Digitalizzazione Archivi cartacei
Servizio di digitalizzazione archivi: Edok propone un servizio globale di scansione, indicizzazione, stoccaggio e macero degli archivi cartacei, per consentire ad Aziende e Pubbliche Amministrazione di eliminare gli archivi fisici, nel pieno rispetto dei requisiti di sicurezza e privacy.
La digitalizzazione di archivi cartacei richiede un fornitore dotato di competenza e know how specializzato al fine di garantire un progetto di creazione degli archivi digitali coerente con le esigenze del Cliente.
lI servizio proposto da Edok di digitalizzazione archivi include:
- Normalizzazione dei documenti
- Scansione ed ottimizzazione dell’immagine
- Indicizzazione manuale
- Indicizzazione automatica barcode/qrcode/ocr
- Controllo qualità
Edok può digitalizzare in parte o interamente l’archivio aziendale ed indicizzarlo stabilendo i criteri con il Cliente. Immense moli documentali vengono acquisite, indicizzate e archiviate su supporto ottico o pubblicate per la consultazione tramite servizio cloud accessibile da web. Qualsiasi documento è ricercabile ed accessibile in pochi secondi, con un click di mouse.
La lavorazione è supportata da una serie di controlli nelle diverse fasi produttive che possono raggiungere anche volumi elevati di documenti al giorno.
Le fasi principali del servizio di digitalizzazione proposto da Edok sono:
- Ritiro dei documenti cartacei (contratti, fatture, ddt, bollettini, ecc) presso la/le sede/i del Cliente;
- Preparazione dei documenti alla scansione: eliminazione dei punti metallici, ecc;
- Digitalizzazione dei fogli con scanner ad elevate prestazioni con controllo di qualità dell’immagine. In questa fase viene generata la chiave unica tra l’immagine digitale e l’originale cartaceo;
- Indicizzazione dei documenti tramite data-entry o con sistemi form recognition/OCR/barcode;
- Formazione dei supporti (CD/DVD) e produzione di copie di sicurezza;
- Pubblicazione web dell’archivio documentale o messa in linea documenti sulla rete aziendale del Cliente;
- Formazione delle scatole per i documenti cartacei;
- Stoccaggio fisico dei documenti presso strutture appositamente attrezzate oppure riconsegna al Cliente oppure dematerializzazione (previa conservazione sostitutiva).
Per saperne di più riguardo ai servizi offerti e alle modalità non esitate a contattarci, il nostro personale specializzato sarà lieto di presentarvi nel dettaglio quanto siamo in grado di fare per voi.
Stoccaggio Archivi
È il servizio di stoccaggio archivi cartacei della vostra azienda in outsourcing.
Lo scopo è quello di liberare spazio improduttivo rendendolo disponibile alla vostra attività principale.
Il servizio include: raccolta dei documenti, indicizzazione, riorganizzazione e gestione per vs. conto dell’archivio.
Edok completa lo stoccaggio dei documenti con un sistema che codifica i movimenti di ogni singola pratica da quando viene presa in carico, a quando, su vostra indicazione, andrà “al macero”.
ll reperimento e l’esibizione dei documenti sono garantiti, su richiesta dell’utente, direttamente presso la ns. sede oppure utilizzando il servizio di consegna rapida.
I principali vantaggi di cui le aziende possono giovare sono:
- Riduzione drastica dei tempi di gestione dell’archivio e più tempo, da parte delle risorse, da dedicare al core business aziendale.
- Azzeramento dei costi per l’adeguamento della struttura: scaffalature, sistemi antincendio, sistemi di aerazione per il mantenimento integro della carta, sistemi anti allagamento, ecc.
- Ottimizzazione logistica degli spazi riservati all’archivio, meno costi legati allo stoccaggio dei documenti (affitti per locali archivio, operazioni di manutenzione, ecc.).
- Supporto logistico indispensabile in caso di cambio di sede aziendale o di migrazione di parti dell’archivio.
Per saperne di più riguardo al servizio di stoccaggio archivi proposto e le varie modalità, contattateci: il nostro personale specializzato sarà lieto di illustrarvi nel dettaglio quanto siamo in grado di fare per voi e per la vostra azienda.
