HyperDok per la
Pubblica Amministrazione
HyperDokPA è la piattaforma software progettata e sviluppata interamente da Edok che permette alle Pubbliche Amministrazioni di ottemperare, con un unico strumento, a tutte le richieste del Codice dell’Amministrazione Digitale e rendere effettiva l’efficienza, l’efficacia, l’economicità e la trasparenza dell’azione amministrativa a favore dei cittadini, delle imprese e dei professionisti attraverso la razionalizzazione dei flussi documentali, l’eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo, l’introduzione diffusa del meta protocollo e del workflow e la classificazione, l’organizzazione, l’assegnazione, il reperimento e la conservazione dei fascicoli e dei relativi documenti informatici formati o acquisiti dalle amministrazioni.
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HyperDok PA, la suite documentale per le pubbliche amministrazioni
Il Codice dell’Amministrazione Digitale, gli obiettivi fissati nell’Agenda Digitale europea e la recente normativa in tema di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni impongono a tutte le Pubbliche Amministrazioni l’utilizzo di strumenti che consentano di governare e tracciare i flussi documentali digitali.
Protocollo Informatico
- Registrazione dei protocolli: in ingresso, in uscita e interni;
- Protocollazione automatica: assegnazione automatica ed immodificabile del numero univoco e progressivo di protocollo
- Segnatura di protocollo con la possibilità di stampa diretta sul documento o apposizione di etichetta adesiva con codice a barre.
- Classificazione: all’atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il documento ad una delle categorie riportate nel Titolario
- Correzione dati: mediante un’apposita funzione, è possibile garantire la sicurezza e l’integrità dei dati. Tale funzione consente la memorizzazione delle modifiche apportate, delle relative autorizzazioni e dell’identificativo dell’operatore che esegue le modifiche stesse
- Registro di protocollo: consente di effettuare stampe e salvataggi secondo quanto previsto dalla normativa
Gestione elettronica documentale
- Acquisizione tramite la casella di posta elettronica ufficiale dell’ente;
- Acquisizione dei documenti cartacei tramite l’utilizzo delle segnature di protocollo e procedure ocr;
- Spedizione multicanale: spedizione automatica di flussi di documenti tramite pec, e-mail, e-mail con link al documento pubblicato sul web, fax e sistemi di spedizione posta cartacea;
- Fascicolazione: realizzazione di un collegamento, con disponibilità di tutte le necessarie funzionalità di consultazione, tra i documenti ricevuti e i documenti prodotti internamente per l’adozione dei provvedimenti finali, secondo l’iter dei procedimenti amministrativi in vigore nell’ente;
- Ricerca documenti: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti registrati;
- Pubblicazione web: pubblicazione web protetta e profilata con possibilità di integrazione con portali.
Multi AOO
HyperDokPA è “multi AOO”, ovvero permette la gestione di più amministrazioni o di differenti aree organizzative omogenee presenti all’interno di un’amministrazione da un unico sito centralizzato (oltre che, ovviamente, da un server dedicato alla singola amministrazione o alla singola AOO). Ne risulta definito un dominio applicativo, nel quale i singoli moduli installati vengono gestiti in modo centralizzato, salvaguardando la specificità e la riservatezza dei dati di ciascuna amministrazione o AOO e che consente la gestione di numerazioni di protocollo multiple e indipendenti.
Integrazione mail standard e certificata
La suite permette la gestione di illimitate caselle di posta elettronica certificata e standard. I messaggi sono archiviati e indicizzati automaticamente in HyperDokPA e visualizzati dagli utenti direttamente nei client della suite. Quando si tratta di messaggi PEC il sistema associa e archivia automaticamente le ricevute di accettazione, consegna e mancata consegna gestendo lo stato del messaggio.
Riservatezza
Il sistema gestisce in modo sicuro l’accesso ai singoli documenti, ai fascicoli e agli eventuali allegati assicurando:
- L’univoca identificazione ed autenticazione degli utenti;
- La protezione delle informazioni registrate da modifiche non autorizzate da parte degli utenti;
- La garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati;;
- Il tracciamento degli eventi di modifica rilevanti, delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore;
- La creazione del “registro informatico del protocollo” e la sua conservazione sostitutiva a norma di legge al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni registrate.
Organizzazione
La suite HyperDok PA offre molteplici soluzioni per il controllo:
- Gestione utenti: accesso solo alle persone autorizzate secondo i livelli di abilitazione e visibilità definiti nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali;
- Gestione organigramma dell’ente;
- Gestione titolario di classificazione: il titolario di classificazione è lo strumento attraverso cui è organizzato il sistema documentale dell’ente, ed è strutturato su livelli differenti di classificazione.
- Log sistema: registrazione di tutte le attività eseguite dagli operatori sul sistema gestionale dell’ente.
Workflow documentale
- Smistamento: invio documenti agli uffici di competenza dell’ente; scrivania di lavoro: utilizzo di una scrivania virtuale per la gestione dei documenti o fascicoli di propria competenza, (con possibilità di delega per i periodi di assenza);
- Gestione flussi: esecuzione di un procedimento su un fascicolo (la responsabilità di “avanzamento” e alimentazione documenti è a totale carico degli istruttori coinvolti); invio dei documenti informatici, firmati digitalmente, tramite la casella di posta elettronica istituzionale dell’ente.
Firma digitale e Conservazione sostitutiva
- Firma digitalmente i documenti che vengono prodotti, spediti e ricevuti;
- Archivia e conserva digitalmente i documenti gestiti.