HyperDok è il software di gestione documentale che permette alle aziende di passare da una gestione documentale di tipo tradizione ad una vera e propria gestione elettronica documentale migliorando l’organizzazione, ottimizzando le risorse e ottenendo comprovati vantaggi in termini di risparmio di tempo, riduzione dei costi ed aumento dell’efficienza.

I documenti e le informazioni sono sempre disponibili per la ricerca, consultazione e trasmissione in tempi brevissimi e possono essere gestiti in modo semplice e preciso dal pc dell’ufficio, da dispositivi mobili o da postazioni esterne connesse ad internet. HyperDok dispone di evolute funzionalità di document management, di seguito un elenco schematico.

FUNZIONALITA’ SOFTWARE GESTIONE DOCUMENTALE

CONDIVISIONE

Tutti i documenti e le informazioni possono essere condivisi in tempo reale tramite uno strumento semplice da utilizzare.

PRIVACY E RISERVATEZZA

È possibile amministrare ogni utente e i gruppi di utenti definendo diritti e privilegi.

RELAZIONI E ASSOCIAZIONI

I documenti archiviati possono essere collegati in modalità dinamica tra loro sia automaticamente che manualmente.

FASCICOLAZIONE

È possibile creare dei veri e propri fascicoli virtuali raggruppando i documenti in base ad un codice commessa, codice progetto, codice cliente, etc.

RICERCHE

Le ricerche sono semplici, veloci e altamente personalizzabili. E’ possibile effettuare ricerche full text sul contenuto dei documenti o ricerche su tutto il contenuto dell’archivio in stile “google”.

REVISIONI E VERSIONING

HyperDok permette di editare e modificare i documenti archiviati tenendo traccia delle varie versioni e delle operazioni effettuate.

STATO DEL DOCUMENTO

Ad ogni classe documentale possono essere associati infiniti stati (es. emesso, in modifica, approvato, annullato, etc.).

ALLEGATI E NOTE

Ad ogni documento possono essere associati illimitati “allegati graffetta” e note.

MODELLI

È possibile gestire in modalità centralizzata e controllata tutti i modelli aziendali direttamente da HyperDok.

TIMBRI VIRTUALI

HyperDok gestisce l’apposizione automatica di timbri virtuali sui documenti in formato pdf come per esempio approvato, respinto, protocollo, data di registrazione, etc.

NOTIFICHE

Per ogni evento manuale o automatico HyperDok può inviare delle notifiche tramite e-mail o pop up.

TRACCIABILITA'

Il software tiene traccia delle varie versioni dei documenti archiviati e le informazioni associate ad ognuna di esse quali operazioni effettuate, autore della modifica, data e ora, numero versione, etc.