La Posta Elettronica Certificata PEC è un sistema di trasmissione telematica a valore legale che rende i messaggi opponibili a terzi.
Rispetto alla posta elettronica comunemente utilizzata, la PEC offre una serie di garanzie di sicurezza quali: l’autenticità del mittente, l’orario di invio e la notifica della ricezione del messaggio.
La PEC presenta molte similitudini con la raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno, anche se rispetto a quest’ultima garantisce, oltre ad una maggiore celerità e un minore dispendio di tempo e costi, anche il “legame” tra la trasmissione ed il documento trasmesso.
- Comunicazioni tra imprese e con la PA
- Invio comunicazioni in sostituzione delle raccomandate A/R
- Invio fatture prodotti deteriorabili (art. 62 DL 24/01/2012, “Disciplina delle relazioni commerciali in materia di cessione di prodotti agricoli e agroalimentari”)
- Invio fatture elettroniche alle PA e tra privati
- Spedizione fatture emesse, solleciti, bollette, contratti e ricezione conferme, documentazione clienti/fornitori in genere, etc.
- Invio e ricezione documentazione relativa alla responsabilità nei contratti di appalto e subappalto (art. 13-ter del DL n. 83/2012, c.d. “Decreto Crescita”)
- Comunicazioni con il cittadino e le imprese
- Invio comunicazioni in sostituzione delle raccomandate A/R
- Invio e ricezione documenti protocollo informatico
HyperDok e HyperDokPA dispongono di appositi connettori che permettono agli utenti di gestire in modo semplice e veloce le caselle di posta elettronica certificata. Un unico strumento permette di gestire i flussi PEC in ingresso ed uscita garantendone il corretto processo di conservazione a norma di legge.
- Collegarsi ai servizi PEC dei certificatori più diffusi.
- Smistare e archiviare automaticamente i messaggi in base a delle regole predefinite.
- Visualizzare, ricercare e condividere i messaggi ricevuti e inviati direttamente dai client della suite HyperDok.
- Visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato e richiamare le relative ricevute collegate che vengono rilasciate dai server dei provider.
- Inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC (es. fatture di vendita, solleciti, contratti, etc.).
- Verificare automaticamente l’integrità e l’autenticità di tutti i messaggi in entrata e in uscita.
- Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
- Firmare digitalmente i documenti in uscita.
- Conservare in modalità sostitutiva i messaggi PEC e le relative ricevute rilasciate dai server dei provider.
Edok offre una gamma di servizi per la gestione integrata della PEC in outsourcing che permettono alle organizzazioni di:
- Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
- Smistare e archiviare automaticamente i messaggi in base a delle regole predefinite.
- Inviare automaticamente in modalità massiva i documenti archiviati tramite PEC (es. fatture di vendita, solleciti, contratti, etc.).
- Visualizzare lo stato di consegna di ogni messaggio inviato e richiamare le relative ricevute collegate che vengono rilasciate dai server dei provider.
- Gestire automaticamente illimitate caselle PEC, suddividendo la visualizzazione in base ai diversi Gruppi/Utenti.
- Conservare in modalità sostitutiva i messaggi PEC e le relative ricevute rilasciate dai server dei provider.
Edok ha scelto come partner tecnologico per la fornitura di caselle PEC il certificatore Actalis, il primo Gestore iscritto all’elenco pubblico (dicembre 2005). Una soluzione scalabile e flessibile che può essere adattata alle diverse esigenze dei clienti. All’offerta del prodotto Edok abbina la consulenza tecnica ed organizzativa.
In sintesi, il servizio PEC di Actalis garantisce:
- validità legale (opponibilità ai terzi) delle comunicazioni;
- data e ora certa di consegna e di ricezione dei messaggi;
- riservatezza ed integrità dei messaggi inviati e ricevuti;
- ricevute di accettazione e di consegna o mancata consegna;
- 1GB o più (es. 5 GB) di spazio disponibile nella propria casella per messaggi ed allegati;
- possibilità di spedire messaggi di dimensione fino a 50 MB (allegati inclusi);
- accesso al servizio direttamente da HyperDok e da tutti i principali client di posta attraverso i protocolli POP, SMTP, IMAP;
- webmail, ovvero accesso al servizio via web (con protocollo HTTPS);
- antivirus aggiornato con cadenza oraria;
- forwarding: possibilità di inoltro automatico ad un indirizzo di posta semplice;
- possibilità di spedire messaggi di PEC verso caselle di e-mail semplice (non PEC);
- tracciamento su log file di tutte le operazioni effettuate dal sistema PEC e conservazione di tali file per un periodo non inferiore ai 30 mesi.
