Ok alla gestione documentale e conservazione digitale delle note spese da parte dell’Agenzia delle Entrate

Ok alla gestione documentale e conservazione digitale delle note spese da parte dell’Agenzia delle Entrate

Con la Risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017 l’Agenzia delle Entrate ammette la sola conservazione informatica dei documenti giustificativi di spesa, ai fini della deducibilità dei costi, a condizione che il loro contenuto trovi corrispondenza nella contabilità dei soggetti cedenti o prestatori che sono tenuti agli adempimenti fiscali.

Nella risoluzione l’Agenzia ha fornito alcuni chiarimenti in ordine alla gestione documentale delle note spese e dei relativi documenti giustificativi.

In particolare asserisce che non vi sono problemi per la sostituzione dei documenti analogici con quelli informatici, purché posseggano le seguenti caratteristiche:

 

  • Immodificabilità;
  • Integrità;
  • Autenticità;

Tali caratteristiche sono garantite dal processo di conservazione digitale dei documenti informatici.

Le aziende possono quindi gestire, in modo del tutto dematerializzato, le note di spese dei dipendenti, trasformando i documenti analogici in documenti informatici al termine del processo di pagamento delle singole trasferte. Questo processo trova un limite nei documenti analogici unici per i quali la dematerializzazione, per avere efficacia fiscale, dovrebbe essere avallata da un pubblico ufficiale.

HyperDok è la soluzione ideale per la gestione e l’ottimizzazione dell’intero processo di gestione note spese: permette la condivisione in tempo reale dei documenti, riduce il tempo dedicato per la gestione e i relativi costi. Inoltre, con la funzionalità di conservazione note spese le aziende potranno dematerializzare l’intero processo. La struttura modulare dell’applicativo sviluppato da Edok permette di configurare il software in base alle esigenze dell’azienda, andando a gestire tutti i documenti presenti in azienda.

 

<Maggiori informazioni>

<Risoluzione 96/E/2017 dell’agenzia delle Entrate>

<Articolo Il Sole 24 Ore “Per le note spese conservazione solo elettronica” del 22 luglio 2017>

<Software gestione elettronica documentale HyperDok>

<Conservazione digitale a norma di legge>

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