Gestione dei documenti informatici nella PA: l'11 ottobre 2015 scade il termine

L’11 ottobre 2015 scade il termine per l’adeguamento delle pubbliche amministrazioni alle regole tecniche contenute nel  DPCM 3 dicembre 2013  – “Regole tecniche in materia di protocollo informatico”.
La gestione dei flussi documentali organizza e governa la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall’amministrazione per l’esecuzione dei procedimenti di pertinenza. Consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici.
Le principale innovazioni introdotte dalla norma sono:

1. introduzione della figura del coordinatore della gestione documentale in caso di PA con più aree organizzative
2. revisione del contenuto del manuale di gestione del protocollo informatico per una più esauriente descrizione dei processi
3. obbligo della pubblicazione del manuale sul sito istituzionale della PA
4. superamento delle funzionalità minime di protocollo informatico
5. conservazione a norma giornaliera del registro di protocollo
6. modifica delle informazioni contenute nel formato della segnatura di protocollo con l’introduzione del codice del registro di protocollo
7. utilizzo obbligatorio del codice IPA della PA, della denominazione della PA presente sull’anagrafe tributaria nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo
8. disciplina dell’uso della PEC e della cooperazione applicativa quali unici strumenti per la trasmissione di documenti informatici tra sistemi di protocollo
9. generazione dell’impronta per ogni documento informatico

SOGGETTI INTERESSATI

L’ambito di applicazione del DPCM 3 dicembre 2013 coincide con quello del Codice dell’Amministrazione Digitale (art .2, comma 2). Di conseguenza, i soggetti interessati sono  tutte le amministrazioni dello Stato. Devono adeguarsi anche tutte le società  interamente  partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale  pubblico  inserite  nel  conto  economico consolidato della pubblica amministrazione.
 

IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DEI DOCUMENTI

In base alle regole tecniche, le amministrazioni devono nominare un Responsabile della gestione documentale per ciascuna area organizzativa omogenea. Il responsabile è figura cruciale a cui competono compito importanti nel processo di dematerializzazione come l’adeguamento del sistema di protocollo informatico alle nuove regole tecniche.
 

IL MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE

Il Responsabile della gestione documentale deve occuparsi della predisposizione del piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici  d’intesa con il Responsabile della conservazione dei documenti informatici, il Responsabile dei sistemi informativi e il Responsabile per il trattamento dei dati personali.
Il piano della sicurezza è parte del più articolato Manuale di gestione, la cui bozza dovrà essere predisposta dal Responsabile e approvato dall’organo che – nell’ambito dell’ordinamento del singolo ente –  ha la competenza ad adottare gli atti organizzativi (es. la Giunta comunale nel caso dei Comuni).

CONSERVAZIONE A NORMA DEL REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO

Le Pubbliche Amministrazioni devono adeguare i propri sistemi informatici alle disposizioni contenute nelle Regole tecniche per la trasmissione al sistema di conservazione del registro giornaliero di protocollo.
<DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014>
<Quadro sinottico AgID>
<HYPERDOKPA – per una Pubblica Amministrazione completamente digitale>
<Maggiori Informazioni>