Conservazione sostitutiva a norma di legge

La conservazione sostitutiva (più precisamente conservazione digitale dei documenti informatici) è il processo legale/informatico, regolamentato dalla legge italiana, che consente di creare documenti informatici con pieno valore legale.

La conservazione digitale equipara, se si rispettano determinate condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette ad aziende private e pubbliche amministrazioni di eliminare o ridurre i costi legati alla stampa, allo stoccaggio, all’archiviazione, all’imposta di bollo dei giornali bollati, etc.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

La sempre crescente mole di documentazione prodotta, con la necessità di conferire alla stessa la corretta valenza civile e fiscale, ha dato luogo, nel corso degli anni, ad un progressivo aggiornamento del panorama normativo italiano relativo alla conservazione sostitutiva.

acquisizione documenti di qualsiasi genere

marcatura temporale, generazione dell’evidenza informatica

firma digitale mediante dispositivi lato client o massiva con sistemi automatici

tracciatura dei lotti di documenti conservati

schedulazione dei processi di conservazione

profilazione degli utenti incaricati e degli accessi

conservazione sostitutiva multiazienda (gruppi societari o centri servizi)

pubblicazione web archivio conservato

Conservazione sostitutiva, cosa posso conservare?

Documenti obbligatori

Per alcune tipologie di documenti la conservazione sostitutiva è l’unico metodo di conservazione legalmente valido. Per loro stessa natura, queste tipologie di documenti non possono essere materializzati su carta. Di seguito un elenco esemplificativo (non esaustivo):

  • PEC – Messaggi e ricevute di Posta Elettronica Certificata
  • FatturaPA
  • Contratti firmati digitalmente

Elenco Documenti

  • Fatture
  • ddt
  • Ricevute fiscali
  • Scontrini fiscali
  • Bilancio d’esercizio (stato patr., conto econ., nota integrativa, relaz gest., relaz. sindaci e rev.)
  • Dichiarazioni fiscali
  • Modulistica pagamenti (es.: modelli F23 e F24)
  • Libro dei soci
  • Registri Contabili (es.: libro giornale, registri IVA, mastri, libro inventari, etc.)
  • Libro unico del lavoro
  • Cud
  • Offerte
  • Contratti
  • Corrispondenza
  • Libro delle obbligazioni
  • Libro delle adunanze e delle deliberazioni
  • Documenti sanitari
  • Documenti protocollati prodotti da Pubbliche Amministrazioni o da società soggette a obbligo di protocollazione informatica
  • Mandati di pagamento e reversali

Responsabile della Conservazione sostitutiva

Il responsabile della conservazione, figura obbligatoria per legge, è colui che organizza, presiede e controlla l’intero sistema di conservazione.

Il ruolo di Responsabile del procedimento di conservazione può essere rivestito da figure interne all’organizzazione oppure delegato ad un terzo outsourcer qualificato.

L’esperienza dei nostri consulenti nel campo della conservazione sostitutiva, che richiede conoscenze normative sommate a padronanza dell’informatica, inizia alla fine degli anni novanta. Questo ci ha permesso di progettare e sviluppare un sistema di conservazione sostitutiva dei documenti collaudato, affidabile e semplice da utilizzare da parte degli utenti. Il sistema viene costantemente rivisto e aggiornato in base alle nuove disposizioni di legge che di anno in anno si sommano alla normativa consolidata.
La conoscenza e la padronanza del contesto normativo che ha dato origine alle tecniche di gestione del documento informatico e della conservazione elettronica è fondamentale per una società che offre servizi di consulenza. Edok mette a disposizione delle aziende clienti l’esperienza acquisita e la professionalità tipica di chi quotidianamente si trova ad affrontare problematiche giuridico/fiscali legate al mondo informatico.
Le nostre piattaforme di document and workflow management permettono ad aziende e pubbliche amministrazioni di dare ai documenti archiviati la valenza giuridica e fiscale richiesta dalla normativa. Ciò consente alle organizzazioni di dotarsi di un unico sistema di archiviazione e conservazione sostitutiva per tutte le tipologie documentali, semplificando così i processi di aggiornamento, manutenzione, istruzione, nonché i costi di gestione.
Il sistema di conservazione sostitutiva deve sempre tener conto del panorama legislativo e delle esigenze organizzative di ogni singola organizzazione.

Le soluzioni progettate e sviluppate da Edok integrano ed automatizzano tutte le funzionalità necessarie per un corretto e completo processo di gestione della conservazione sostitutiva:

Conservazione sostitutiva, l’esperienza di Edok

Soluzione in house

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN HOUSE

Le suite documentali HyperDok e HyperDokPA consentono ad aziende private ed enti pubblici di implementare soluzioni di conservazione sostitutiva dei propri documenti internamente all’organizzazione.

Il software Edok dispone, lato utente, di apposite procedure guidate che supportano il Responsabile della Conservazione sostitutiva e gli operatori nello svolgere le operazioni di conservazione. HyperDok e HyperDokPA soddisfano tutti i requisiti tecnici e metodologici stabiliti dal vigente quadro normativo e garantiscono un elevato livello di sicurezza.

HyperDok - Conservazione aziende private
HyperDokPA - Conservazione digitale PA

Soluzione in outsourcing

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA IN OUTSOURCING - SOS CS ENTERPRISE

Il processo di Conservazione Sostitutiva  può essere svolto in outsourcing delegando ad Edok conservatore accreditato AGIDgli obblighi e le responsabilità imposti dalla normativa di settore.

Il servizio SOS CS Enterprise comprende:

  • ASSUNZIONE OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ
  • REDAZIONE MANUALISTICA
  • CONSERVAZIONE DIGITALE di qualsiasi tipologia di documento
  • PUBBLICAZIONE WEB ARCHIVIO LEGALE/FISCALE
Servizio conservazione digitale