gestione documentale sono intuitivi e user friendly con la conseguenza che anche all’utente meno esperto risulta naturale inserire un documento all’interno di un percorso predefinito con delle regole preimpostate. I gruppi e gli utenti dell’organizzazione utilizzando il software di gestione documentale per svolgere in modo collaborativo le loro funzioni.
Le soluzioni di gestione elettronica dei documenti sviluppate da Edok consentono di gestire qualsiasi tipologia di documento, indipendentemente dalla fonte che lo genera, mettendo a disposizione su misura delle organizzazioni molteplici funzionalità.
