Cos’è e a cosa serve la Gestione Documentale? Tutti i vantaggi.

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Cos’è la Gestione Documentale e perché adottarla

Nello svolgimento della propria attività quotidiana, ogni azienda deve far fronte a continui flussi di lavoro che possono assolutamente essere migliorati.

Amministrazioni che devono raccogliere, ordinare, catalogare, conservare e gestire dati e documenti che circolano in grande quantità ed a velocità impensabili fino a qualche anno fa.

Gestire le informazioni con maggiore efficienza all’interno di un’impresa risulta sicuramente un elemento vincente ed in tutto questo, un sistema di Gestione Documentale risulta un elemento strategico.

 

Gestione Documentale: come definirla?

Wikipedia dice:
Il Document management system (DMS), letteralmente Sistema di gestione dei documenti, è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.
Tecnicamente si tratta di un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.

L’AgID (Agenzia per l’Italia digitale) dà invece questa definizione:
La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione.

Queste definizioni sono applicabili sia in ambito di Pubblica Amministrazione, che per aziende private, dove esistono documenti che vengono prodotti, condivisi, gestiti, archiviati e conservati.

Qualche esempio?
Documenti office, e-mail, PEC, scansioni, fatture e molto altro.

 

Gestione Documentale: i vantaggi

Ridurre i costi:
Un buon sistema di Gestione Documentale permette di evitare perdite di tempo e di conseguenza ottimizzare il lavoro, riducendo le inefficienze.
Si vanno inoltre ad abbattere costi di archiviazione, spedizione e gestione dei documenti.

Più valore ai tuoi documenti:
Uno dei nostri claim principali. Dare valore ai documenti, archiviandoli, conservandoli rendendoli inalterabili nel tempo.

Ricerca e accessibilità:
Informazioni e documenti reperibili in pochi secondi. Accessibilità ovunque grazie all’archivio raggiungibile via web.

Eco-Friendly:
In un periodo così delicato per il nostro pianeta, abbiamo la possibilità di ridurre notevolmente l’utilizzo di carta, faldoni e archivi, liberando oltretutto spazio.

Sicurezza:
Grazie alla personalizzazione degli accessi, i documenti saranno disponibili solo agli utenti con i permessi per farlo. Questo si traduce in maggior sicurezza e rispetto della normativa sulla privacy.

 

Document Management System (DMS)

Un document management system, cioè un software di gestione documentale, agevola quindi l’accesso alle informazioni per ogni utente, abbatte i costi aziendali per l’archiviazione, ottimizza il workflow documentale e garantisce l’operatività lavorativa.

 

Le migliori soluzioni per la Gestione Documentale

Sul mercato esistono naturalmente diversi software, quindi perché affidarsi ad Edok?

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