Archiviazione e conservazione sostitutiva della PEC, perchè?

PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata. E’ la versione digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno. Al pari della raccomandata ha pieno valore legale di prova, anzi è più forte della raccomandata perché non è ripudiabile a patto che il destinatario abbia ricevuto il messaggio su un’altra casella PEC. Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale.

PERCHE’ UTILIZZARE SOFTWARE PER L’ARCHIVIAZIONE, LA GESTIONE E LA CONSERVAZIONE DELLA PEC?
  1. I provider PEC non memorizzano il contenuto del messaggio, cioè l’e-mail PEC stessa, ma per legge sono tenuti a memorizzare solo la traccia dell’avvenuta transazione e conservarla per 30 mesi.
  2. La PEC è un documento aziendale e come tale per il codice civile (art. 2214 e 2220), le imprese la devono conservare per dieci anni al pari di fatture, corrispondenza, etc.
  3. La PEC è lo strumento scelto dal legislatore per le comunicazioni tra le imprese e la Pubblica Amministrazione.
LA SOLUZIONE: I SOFTWARE E I SERVIZI DI GESTIONE DOCUMENTALE

GESTIONE PEC IN HOUSE

HyperDok e HyperDokPA dispongono di appositi connettori che permettono agli utenti di gestire in modo semplice e veloce le caselle di posta elettronica certificata. Un unico strumento permette di gestire i flussi PEC in ingresso ed uscita garantendone il corretto processo di conservazione a norma di legge. Le piattaforme software di gestione documentale di Edok permettono di:

  • Collegarsi ai servizi PEC dei certificatori più diffusi.
  • Smistare e archiviare automaticamente i messaggi in base a delle regole predefinite.
  • Visualizzare, ricercare e condividere i messaggi ricevuti e inviati direttamente dai client della suite HyperDok.
  • Visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato e richiamare le relative ricevute collegate che vengono rilasciate dai server dei provider.
  • Inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC (es. fatture di vendita, solleciti, contratti, etc.).
  • Verificare automaticamente l’integrità e l’autenticità di tutti i messaggi in entrata e in uscita.
  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Firmare digitalmente i documenti in uscita.
  • Conservare in modalità sostitutiva i messaggi PEC e le relative ricevute rilasciate dai server dei provider.

GESTIONE PEC IN OUTSOURCING

Edok offre una gamma di servizi per la gestione integrata della PEC in outsourcing che permettono alle organizzazioni di:

  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Smistare e archiviare automaticamente i messaggi in base a delle regole predefinite.
  • Inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC. es. fatture di vendita, solleciti, contratti, etc..
  • Visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato e richiamare le relative ricevute collegate che vengono rilasciate dai server dei provider.
  • Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
  • Conservare in modalità sostitutiva i messaggi PEC e le relative ricevute rilasciate dai server dei provider.

 

<Posta Elettronica Certificata: l’offerta Edok>

<Ambiti applicativi gestione PEC>

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<HyperDokPA>

<Gestione PEC in outsourcing>

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