Il protocollo informatico è oggi il pilastro della modernizzazione della Pubblica Amministrazione: la gestione dei documenti non passa più solo da registri cartacei e uffici di protocollo fisici, ma da flussi digitali strutturati, tracciabili e immediatamente ricercabili.
Per le PA diventa cruciale avere una piattaforma in grado di amministrare dall’ingresso all’uscita di ogni documento, garantendo al tempo stesso conformità al Codice dell’Amministrazione Digitale, sicurezza dei dati e trasparenza verso cittadini e imprese.

Cosa richiede il protocollo informatico PA

Il protocollo informatico regola l’intero ciclo di vita dei documenti nella Pubblica Amministrazione, dalla creazione e acquisizione fino alla classificazione, archiviazione e conservazione digitale.
La digitalizzazione dei documenti PA impone l’uso di strumenti che assicurino:

• gestione di protocolli in ingresso, in uscita e interni, con numerazione univoca e progressiva;
• protocollazione automatica e immodificabile, con tracciatura delle modifiche e autorizzazioni;
• classificazione secondo titolario formale, con collegamento ai procedimenti amministrativi;
• registri informatici di protocollo conservati in modo non modificabile, come richiesto dal CAD.

Questo modello permette di ridurre gli uffici di protocollo fisici, eliminare i registri cartacei e rendere i documenti amministrativi più facilmente individuabili e gestibili.

HyperDOKPA: una piattaforma per il protocollo informatico PA

HyperDOKPA è la piattaforma sviluppata da eDOK per soddisfare in modo integrato le esigenze di gestione documentale delle Pubbliche Amministrazioni, in piena linea con il protocollo informatico nello scenario CAD e AgID.
La suite consente alle PA di:

• governare la protocollazione automatica di documenti in ingresso, in uscita e interni, con numerazione univoca e stampa diretta di segnature e codici a barre;
• classificare i documenti secondo il titolario di classificazione, collegandoli ai fascicoli e ai procedimenti amministrativi;
• gestire flussi documentali tramite workflow, smistamento agli uffici competenti e “scrivanie di lavoro” virtuali per ogni operatore;
• archiviare e conservare digitalmente messaggi di posta elettronica certificata e standard, con gestione automatica delle ricevute PEC e degli stati di consegna.

Funzionalità chiave per la gestione efficiente

HyperDOKPA offre una serie di moduli pensati per rendere il protocollo informatico uno strumento operativo, non solo di compliance.

• Acquisizione documenti: tramite PEC, mail, scan OCR e integrazione con gestionali esterni, senza necessità di intervento manuale ripetitivo.
• Fascicolazione e ricerca: collegamento tra documenti ricevuti e documenti prodotti, con fascicoli che seguono l’iter dei procedimenti e motore di ricerca avanzato per reperire rapidamente informazioni.
• Pubblicazione e accesso controllato: possibilità di pubblicare documenti in modalità web protetta e profilata, integrabile con i portali istituzionali, con accesso limitato ai soli utenti autorizzati.
• Tracciamento e sicurezza: log completo delle azioni degli operatori, registrazione degli eventi di modifica, protezione da interventi non autorizzati e gestione rigorosa dei profili di accesso.

Smart working, cloud e multi‑AOO

Negli ultimi anni le PA sono chiamate a gestire anche il lavoro in modalità smart working, mantenendo però gli stessi requisiti di tracciabilità e responsabilità.
HyperDOKPA è pensata per:

• supportare l’accesso da qualunque postazione, garantendo la continuità operativa anche in contesti ibridi;
• essere disponibile anche in modalità cloud, per ridurre i costi di infrastruttura hardware e semplificare gestione e manutenzione.

La piattaforma è inoltre multi‑AOO, cioè in grado di gestire più Amministrazioni o diverse Aree Organizzative Omogenee da un unico ambiente centralizzato, preservando la separazione e la riservatezza dei dati di ciascuna struttura.

Perché la scelta del software conta per il protocollo informatico

Scegliere la piattaforma giusta per il protocollo informatico significa mettere in campo uno strumento che non sostituisce solo il registro cartaceo, ma reingegnerizza il modo in cui la PA lavora sui documenti.
HyperDOKPA consente alle Pubbliche Amministrazioni di:

• ridurre tempi e costi legati alla gestione manuale dei documenti;
• aumentare la trasparenza e la tracciabilità delle pratiche verso cittadini e imprese;
• garantire la conformità al CAD, alla normativa in materia di privacy e alla regolamentazione sulle conservazioni digitali;
• prepararsi alle evoluzioni normative future, senza dover cambiare continuamente applicativi.

Vuoi saperne di più? Iscriviti al nostro webinar gratuito dedicato CLICCANDO QUI.

Ti serve una consulenza gratuita? Non esitare a contattarci!