Grazie all’esperienza maturata nella realizzazione di innumerevoli progetti di gestione documentale, Edok ha realizzato una serie di soluzioni basate sull’utilizzo della PEC che sono in grado di rispondere alle specifiche esigenze di ogni Cliente. Di seguito alcuni esempi pratici di soluzioni applicative basate sulla piattaforma HyperDok che sfruttano le potenzialità della Posta Elettronica Certificata.

Invio e gestione fatture elettroniche tramite PEC

LA NORMATIVA

normativa gestione pec

In Italia le aziende private possono utilizzare la fatturazione elettronica fin dal 2004. La normativa di riferimento è il DMEF n. 52 del 20/02/2004 e la relativa Circolare esplicativa dell’Agenzia delle Entrate n. 45/E del 19/10/2005. Il recepimento nel dicembre 2012 della Direttiva 2010/45/UE relativa all’IVA ha modificato la legge IVA n. 633 del 26/10/1972 e semplificato il processo di fatturazione elettronica. L’Agenzia delle Entrate, con la Circolare 12/E del 3/05/2013, ha evidenziato e chiarito le semplificazioni apportate.

Le imprese possono quindi – dal 1 gennaio 2013 – sfruttare al meglio le opportunità e i vantaggi offerti dalla fatturazione elettronica.

Elenco sintetico novità 2013:

  • per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico;
  • il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario;
  • la fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente;
  • e’ obbligatorio assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura ed ogni soggetto passivo può stabilire in quale modo. Ciò può essere realizzato attraverso controlli di gestione che creino una pista di controllo affidabile tra una fattura relativa ad una cessione di beni o una prestazione di servizi, e ad esempio gli ordini e i pagamenti relativi;
  • la conservazione a norma delle fatture elettroniche, accettate dal cliente che ha dato il consenso, è obbligatoria sia per il cliente che per il fornitore.

LA SOLUZIONE

soluzione_pecLa soluzione di Edok per gestire il processo a norma di fatturazione elettronica tra aziende private si basa sulla piattaforma software HyperDok  e utilizza la PEC per l’invio e la ricezione di documenti e dati.

Dettaglio funzionalità soluzione:

  • Acquisizione e archiviazione automatica in HyperDok delle fatture (spool file o pdf) prodotte dall’erp aziendale, il documentale estrapola i dati necessari direttamente dal flusso di file strutturati.
  • Acquisizione  delle regole di spedizione di ogni fattura e dell’indirizzo PEC del destinatario direttamente dalle tabelle dell’anagrafica dell’ERP.
  • Spedizione massiva automatizzata delle fatture tramite PEC, in HyperDok è possibile configurare le regole di spedizione. Grazie alla PEC è garantita l’origine del mittente e l’integrità del contenuto.
  • Gestione indirizzi non PEC e anomalie: HyperDok segnala agli utenti preposti, tramite un’apposita vista, tutte le fatture che sono state spedite ad un codice cliente al quale non è associato un indirizzo PEC nell’anagrafica dell’ERP oppure per le quali il processo di spedizione non è andato a buon fine.
  • Associazione automatica delle ricevute rilasciate dai server dei certificatori alla relativa fattura emessa. Se l’invio è andato a buon fine la fattura e le relative ricevute (data certa certificata) vengono storicizzate. Se l’invio non è andato a buon fine il sistema lo segnala all’utente che può procedere al reinvio.
  • Associazione dinamica dei documenti che giustificano l’emissione di una fattura: ordine del cliente, corrispondenza, pagamenti ricevuti, etc.
  • Conservazione sostitutiva a norma di legge – in house o in outsourcing – delle fatture emesse, dei messaggi e delle ricevute di avvenuta accettazione e consegna.

I VANTAGGI

Success in business.La soluzione basata sulla piattaforma software HyperDok consente alle aziende di beneficiare dei seguenti vantaggi:

  • Ottemperanza alla normativa italiana ed europea sulla fatturazione elettronica.
  • Dematerializzazione delle fatture inviate o ricevute e abbattimento dei costi legati alla gestione cartacea (stampa, bolli, carta, archivio, gestione manuale, etc.).
  • Aumento della produttività grazie all’automazione dei processi.
  • Aumento dei controlli sul processo.
  • Maggiori risparmi grazie al processo di conservazione sostitutiva.

