Gestione Elettronica Documentale

Le informazioni scambiate tra i vari interlocutori della vita economica quotidiana (aziende private, pubbliche amministrazioni, etc.), vengono formalizzate attraverso l’emissione di documenti che le rendono storicizzabili e rilevanti a livello amministrativo, legale e fiscale.

L’elevatissimo numero di transazioni del business unito all’esigenza di una corretta formazione e successiva amministrazione dei documenti, rende la Gestione Elettronica Documentale (GED) un elemento strategico della vita aziendale.

L’efficacia di un sistema GED si riscontra in una serie di grandi benefici di carattere economico ed organizzativo con un occhio di riguardo per l’ambiente:

• Abbattere i costi e i tempi della spedizione dei documenti ottimizzandone l’inoltro attraverso i canali tecnologici disponibili (spedizione cartacea massiva automatizzata, fax, e-mail, pubblicazione web)
  N.B. la legislazione italiana parifica il valore probatorio del documento informatico a quello cartaceo: la spedizione dei documenti digitali (fatture, ordini, circolari, ecc…) è più efficiente di quella cartacea, legalmente riconosciuta e completamente gratuita.
• Arrestare la produzione di carta archiviata in raccoglitori, faldoni, armadi, ecc storicizzando i documenti prodotti in supporti digitali, meno costosi e ingombranti.
• Avere tutto l’archivio a portata di mouse semplificando l’accesso ai dati attraverso semplici dispositivi informatici.
• Rendere l’ambiente di lavoro più confortevole ordinato ed organizzato, mettendo a disposizione degli utenti strumenti che facilitino le normali attività.
• Reperire ovunque e in modo sicuro i documenti su internet tramite un’ interfaccia web user-friendly, utilizzata da tutti gli utenti della rete.
• Rispettare l’ambiente: il modo migliore di riciclare la carta è cercare di usarla meno o non utilizzarla affatto!

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