Non solo documenti: eDOK e RJ45 digitalizzano i processi HR, dall’onboarding alla conservazione digitale a norma

Quando si parla di dematerializzazione in ambito HR, il pensiero corre subito alla carta: contratti da scansionare, fascicoli da archiviare, cedolini da non stampare più.
Ma la carta è solo il sintomo. Il vero costo è nei processi che la generano: la lettera di assunzione che passa da tre scrivanie prima di arrivare al candidato, il modulo privacy che manca sempre a qualcuno, la nota spese con gli scontrini spillati che arriva a fine mese e blocca l’amministrazione, la richiesta di ferie che viaggia via email e finisce in un foglio Excel.
Per questo il servizio che eDOK e RJ45 presentano oggi non si limita a digitalizzare i documenti del personale. Li inserisce dentro processi strutturati, che partono da un evento (una nuova assunzione, una richiesta, una scadenza), coinvolgono le persone giuste nell’ordine giusto, raccolgono firme e consensi e chiudono con il documento già conservato nel fascicolo del dipendente. Senza che nessuno debba più “ricordarsi” di fare qualcosa.

 I processi HR che diventano digitali

Onboarding del nuovo assunto. L’inserimento in anagrafica avvia automaticamente il flusso: invio della lettera di assunzione per la firma, raccolta dei documenti di identità e dei dati bancari, informativa privacy e consensi, presa visione del regolamento aziendale e delle policy sicurezza, assegnazione delle dotazioni. L’HR vede in tempo reale a che punto è ogni candidato e il nuovo dipendente arriva il primo giorno con il fascicolo già completo.
Deleghe, nomine e adempimenti GDPR. Lettere di autorizzazione al trattamento dei dati, nomine a incaricato, consensi per foto e immagini, informative aggiornate: ogni variazione normativa o organizzativa genera un giro di firme tracciato, con evidenza di chi ha firmato e chi no. In caso di audit o ispezione, la documentazione è completa e reperibile in pochi secondi.
Accordi individuali e variazioni contrattuali. Proroghe, part-time, cambi di mansione, patti di non concorrenza, accordi di lavoro agile: ogni accordo viene generato da modello, firmato elettronicamente e archiviato con la sua eventuale scadenza. Il sistema avvisa l’HR quando è ora di rinnovare e predispone la nuova versione.
Note spese e rimborsi. Il dipendente fotografa lo scontrino o la ricevuta dall’app, compila la nota spese guidata (tipologia, importo, centro di costo, eventuale trasferta collegata) e la invia. Il responsabile approva o rimanda indietro con una nota, l’amministrazione riceve una nota spese già verificata, con giustificativi allegati e pronta per la contabilizzazione e per il rimborso in busta paga. I giustificativi finiscono in conservazione a norma e lo scontrino cartaceo non deve più essere archiviato fisicamente.
Richieste quotidiane: ferie, permessi, trasferte. Il dipendente invia la richiesta dall’app o dal portale, il responsabile approva con un click, l’ufficio del personale riceve il dato già pronto per il payroll. Niente email, niente moduli stampati, niente file condivisi.
Consegna di LUL, cedolini e CU. I documenti del payroll vengono pubblicati nell’area riservata di ogni dipendente, con notifica e tracciatura di avvenuta ricezione. L’azienda ha la prova della consegna, il lavoratore ha tutto il suo storico sempre a portata di mano, anche da smartphone.
Cessazione del rapporto. Anche l’offboarding è un processo: restituzione dotazioni, revoca accessi, consegna della documentazione di fine rapporto, chiusura del fascicolo. Tutto tracciato, tutto chiuso.

Come funziona, in concreto

Alla base c’è la piattaforma documentale eDOK con il motore di workflow integrato: i processi vengono disegnati graficamente insieme al cliente, sulla base di come lavora davvero il suo ufficio del personale, e si collegano al gestionale HR, al software paghe e al sistema contabile già in uso. Le firme vengono raccolte con firma elettronica semplice, avanzata o qualificata a seconda del valore giuridico richiesto. Ogni documento prodotto finisce nel sistema di conservazione di eDOK, conservatore accreditato AgID.

E l’archivio di ieri? Ci pensa RJ45

Un processo digitale ha senso se anche lo storico è accessibile. RJ45 prende in carico i fascicoli cartacei del personale, li scansiona, li indicizza per dipendente e tipologia e li carica direttamente nella piattaforma eDOK; stocca fisicamente gli originali che devono restare su carta e, dove consentito, ne cura la distruzione certificata.
RJ45 è una cooperativa sociale che crea lavoro per persone con disabilità: affidarle il servizio tramite convenzione ex art. 14 della legge 276/03 consente alle aziende di coprire, in tutto o in parte, le quote di assunzione obbligatoria previste dalla legge 68/99. Lo stesso progetto che libera l’HR dalla carta diventa anche uno strumento di compliance e di impatto sociale.

I benefici

• Processi HR standardizzati, tracciati e misurabili
• Onboarding completato prima del primo giorno di lavoro
• Note spese approvate e contabilizzate in giorni, non a fine mese, con giustificativi conservati a norma
• Adempimenti GDPR e accordi individuali sempre aggiornati, con scadenze gestite dal sistema
• Zero stampe per contratti, modulistica, LUL, cedolini e CU
• Fascicolo del dipendente unico, dal cartaceo storico al digitale nativo
• Possibile copertura delle quote legge 68/99 tramite RJ45

Il webinar

“HR senza carta: processi digitali dall’onboarding alla conservazione digitale a norma”

Data: 27 novembre 2026 – ore 10:30 – 45 minuti

PROGRAMMA
Nel corso del webinar analizzeremo le principali attività che impegnano quotidianamente gli uffici del personale, concentrandoci non tanto sui singoli documenti, quanto sui processi che spesso generano rallentamenti, inefficienze e attività manuali a basso valore aggiunto.Partendo da casi concreti e dalle esigenze reali delle aziende, vedremo come gestire in modo più efficace documenti e flussi operativi legati alle risorse umane: dalle deleghe GDPR agli accordi individuali, dalle note spese fino alla consegna digitale di cedolini, CU e altri documenti obbligatori. Approfondiremo inoltre il tema dell’archiviazione digitale e della conservazione documentale, evidenziando come garantire tracciabilità, conformità normativa e semplicità di gestione.
L’obiettivo sarà comprendere dove si annidano le principali criticità organizzative e quali strumenti e metodologie possono aiutare a superarle, riducendo tempi, errori e attività ripetitive.
Concluderemo con uno spazio dedicato alle domande e risposte, durante il quale approfondiremo casi pratici, dubbi operativi e situazioni specifiche portate dai partecipanti, per individuare insieme le soluzioni più adatte alle diverse realtà aziendali.