Workflow: significato

Workflow: il significato di questa parola e dei benefici che può apportare alle imprese è ancora sconosciuto a molti.
Vediamo dunque di aiutarvi.

Dal web arriva la definizione: Applicazione che automatizza le procedure e i processi aziendali di lavoro cooperativo.

Più che il significato, andiamo dunque a vedere i vantaggi che il workflow può portare alle aziende:

  • incremento dell’efficienza: l’automazione dei processi elimina molti passaggi lenti e non necessari.
  • miglior controllo del processo: standard di modelli di lavoro e disponibilità di modelli di verifica.
  • flessibilità: il software può essere programmato in base alle esigenze.
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Il software per il Workflow Documentale
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Workflow: organizzare e semplificare i processi

Nel mondo della Gestione Documentale all’interno del quale si muove Edok, il software Workflow svolge un ruolo fondamentale.

Con l’introduzione dell’obbligo di Fatturazione Elettronica e la necessità sempre più diffusa di Conservazione Sostitutiva in digitale dei documenti, avere un processo di lavoro coordinato dei documenti e delle attività è diventato cruciale per una migliore efficienza sul lavoro.

HyperDok permette di organizzare e gestire in digitale il processo di lavoro. Le attività che devono essere effettuate durante il processo possono essere svolte dagli utenti, da HyperDok o da applicazioni informatiche terze.

I costi, i tempi e l’inefficienza data da procedure ancora basate su documentazione cartacea sono diventati ormai insostenibili per poter primeggiare sulla concorrenza.

Grazie ad un Workflow software management è possibile organizzare e gestire in digitale il processo di lavoro ed i documenti, attraverso l’utilizzo di software specifici.

Workflow in HyperDok

Monitoraggio

Visione in real time dello stato dei processi e possibilità di intervenire in modifica sul singolo processo attivo in caso di necessità.

Organigramma

Organigramma multilivello, personalizzabile per ogni flusso. Ruoli e figure professionali sono completamente personalizzabili.

Orario di lavoro

Orario di lavoro, festività, fuso orario, area organizzativa

Fonti dati esterne

Possibilità di richiamare sorgenti dati esterne

Notifiche

Notifiche utente in tempo reale tramite e-mail, popup e app mobile.

Tracciabilità e Reportistica

HyperDok tiene traccia di ogni operazione effettuata, dell’autore, della data e dell’ora, delle versioni, etc. E’ possibile configurare report specifici in base alle singole esigenze.

Design grafico

Grazie ad un apposito designer è possibile disegnare e modellare i flussi senza scrivere codice.

Scrivania virtuale

Ogni utente ha un’area di lavoro con la lista delle attività da svolgere e tutti gli strumenti per gestire i documenti in base ai propri diritti.

BPM

Workflow e Business Process Management (BPM)

HyperDok permette di gestire e organizzare mediante delle procedure informatiche preconfigurabili i processi delle organizzazioni che si basano su attività, persone, documenti e informazioni.
Le attività che devono essere effettuate durante il processo possono essere svolte dagli utenti, da HyperDok o da applicazioni informatiche terze.

I sistemi di workflow basati su dei documenti coordinano tutte le operazioni che riguardano l’elaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le attività ed i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro.
Un document workflow segue un documento durante tutto il suo ciclo di vita, fornendo un’azione di controllo costante sulla sua creazione, condivisione, revisione, stato, etc.

La gestione dei processi di business (BPM) è la chiave per progettare, organizzare ed ottimizzare nel tempo i processi, riducendo sensibilmente i costi ed accrescendo le performance aziendali.
Il fattore che determina il successo di un’azienda rispetto alle sue concorrenti sta nella capacità di arrivare per primi sul mercato con un prodotto nuovo o un servizio innovativo, di soddisfare rapidamente le richieste dei clienti, di impiegare minor tempo nell’esecuzione delle attività di routine ed in generale di gestire in modo efficace i processi di business.

Oggi le organizzazioni devono possedere spiccate doti di agilità e flessibilità per adattarsi rapidamente ai cambiamenti imposti dal mercato. La diffusione della cultura di processo e l’aumento dei documenti in formato digitale aiutano le persone a svolgere il loro lavoro in modo collaborativo e strutturato, concorrendo al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Workflow: vantaggi

  • Riduzione degli errori e abbassamento dei tempi di risposta grazie a regole preimpostate e facilità di gestione dei documenti.
  • Aumento dell’efficienza grazie a percorsi predefiniti, assegnazione dei ruoli, gestione delle scadenze e automatizzazione dei processi.
  • Situazione globale e stato dei singoli processi sempre sotto controllo da parte dei responsabili.
  • Coinvolgimento nei processi indipendentemente da dove ci si trovi: accesso al software da client, web e mobile.
  • Gestione delle attività in base a logiche predefinite come, per esempio, ordine di urgenza e importanza.
  • Integrazione nativa con gli strumenti utilizzati quotidianamente dagli utenti come MS Office e i sistemi di posta elettronica.

Esempi applicativi

Con HyperDok è possibile definire e gestire in modo organizzato, corretto e rapido, qualsiasi tipo di procedura aziendale, come ad esempio:

  • Autorizzazione al pagamento delle fatture passive.
  • Offerte e proposte contrattuali ai clienti.
  • Controllo ordini dei clienti.
  • Emissione ordini fornitori.
  • Richieste ferie.
  • Gestione non conformità.
  • Gestione commesse.
  • Gestione richieste di acquisto.
  • Gestione procedure ISO.
  • Ticket e sistemi di helpdesk.
  • Smistamento corrispondenza in entrata e uscita (gestione flusso protocollo).
  • Iter di fatturazione elettronica verso la PA.
  • E molti altri ancora.