HyperDok è un Document management system (DMS) – letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” – progettato e sviluppato da Edok per gestire con un unico strumento a tutte le esigenze legate al document and business process management.
HyperDok è il frutto dell’esperienza maturata da Edok in oltre 20 anni di attività nel campo della gestione documentale e dei processi aziendali. HyperDok è plurimodulare e consente alle organizzazioni di effettuare investimenti proporzionati ai propri obiettivi e di ammortizzarli in brevissimo tempo, con un “pay back time” dell’investimento che è sempre inferiore ai 6 mesi.
HyperDok permette di gestire tutti i documenti e le informazioni indipendentemente dal formato e dall’origine. Un’unica suite, integrata con i sistemi informativi, che contiene tutti gli strumenti necessari per una organizzazione ottimale delle informazioni ed una corretta gestione dei processi documentali.
Tutti i giorni utilizzano HyperDok oltre 800 aziende e più di 15.000 utenti in Italia e all’estero.
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Le funzionalità di HyperDok
Gestione documentale
Il servizio HyperDok è una piattaforma per la gestione elettronica documentale di tutte le informazioni e i dati aziendali. HyperDok è il content server nel quale è possibile archiviare tutti i contenuti aziendali sia strutturati che destrutturati. E’ possibile archiviare e indicizzare infinite tipologie documentali con illimitati campi di ricerca.
Workflow
È una piattaforma per la gestione dei processi aziendali. HyperDok consente di gestire in digitale i flussi di lavoro legati ai documenti e più in generale i processi organizzativi, coordinando il lavoro delle persone coinvolte.
Fatturazione Elettronica
Gestisce, tramite il servizio di Fatturazione Elettronica, la generazione, l’invio, la ricezione e la conservazione di fatture elettroniche a norma di legge (fatturazione elettronica B2B o verso la PA). Le funzionalità di fatturazione elettronica (firma, invio, conservazione, etc.) sono integrate nella suite di gestione documentale HyperDok.
Conservazione Sostitutiva
HyperDok gestisce la conservazione digitale a norma di legge dei documenti informatici. Il sistema di conservazione è integrato nella piattaforma HyperDok sviluppata da Edok, conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale.
Gestione PEC e Delivery
HyperDok dispone di appositi connettori per gestire in modo semplice e veloce le caselle di posta elettronica certificata e automatizza la spedizione di qualsiasi tipologia di documento
Firme Elettroniche
Altre caratteristiche
Gli ambiti applicativi di HyperDok
Alcuni esempi di ambiti applicativi della piattaforma documentale HyperDok
AREA AMMINISTRAZIONE E FINANZA / CENTRI SERVIZI
- Ciclo attivo: Acquisizione automatica dei documenti prodotti dall’ERP tramite appositi connettori.
- Ciclo passivo: Generazione e lettura di codici a barre per l’archiviazione massiva di documenti cartacei come fatture e ddt e associazione automatica dei campi indice acquisiti direttamente dall’ERP.
- Correlazione automatica documenti come fattura, ddt e ordine.
- Generazione automatica fascicoli clienti e fascicoli fornitori.
- Workflow: Gestione digitale ciclo approvazione fatture fornitori e pagamenti.
- Invio multicanale massivo fatture clienti (e-mail e posta cartacea) e solleciti di pagamento (pec).
- Fatturazione elettronica.
UFFICIO TECNICO
- Archiviazione e gestione documentazione di progetto.
- Workflow per gestione revisione e approvazione disegni tecnici.
AREA COMMERCIALE
- Emissione e gestione offerte e conferme d’ordine.
- Archiviazione e gestione ordini cliente.
- Gestione contratti clienti.
- Pubblicazione web fatture agenti.
UFFICIO DEL PERSONALE / CENTRI SERVIZI
- Acquisizione e archiviazione automatica documenti prodotti da software paghe come lul, cud, dm10, etc.
- Archiviazione e gestione CV e documenti di assunzione.
- Fascicolo del dipendente.
- Workflow per gestione digitale richieste di ferie e permessi.
UFFICIO ACQUISTI
- Gestione digitale generazione e ciclo di approvazione RDA (workflow richieste di acquisto).
- Gestione contratti fornitori.
- Invio massivo ordini ai fornitori (e-mail o pec).
- Gestione gare di appalto.
UFFICIO QUALITÀ / SICUREZZA
- Emissione e gestione documentazione qualità.
- Workflow per gestione revisione e pubblicazione procedure qualità.
SEGRETERIA
- Protocollazione documenti in entrata e in uscita.
- Archiviazione, gestione digitale e smistamento corrispondenza.
- Archiviazione e gestione PEC in entrata e in uscita.