Invio fatture prodotti deteriorabili ex art. 62

LA NORMATIVA

normativa_gestione_pecL’articolo 62 del decreto legge 24 gennaio 2012,“Disciplina delle relazioni commerciali in materia di cessione di prodotti agricoli e agroalimentari” (convertito, con modificazioni, dalla legge 24 marzo 2012, n. 27) ha introdotto una specifica disciplina finalizzata a favorire una maggior trasparenza ed efficienza nel settore agroalimentare evitando, in particolare, l’utilizzo di termini di pagamento eccessivamente lunghi e l’applicazione, da parte del contraente che dispone di una maggior forza commerciale, di condizioni contrattuali “ingiustificatamente” gravose.

Il comma 3 stabilisce che, per determinare gli interessi dovuti al creditore in caso di ritardo nel pagamento, “la data di ricevimento della fattura è validamente certificata solo nel caso di consegna della fattura a mano, di invio a mezzo di raccomandata A.R., di posta elettronica certificata (PEC) o di impiego del sistema EDI (Electronic Data Interchange) o altro mezzo equivalente, come previsto dalla vigente normativa fiscale“. I termini di pagamento sono 30 giorni (per le merci deperibili) e 60 giorni (per le merci non deperibili) superati i quali scattano automaticamente gli interessi di mora e le eventuali sanzioni.

LA SOLUZIONE

soluzione_pecPer realizzare una soluzione che risponda in modo ottimale ai requisiti di legge, conviene adottare un sistema di gestione della PEC integrato con l’ERP aziendale, che gestisca il collegamento automatico delle ricevute PEC alla corrispondente fattura inviata e tenga traccia in modo dettagliato degli invii effettuati e di tutte le e-mail PEC ricevute.

La soluzione progetta e realizzata da Edok si basa sulla piattaforma HyperDok e consente di gestire in modo semplice e sicuro i flussi PEC in entrata e in uscita. Il software documentale integrato con l’ERP aziendale rileva ed associa alla fattura la data certa di ricevimento sia per il fornitore che per il cliente.

FORNITORE

Dettaglio funzionalità:

  • Acquisizione e archiviazione automatica in HyperDok delle fatture (spool file o pdf) prodotte dall’erp aziendale, il documentale estrapola i dati necessari direttamente dal flusso di file strutturati.
  • Acquisizione  delle regole di spedizione di ogni fattura e dell’indirizzo PEC del destinatario direttamente dalle tabelle dell’anagrafica dell’ERP.
  • Spedizione massiva automatizzata delle fatture tramite PEC, in HyperDok è possibile configurare le regole di spedizione.
  • Gestione indirizzi non PEC e anomalie: HyperDok segnala agli utenti preposti, tramite un’apposita vista, tutte le fatture che sono state spedite ad un codice cliente al quale non è associato un indirizzo PEC nell’anagrafica dell’ERP oppure per le quali il processo di spedizione non è andato a buon fine.
  • Associazione automatica delle ricevute rilasciate dai server dei certificatori alla relativa fattura emessa. Se l’invio è andato a buon fine la fattura e le relative ricevute (data certa certificata) vengono storicizzate. Se l’invio non è andato a buon fine il sistema lo segnala all’utente che può procedere al reinvio.
  • Conservazione sostitutiva a norma di legge – in house o in outsourcing – delle fatture emesse, dei messaggi e delle ricevute di avvenuta accettazione e consegna.

CLIENTE

Dettaglio funzionalità:

  • Acquisizione e archiviazione automatica in HyperDok delle fatture e dei messaggi di posta ricevuti in una o più caselle PEC, il documentale monitora costantemente l’indirizzo di posta certificata con la possibilità di eliminare il messaggio una una volta effettuato il download.
  • Ricerca messaggi PEC archiviati per mittente, destinatario, oggetto, etc.; possibilità di reperire automaticamente  altri campi di ricerca dall’anagrafica dell’ERP aziendale associandoli in base al mittente o al contenuto del messaggio.
  • Conservazione sostitutiva a norma di legge delle fatture emesse e dei messaggi.

