Archiviazione Documentale

Nelle realtà in cui non è presente un sistema di gestione elettronica documentale, le informazioni e i documenti sono spesso “sparsi” in vari archivi più o meno organizzati: questo perché generati da software diversi che non comunicano tra loro come: sistemi gestionali, word, excel, sistemi di posta elettronica, sistemi fax, sistemi cad, etc. o ricevuti dall’esterno in formati diversi come carta e file.

Tutto ciò porta le organizzazioni, dalla più grande multinazionale, all’ente pubblico, alla più piccola azienda privata, a dotarsi di un archivio documenti cartacei spesso incompleto e poco accessibile. Il risultato finale comporta un basso livello di disponibilità delle informazioni, ritardi nell’elaborazione, una minore soddisfazione dei clienti, opportunità mancate e spesso la perdita di informazioni e quindi di parte del valore del lavoro svolto.

Un’efficace archiviazione documentale digitale incrementa il valore dell’azienda, riduce notevolmente il tempo dedicato alle ricerche all’interno degli archivi e quindi, il risultato finale, è una maggiore produttività, efficienza e sicurezza.

Organizzazione

Tutta la documentazione di cui hai bisogno

Dematerializzazione

Archivia i tuoi documenti in digitale e dimenticati del cartaceo

Condivisione

Condividi i documenti con tutta l'azienda o solo con determinati utenti

Sicurezza

Controlla gli accessi e la documentazione di competenza

hyperdok

Scopri la piattaforma documentale HyperDok

Il software per l'Archiviazione Documentale
Scopri HyperDok

L’archivio unico aziendale

L’utilizzo della piattaforma software per la gestione documentale integrata, come HyperDok , offre funzionalità evolute di archiviazione digitale dei flussi di dati strutturati e della documentazione destrutturata da carta e file.

Questo software archiviazioni documenti permette di ridurre tempi e costi associati alla memorizzazione, al recupero delle informazioni, alla creazione di copie e all’invio dei documenti cartacei. L’archiviazione digitale garantisce inoltre maggior completezza delle informazioni, interazioni tra i documenti e collegamenti dinamici tra gli stessi.

Edok, grazie all’esperienza acquisita in centinaia di casi analizzati, ha studiato e realizzato delle soluzioni in grado di risolvere questi problemi e offre alle aziende la possibilità di creare, tramite la piattaforma software HyperDok, un unico ambiente contenente tutte le informazioni e i documenti necessari al proprio business: l’ARCHIVIO UNICO AZIENDALE.

Cosa posso archiviare?

Informazioni strutturate

La documentazione strutturata prodotta dai sistemi informatici come spool file, sequenze di file in formato pdf, xml, etc. viene acquisita e archiviata in HyperDok in modalità totalmente automatica. L’alta dinamicità di Hyperdok consente l’archiviazione automatica di qualsiasi documento prodotto da sistemi gestionali oppure da applicativi terzi presenti in azienda.

Le funzionalità base della suite consentono l’acquisizione dei documenti dai più diffusi sistemi gestionali, mentre per l’integrazione con gli ERP dedicati alle grandi aziende sono stati sviluppati degli appositi connettori ad hoc.

Informazioni destrutturate

HyperDok garantisce la completa integrazione con tutte le fonti di produzione di documenti presenti in azienda come e-mail, word, excel, pdf, documenti cad, fax, etc. possono essere archiviati facilmente dall’utente tramite drag and drop.  L’archiviazione documenti può essere anche effettuata automaticamente grazie ai connettori con gli applicativi MS Office e all’interfacciamento nativo con gli account di posta elettronica.

I documenti cartacei possono essere archiviati e indicizzati singolarmente tramite procedure guidate nell’applicativo oppure in modalità massiva grazie alle funzionalità di riconoscimento ottico dei caratteri e dei barcode.

Cartelle di rete condivise e
archivio cartaceo?
NO GRAZIE!

L’archiviazione in percorsi di rete, come l’archiviazione fisica, è una modalità dispersiva.
HyperDok, il software archivio documenti sviluppato da Edok, elimina questa antiquata modalità di archiviazione rendendo le informazioni immediatamente e facilmente disponibili per cliente/fornitore, mittente, destinatario, data, stato, progetto, commessa o in base ad altri criteri secondo le esigenze del singolo utente ed ai diritti ad esso assegnati. Ogni operazione effettuata sui documenti (visualizzazione, apertura, cancellazione, etc.) è tracciata dal software e memorizzata nella base dati. Per ogni documento è quindi possibile risalire alle operazioni effettuate, all’utente che le ha compiute ed alla data in cui sono state eseguite.
Differenti tipologie ed integrazioni

E-MAIL, PEC E FAX: HyperDok ha un proprio sistema di posta interno che permette di “agganciare” gli account di posta elettronica standard o certificata gestendo gli oggetti eml come un client di posta elettronica.

DOCUMENTI OFFICE: L’utente può salvare direttamente in HyperDok i documenti creati con word o excel.

DRAG&DROP: E’ possibile archiviare in HyperDok in modo semplice e veloce qualsiasi tipologia di file, indipendentemente dal formato o dal programma che lo genera, tramite la funzionalità di trascinamento drag&drop.

Archiviazione automatica

ERP: Tutti i documenti e le informazioni prodotte dai sistemi gestionali sono acquisite, archiviate e indicizzate automaticamente.

FILE SYSTEM: Monitoraggio di percorsi con archiviazione e indicizzazione batch di documenti.

Archivia in differenti modalità

WEB E MOBILE: è possibile archiviare e indicizzare i documenti direttamente da client web e applicazioni mobile.

DOCUMENTI CARTACEI: archiviazione e indicizzazione di documenti singoli tramite procedure guidate

BARCODE: archiviazione e indicizzazione massiva di documenti con lettura di codici a barre mono e bidimensionali.

OCR: archiviazione e indicizzazione di documenti con riconoscimento ottico dei caratteri.