Archiviazione Documentale

Nelle realtà in cui non è presente un sistema di gestione elettronica documentale le informazioni e i documenti sono spesso “sparsi” in vari archivi più o meno organizzati: questo perché generati da software diversi che non comunicano tra loro come sistemi gestionali, word, excel, sistemi di posta elettronica, sistemi fax, sistemi cad, etc. o ricevuti dall’esterno in formati diversi come carta e file.

Tutto ciò porta le organizzazioni, dalla più grande multinazionale, all’ente pubblico, alla più piccola azienda privata, a dotarsi di più archivi spesso incompleti e poco accessibili. Il risultato finale comporta un basso livello di disponibilità delle informazioni, ritardi nell’elaborazione, una minore soddisfazione dei clienti, opportunità mancate e spesso la perdita di informazioni e quindi di parte del valore del lavoro svolto.

L’archiviazione documentale di tipo tradizionale ha degli indiscutibili limiti, i più immediati sicuramente sono: occupazione di spazio, ordinamento statico, duplicazione di informazioni, mancanza di sicurezza nell’ accesso ai dati, perdita fisiologica di dati, deperibilità dei documenti.

Un’efficace archiviazione documentale digitale incrementa il valore dell’azienda, riduce notevolmente il tempo dedicato alle ricerche all'interno degli archivi e quindi, il risultato finale, è una maggiore produttività, efficienza e sicurezza.

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L’archivio unico aziendale

L’utilizzo della piattaforma software per la gestione documentale integrata, come HyperDok , offre funzionalità evolute di archiviazione digitale dei flussi di dati strutturati e della documentazione destrutturata da carta e file permette di ridurre i tempi e i costi associati alla memorizzazione ed al recupero delle informazioni, alla creazione di copie e all’invio dei documenti cartacei. L’archiviazione digitale garantisce inoltre maggior completezza delle informazioni, interazioni tra i documenti e collegamenti dinamici tra gli stessi.

Edok, grazie all’esperienza acquisita in centinaia di casi analizzati, ha studiato e realizzato delle soluzioni in grado di risolvere questi problemi e offre alle aziende la possibilità di creare, tramite la piattaforma software HyperDok, un unico ambiente contenente tutte le informazioni e i documenti necessari al proprio business: l’ARCHIVIO UNICO AZIENDALE.

Informazioni strutturate

La documentazione strutturata prodotta dai sistemi informatici come spool file, sequenze di file in formato pdf, xml, etc. viene acquisita e archiviata in HyperDok in modalità totalmente automatica. Le funzionalità base della suite consentono l’acquisizione dei documenti dai più diffusi sistemi gestionali, mentre per l’integrazione con gli ERP dedicati alle grandi aziende sono stati sviluppati degli appositi connettori ad hoc.

Informazioni Destrutturate

L’utente archivia e associa gli indici al documento semplicemente trascinando il file nella relativa folder HyperDok o selezionandoli con un click. HyperDok garantisce la completa integrazione con tutte le fonti di produzione di documenti presenti in azienda:
FILE: E-mail, word, excel, pdf, documenti cad, fax, etc. possono essere archiviati facilmente dall’utente tramite “trascinamento” Drag&Drop oppure automaticamente grazie ai connettori con gli applicativi MS Office e all’interfacciamento nativo con gli account di posta elettronica.
CARTA: HyperDok gestisce dispositivi scanner e multifunzione. I documenti cartacei possono essere archiviati e indicizzati singolarmente tramite procedure guidate oppure in modalità massiva grazie alle funzionalità di riconoscimento ottico dei caratteri e dei barcode.

Cartelle di rete condivise e
archivio cartaceo?
NO GRAZIE!

L’archiviazione in percorsi di rete, come l’archiviazione fisica, è una modalità dispersiva. HyperDok, il software per l’archiviazione dei documenti, elimina questa antiquata modalità di archiviazione rendendo le informazioni immediatamente e facilmente disponibili per cliente/fornitore, mittente, destinatario, data, stato, progetto, commessa o in base ad altri criteri secondo le esigenze del singolo utente ed ai diritti ad esso assegnati. Ogni operazione effettuata sui documenti (visualizzazione, apertura, cancellazione, etc.) è tracciata dal software e memorizzata nella base dati. Per ogni documento è quindi possibile risalire alle operazioni effettuate, all’utente che le ha compiute ed alla data in cui sono state eseguite.

Soluzione Software completa

Unico strumento software Open license per la gestione documentale che copre tutte le esigenze di gestione documentale e la possibilità di gestire documenti illimitati.

Archiviazione automatica

  • ERP: Tutti i documenti e le informazioni prodotte dai sistemi gestionali sono acquisite, archiviate e indicizzate automaticamente.
  • FILE SYSTEM: Monitoraggio di percorsi con archiviazione e indicizzazione batch di documenti.
Fattura Elettronica

Facilità di gestione

  • E-MAIL, PEC E FAX: HyperDok ha un proprio sistema di posta interno che permette di “agganciare” gli account di posta elettronica standard o certificata gestendo gli oggetti eml come un client di posta elettronica.
  • DOCUMENTI OFFICE: L’utente può salvare direttamente in HyperDok i documenti creati con word o excel.
  • DRAG&DROP: E’ possibile archiviare in HyperDok in modo semplice e veloce qualsiasi tipologia di file, indipendentemente dal formato o dal programma che lo genera, tramite la funzionalità di trascinamento drag&drop.

Diverse modalità di archiviazione

  • WEB E MOBILE: è possibile archiviare e indicizzare i documenti direttamente da client web e applicazioni mobile.
  • DOCUMENTI CARTACEI: archiviazione e indicizzazione di documenti singoli tramite procedure guidate
  • BARCODE: archiviazione e indicizzazione massiva di documenti con lettura di codici a barre mono e bidimensionali.
  • OCR: archiviazione e indicizzazione di documenti con riconoscimento ottico dei caratteri.

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