I VANTAGGI

Success in business.La soluzione basata sulla piattaforma software HyperDok consente alle aziende di beneficiare dei seguenti vantaggi:

  • Ottemperanza al decreto applicativo dell’art. 62: certezza dei termini di pagamento e di fatturazione ex art. 62, grazie alla PEC data e ora certa con validità legale.
  • Dematerializzazione della corrispondenza inviata o ricevuta tramite PEC e abbattimento dei costi legati alla gestione cartacea (stampa, bolli, carta, archivio, gestione manuale, etc.).
  • Aumento della produttività grazie all’automazione dei processi.
  • Aumento dei controlli sul processo.
  • Maggiori risparmi grazie al processo di conservazione sostitutiva.

Gestione integrata della PEC per la Pubblica Amministrazione

OBBIETTIVI

obiettivi_pecLe PA italiane hanno un punto di riferimento primario nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82), per trasformare le potenzialità dell’innovazione tecnologica in maggiore efficienza, efficacia e soddisfazione dei cittadini e delle imprese. Grazie al Codice è possibile attuare quel processo di digitalizzazione delle attività amministrative che costituisce il presupposto per una reale modernizzazione degli Enti pubblici. Tale processo, per essere realizzato,  prevedere l’adozione  dei seguenti strumenti:

  • gestione documentale e gestione dei processi
  • protocollo informatico
  • conservazione sostitutiva
  • PEC
  • firma elettronica

La dematerializzazione della documentazione e delle comunicazioni prodotte dagli Enti Pubblici è fondamentale per il passaggio effettivo ad una PA Digitale. Il ruolo centrale della digitalizzazione è reso evidente dal fatto che è compresa tra gli obiettivi del Piano e-Government 2012. La dematerializzazione costituisce una delle linee di azione più significative per la riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, etc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, etc.) ed è uno dei temi centrali del CAD, decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82, “Codice dell’Amministrazione Digitale”.

LA SOLUZIONE

soluzione_pecLa soluzione di Edok per la gestione della PEC nella Pubblica Amministrazione si basa su HyperDokPA, piattaforma software che riunisce in un unico strumento le funzionalità di gestione documentale, gestione del workflow, gestione del protocollo informatico a norma e  gestione integrata dei flussi PEC in entrata e in uscita, garantendone inoltre il corretto processo di conservazione a norma di legge.

Dettaglio funzionalità:

  • Riconoscimento automatico delle ricevute di ritorno rilasciate dai server PEC o per l’interoperabilità del protocollo informatico (associazione dinamica).
  • Protocollazione e smistamento ai settori dei messaggi PEC direttamente dall’interfaccia di gestione del protocollo informatico.
  • Gestione digitale comunicazioni in uscita con workflow di approvazione, conversione in formato pdf o pdf/a,  firma digitale, protocollazione e invio PEC  con gestione stato di spedizione.
  • Interoperabilità con i sistemi di protocollo informatico di terze parti e cooperazione applicativa.
  • Conservazione sostitutiva a norma di legge.

I VANTAGGI

Success in business.La soluzione basata sulla piattaforma software HyperDokPA consente alle Pubbliche Amministrazioni di beneficiare dei seguenti vantaggi:

  • Rispetto delle regole dettate dal CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale.
  • Rispetto dei principi di efficienza, efficacia, economicità e trasparenza dell’azione amministrativa
  • Miglior servizio al cittadino.
  • Abbattimento dei costi legati alla gestione cartacea (stampa, bolli, carta, archivio, gestione manuale, etc.).
  • Aumento della produttività grazie all’automazione dei processi.
  • Aumento dei controlli sul processo.
  • Maggiori risparmi grazie alla  conservazione sostitutiva.