Conservazione sostitutiva dei documenti: nuove regole tecniche

Conservazione sostitutiva dei documenti: nuove regole tecniche

Il 3 dicembre 2013 sono stati firmati i decreti contenenti le nuove Regole tecniche sul protocollo informatico e sul sistema di conservazione sostitutiva dei documenti. La nuova normativa introduce importanti novità per le aziende che utilizzano piattaforme software o servizi di gestione documentale e conservazione sostitutiva a norma.

Di seguito un riassunto delle principali novità riportate sul sito di ANORC (Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale – www.anorc.it):

  • E’ superata la distinzione fra conservazione sostitutiva di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti analogici;
  • Diviene obbligatoria l’adozione del Manuale del sistema di Conservazione Sostitutiva;
  • Vengono introdotti dei modelli organizzativi relativi al sistema di conservazione, che devono essere esplicitamente definiti e tenuti logicamente distinti dall’eventuale sistema di gestione documentale; tutti i soggetti, dunque, che intendessero procedere alla richiesta per ottenere il riconoscimento di conservatore accreditato presso l’Agenzia per l’Italia digitale dovranno provvedere a integrare la documentazione eventualmente già presentata con gli ulteriori requisiti imposti dalle disposizioni del decreto in commento e dai suoi allegati;
  • La figura professionale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva diviene obbligatoria per privati e PA  (figura che deve necessariamente operare d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e con gli altri responsabili tra cui – per le sole PA – il Responsabile del protocollo informatico).

I sistemi e i servizi di gestione documentale/conservazione sostitutiva di Edok, basati sulla piattaforma software HyperDok, verranno aggiornati sulla base delle nuove regole tecniche entro i termini imposti dalla normativa.

Un aggiornamento non solo di carattere tecnico ma anche operativo ed organizzativo. Diviene quindi sempre più importante per aziende e PA affidare i propri processi documentali ad un partner, come Edok, che non offra solo la soluzione tecnologica ma anche la consulenza e il supporto normativo nel campo della gestione documentale e della conservazione sostitutiva a norma di legge.

<l’articolo completo sul sito ANORC>

<HyperDok>

<Conservazione sostitutiva>

<Gestione documentale>

 

 

 

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